Varför behöver du programvara för utgiftshantering?

Manuell utgiftshantering med papperskvitton och Excel-ark kostar svenska företag både tid och pengar. Enligt en undersökning från Regeringskansliet sparar digitalisering av kvittohantering svenska företag mellan 3,9 och 4 miljarder SEK årligen. Med rätt programvara kan du:

• Automatisera kvittoskanning – Fotografera kvitton med mobilen och låt AI kategorisera dem automatiskt
• Säkerställa regelefterlevnad – Uppfyll Skatteverkets krav och bokföringslagen utan manuellt arbete
• Hantera moms korrekt – Automatisk beräkning och rapportering av ingående och utgående moms
• Spara tid – Minska administrationen med upp till 80 % jämfört med manuella rutiner
• Förbättra kassaflödet – Få realtidsöverblick över alla företagets utgifter
• Förenkla bokslut – All data finns redan korrekt bokförd enligt BAS-kontoplanen

Vem behöver utgiftshanteringsprogramvara?

Alla typer av yrkesverksamma i Sverige har nytta av strukturerad utgiftshantering – från egenföretagare som behöver hålla koll på avdragsgilla kostnader, till frilansare som spårar projektrelaterade utgifter, aktiebolag som hanterar personalens utlägg och företagskort, samt ekonomiansvariga som övervakar budget och godkänner utlägg i realtid.

Svenska krav och regelverk 2024

Att välja ett utgiftshanteringssystem för svenska förhållanden kräver förståelse för de specifika regelkrav som gäller här. Här är de viktigaste aspekterna att ha koll på:

Bokföringslagen och nya kvittolagen 2024

Från och med 1 juli 2024 har bokföringslagen uppdaterats med en viktig förändring: kravet på att spara papperskvitton i originalform har slopats. Det innebär att du nu kan:

• Skanna eller fotografera kvitton digitalt
• Ladda upp dem i ditt bokföringssystem
• Slänga pappersoriginalet efter digitalisering
• Spara den digitala kopian i minst 7 år efter räkenskapsårets slut

Detta gör moderna utgiftshanteringsprogram ännu mer relevanta – de är byggda för precis denna typ av digital kvittohantering.

Skatteverkets krav på kvitton

Skatteverket kräver verifikationer med datum, belopp, momsuppgifter och beskrivning. Digitala kvitton accepteras om de är läsbara och oförändrade. Vid revision måste allt vara åtkomligt – annars kan avdrag nekas.

BAS-kontoplanen

Svenska företag använder BAS-kontoplanen som standard för kontokodning. En bra utgiftshanteringsprogramvara bör automatiskt kunna:

• Kontera utgifter enligt BAS-kontoplan (t.ex. konto 5410 för förbrukningsinventarier, 5800 för resekostnader)
• Hantera momskoder korrekt (25 %, 12 %, 6 % och momsfritt)
• Exportera bokföringsunderlag i SIE-format (Swedish Standard Import/Export)

Momshantering

Korrekt momshantering är kritiskt för alla svenska företag. Din programvara bör stödja:

• Automatisk momsberäkning enligt svenska momssatser (25 %, 12 %, 6 %)
• Omvänd skattskyldighet vid köp från EU och utlandet
• Momsdeklaration – generera underlag direkt till Skatteverket
• Blandad verksamhet – fördela moms korrekt vid delvis momsfri verksamhet

E-faktura

Från 2024 ställs ökade krav på e-faktura vid handel med offentlig sektor. Din lösning bör stödja Peppol BIS Billing 3.0, Svefaktura och automatisk matchning av leverantörsfakturor.

Snabb jämförelsetabell – Alla 12 programvaror

* Ramp är gratis för grundfunktioner men kräver amerikanskt företag. Priser i SEK är ungefärliga omräkningar baserade på aktuella växelkurser. Alla priser exklusive moms.

1. Fortnox – Bäst för svenska småföretag

Fortnox är Sveriges mest populära ekonomisystem och det naturliga förstahandsvalet för småföretag, egenföretagare och frilansare. Med över 500 000 kunder är Fortnox djupt integrerat i det svenska näringslivet och byggt från grunden för svenska regelverk.

Huvudfunktioner

• Komplett bokföring – Fullständig dubbelbokning enligt BAS-kontoplanen med automatisk kontering
• Digital kvittohantering – Fotografera kvitton med mobilappen, AI kategoriserar och bokför automatiskt
• Utläggshantering – Anställda registrerar utlägg i appen, chefer godkänner med ett klick
• Momsdeklaration – Generera och skicka momsdeklaration direkt till Skatteverket
• E-faktura – Fullt stöd för Svefaktura och Peppol
• SIE-export – Exportera bokföringsdata i SIE4-format för revisorer och redovisningsbyråer
• Bankkoppling – Automatisk avstämning mot alla svenska storbanker
• Leverantörsfakturor – Automatisk tolkning och kontering av inkommande fakturor

Priser (2024)

• Fortnox Mini: 209 SEK/månad – Grundläggande bokföring och fakturering
• Fortnox Mellan: 379 SEK/månad – Inkluderar leverantörsfakturor och bankintegration
• Fortnox Stor: 559 SEK/månad – Fullständig ekonomihantering med avancerad rapportering
• Fortnox Stor+: 919 SEK/månad – Allt inklusive med projekthantering och tidrapportering

Alla priser gäller vid 12-månaders avtal. Vid 3-månaders avtal tillkommer 10 % påslag.

Fördelar

• Byggt specifikt för svenska företag och regelverk
• Komplett ekosystem med 400+ integrationer via Fortnox Marketplace
• Utmärkt mobilapp för kvittoskanning och utläggshantering
• Automatisk momshantering med alla svenska momssatser
• Direktintegration med Skatteverket och svenska banker
• Stort community och riklig svenskspråkig support

Nackdelar

• Prisökningar på 10–12 % genomförda i januari 2025
• Gränssnittet kan upplevas som komplext för nybörjare
• Vissa funktioner kräver tilläggsmoduler som ökar totalkostnaden

Bäst för

Fortnox är det givna valet för svenska småföretag, egenföretagare och aktiebolag som vill ha en komplett ekonomilösning med stark utgiftshantering. Särskilt lämpligt om du redan har en redovisningsbyrå som arbetar i Fortnox.

2. Visma eEkonomi – Bäst för medelstora företag

Visma eEkonomi (tidigare Visma Spcs) är en av Sveriges mest etablerade ekonomilösningar och erbjuder kraftfull utgiftshantering som del av ett större ekonomipaket. Visma-koncernen är ett nordiskt tungviktsföretag med djup erfarenhet av skandinaviska marknader.

Huvudfunktioner

• Automatisk bokföring – Smart kontering baserad på BAS-kontoplanen med AI-stöd
• Kvittoskanning – Avancerad OCR-teknik som tolkar kvitton med hög precision
• Utläggsrapportering – Anställda fotograferar kvitton, systemet skapar automatiskt utläggsrapporter
• Momshantering – Fullständig hantering av svenska momssatser med automatisk momsdeklaration
• Leverantörsfakturor – Intelligent tolkning och godkännandeflöden
• E-faktura – Stöd för Peppol och Svefaktura
• Lönehantering – Integrerad lönemodul med skatteregler för olika anställningstyper
• Rapportering – Avancerade ekonomirapporter och nyckeltal i realtid

Priser (2024)

• Visma eEkonomi Smart: 169 SEK/månad – Bokföring och fakturering
• Visma eEkonomi Pro: 329 SEK/månad – Inklusive leverantörsfakturor och rapportering
• Visma eEkonomi Premium: 579 SEK/månad – Fullständig paketlösning med lön

Priser vid årsabonnemang. Tillägg för extra användare kan tillkomma.

Fördelar

• Kraftfull och skalbar – växer med företaget
• Omfattande integrationer med svenska system och banker
• Del av Visma-ekosystemet med tillgång till kompletterande produkter
• Stark kundtjänst på svenska
• Godkännandeflöden anpassade för medelstora organisationer

Nackdelar

• Högre inlärningskurva än enklare alternativ
• Vissa avancerade funktioner kräver tillägg
• Mobilappen kan upplevas som mindre intuitiv jämfört med Fortnox

Bäst för

Visma eEkonomi passar medelstora företag och aktiebolag med 5–100 anställda som behöver en robust ekonomilösning med integrerad utgiftshantering, löneadministration och avancerad rapportering.

3. PE Accounting – Bäst för redovisningsbyråer

PE Accounting är ett modernt, molnbaserat ekonomisystem byggt i Sverige med särskilt fokus på redovisningsbyråer och deras kunder. Systemet utmärker sig med sin automatisering och smidiga samarbetsfunktioner mellan byrå och klient.

Huvudfunktioner

• Automatiserad bokföring – Avancerad AI-motor som lär sig företagets kontomönster
• Byråportal – Dedikerad vy för redovisningskonsulter med överblick över alla klienter
• Digital kvittohantering – Mobilapp med kvittoskanning och automatisk kontering enligt BAS-kontoplan
• Utläggshantering – Smidiga godkännandeflöden mellan anställda, chefer och redovisningsbyrå
• Momsautomatik – Automatisk hantering av alla svenska momssatser och omvänd skattskyldighet
• E-faktura – Inbyggt stöd för Peppol och e-faktura
• API-integration – Öppet API för anpassade integrationer och automatiseringar
• SIE-export – Full kompatibilitet med SIE4-format

Priser (2024)

PE Accounting arbetar med offertbaserad prissättning anpassad efter antal användare och moduler. Typiskt:

• Grundpaket: Från cirka 300–500 SEK/månad per klient
• Byråpaket: Rabatterade priser vid 10+ klienter
• Enterprise: Skräddarsydda avtal för större organisationer

Kontakta PE Accounting för exakt prisuppgift.

Fördelar

• Exceptionellt samarbete mellan byrå och klient
• Hög grad av automatisering minskar manuellt arbete dramatiskt
• Modernt och användarvänligt gränssnitt
• Svenskbyggt med full BAS-kontoplansstöd
• Starkt API för anpassade lösningar

Nackdelar

• Prismodellen kräver offert – svårt att jämföra direkt
• Mindre känt varumärke med färre tredjepartsintegrationer
• Kan vara överdimensionerat för enskilda frilansare

Bäst för

PE Accounting är det optimala valet för redovisningsbyråer som hanterar flera klienters bokföring och behöver effektiva samarbetsverktyg. Även lämpligt för aktiebolag som arbetar nära sin redovisningsbyrå.

4. Pleo – Bäst för företagskort och realtidshantering

Pleo är ett danskt fintech-bolag som snabbt har blivit ett av Nordens mest populära verktyg för företagsutgifter. Med smarta företagskort och en intuitiv app ger Pleo realtidsöverblick över alla utgifter – och har starkt stöd för den svenska marknaden.

Huvudfunktioner

• Smarta företagskort – Fysiska och virtuella Visa-kort med individuella spendgränser
• Realtidsspårning – Se alla transaktioner i realtid med push-notiser
• Automatisk kvittomatchning – AI matchar kvitton med korttransaktioner
• Utgiftspolicyer – Sätt regler och gränser per anställd, avdelning eller kategori
• Integration med Fortnox & Visma – Direkt koppling till populära svenska bokföringssystem
• Momshantering – Automatisk momsberäkning anpassad för svenska förhållanden
• Traktamenten – Stöd för svenska regler kring traktamenten vid tjänsteresor
• Abonnemangshantering – Överblick och kontroll över återkommande prenumerationer

Priser (2024)

• Starter: Gratis – Upp till 3 användare med grundläggande funktioner
• Essential: ~90 SEK/användare/månad – Obegränsat antal kort och integrationer
• Advanced: ~180 SEK/användare/månad – Avancerade policyer och analyser
• Beyond: Offert – Skräddarsytt för större organisationer

Priser omräknade från EUR. Faktisk prissättning i SEK kan variera.

Fördelar

• Enastående användarvänlighet – bland marknadens mest intuitiva appar
• Eliminerar behovet av utläggsrapporter helt
• Stark integration med svenska system (Fortnox, Visma, e-faktura)
• Realtidsöverblick ger full kontroll över företagets utgifter
• Automatisk kategorisering och momshantering
• Nordiskt bolag med förståelse för skandinaviska marknader

Nackdelar

• Kräver att anställda använder Pleo-kort – passar inte alla inköpsflöden
• Bokföringsfunktionalitet kräver integration med externt system
• BAS-kontoplan och SIE-export sker via integration, inte nativt

Bäst för

Pleo är idealiskt för aktiebolag och tillväxtföretag med 5–200 anställda som vill eliminera utläggsrapporter och få realtidskontroll över företagets utgifter med smarta företagskort.

5. Expensify – Bäst för kvittoskanning

Expensify är en av världens mest kända plattformar för utgiftshantering, känd för sin revolutionerande SmartScan-teknik som automatiserar kvittohantering. Även om Expensify är ett amerikanskt företag används det flitigt av internationella team och frilansare i Sverige.

Huvudfunktioner

• SmartScan – Branschledande OCR-teknik som läser av kvitton med hög noggrannhet
• Automatisk kategorisering – AI lär sig dina utgiftsmönster och kategoriserar automatiskt
• Utläggsrapporter – Generera professionella utläggsrapporter med ett klick
• Kreditkortsimport – Automatisk import av transaktioner från bank- och kreditkort
• Godkännandeflöden – Konfigurerbara arbetsgångar för godkännande av utlägg
• Milersättning – GPS-baserad körjournal med automatisk beräkning av avstånd
• Multi-valuta – Stöd för flera valutor, inklusive SEK
• Integrationer – Koppling till bokföringssystem som Xero, QuickBooks och NetSuite

Priser (2024)

• Free: 0 SEK – Upp till 25 SmartScans per månad, grundläggande funktioner
• Collect: ~55 SEK/användare/månad – Obegränsad skanning och godkännandeflöden
• Control: ~100 SEK/användare/månad – Avancerade policyer och integrationer

Priser omräknade från USD. Faktureras i USD.

Fördelar

• Marknadens bästa kvittoskanning med SmartScan
• Intuitivt mobilgränssnitt – extremt enkelt att använda
• Gratis plan tillgänglig för frilansare med begränsade behov
• Stark multi-valutahantering för internationellt arbete
• Automatisk import från kreditkort

Nackdelar

• Ingen BAS-kontoplansstöd eller SIE-export – kräver manuell mappning
• Begränsad svensk momshantering – ej anpassat för svenska momssatser
• Faktureras i USD, ingen integration med Fortnox/Visma
• Kundtjänst främst på engelska

Bäst för

Expensify passar bäst för frilansare och konsulter som arbetar internationellt och behöver effektiv kvittoskanning i flera valutor. Mindre lämpligt som enda bokföringslösning för svenska företag.

6. Ramp – Bäst för allt-i-ett utgiftskontroll

Ramp har snabbt vuxit till en av de mest omtalade plattformarna för företagsutgifter globalt. Med sin kombination av företagskort, utgiftshantering, fakturabetallning och banktjänster erbjuder Ramp en heltäckande lösning – men med en viktig begränsning för svenska användare.

Huvudfunktioner

• Företagskort – Visa-kort med automatisk utgiftskontroll och 1,5 % cashback (i USD)
• AI-driven utgiftshantering – Automatisk kategorisering och dubblettdetektering
• Leverantörsfakturahantering – Komplett AP-automation (Accounts Payable)
• Budgetkontroll – Sätt budgetgränser per avdelning, projekt eller kostnadskategori
• Realtidsrapportering och besparingsinsikter – AI identifierar möjligheter att minska kostnader
• Integrationer – Koppling till 100+ system inklusive NetSuite, QuickBooks och Sage

Priser (2024)

• Ramp: Gratis – Företagskort och grundläggande utgiftshantering
• Ramp Plus: ~85 SEK/användare/månad – AP-automation och avancerade integrationer
• Ramp Enterprise: Offert – Skräddarsytt för stora organisationer

Priser omräknade från USD. OBS: Ramp kräver för närvarande ett amerikanskt företag (US entity).

Fördelar

• Generöst gratispaket med företagskort och utgiftshantering
• AI-driven besparingsanalys som aktivt minskar kostnader
• Heltäckande lösning – kort, utgifter, fakturor och bank i ett
• Utmärkt kundtjänst utan extra kostnad
• Elegant och modernt gränssnitt

Nackdelar

• Kräver amerikanskt företag – ej direkt tillgängligt för svenska bolag
• Ingen svensk momshantering, BAS-kontoplan eller SIE-export
• Ingen integration med Fortnox/Visma; kundtjänst enbart på engelska

Bäst för

Ramp är ett utmärkt val för svenska företag med amerikanskt dotterbolag eller internationella team som behöver en heltäckande utgiftslösning för sin US-verksamhet. Ej lämpligt som primär lösning för rent svenska företag.

7. Zoho Expense – Bäst för prismedvetna företag

Zoho Expense erbjuder en prisvärd och funktionsrik lösning för utgiftshantering som del av Zohos omfattande affärssystem. Med fokus på automatisering och en generös gratisplan är det ett attraktivt val för kostnadsmedvetna svenska företag.

Huvudfunktioner

• Automatisk kvittoskanning – OCR-teknik som extraherar data från kvitton
• Utgiftspolicyer – Anpassade regler och godkännandeflöden
• Reseutgifter och milersättning – Integrerad traktamentsberäkning
• Multi-valuta – Stöd för SEK och 150+ andra valutor
• Zoho-ekosystem – Sömlös integration med Zoho Books, CRM, Projects m.fl.

Priser (2024)

• Free: 0 SEK – Upp till 3 användare med grundläggande funktioner
• Standard: ~45 SEK/användare/månad – Obegränsade rapporter och godkännandeflöden
• Premium: ~75 SEK/användare/månad – Avancerad analytics och budgetering
• Enterprise: ~110 SEK/användare/månad – Anpassade arbetsflöden och prioriterad support

Priser omräknade från USD. Faktureras i USD eller EUR beroende på region.

Fördelar

• Mycket konkurrenskraftig prissättning – bland marknadens billigaste
• Generös gratisplan för småföretag och frilansare
• Stark multi-valutahantering med stöd för SEK
• Del av Zoho-ekosystemet med 40+ integrerade produkter
• Bra mobilapp med offlinefunktionalitet

Nackdelar

• Ingen BAS-kontoplansstöd, SIE-export eller integration med Fortnox/Visma
• Begränsad svensk momshantering – kräver manuell konfiguration
• Support på svenska saknas

Bäst för

Zoho Expense passar prismedvetna företag och frilansare som redan använder Zohos ekosystem eller som behöver en internationellt fokuserad utgiftshantering till låg kostnad.

8. SAP Concur – Bäst för storföretag

SAP Concur är den globala standarden för resor och utgiftshantering i storföretag. Med närvaro i 150+ länder och stöd för lokala regelverk, inklusive svenska, är det den mest företagsanpassade lösningen på marknaden.

Huvudfunktioner

• Resebokningssystem – Integrerad bokning av flyg, hotell och hyrbil med policykontroll
• Global utgiftshantering – Stöd för lokala momsregler, valutor och regelverk i 150+ länder
• Avancerade godkännandeflöden – Komplexa hierarkier och delegationsregler
• ERP-integration – Djup integration med SAP S/4HANA och andra ERP-system
• Compliance – Automatisk regelefterlevnadskontroll mot företagets policyer
• Svenska regler – Stöd för BAS-kontoplan, svenska momssatser och traktamenten
• E-faktura – Stöd för Peppol och svenska e-fakturaformat
• AI och maskininlärning – Intelligent dubblettdetektering och bedrägeriupptäckt

Priser (2024)

SAP Concur arbetar med offertbaserad prissättning. Typiska prisnivåer:

• Concur Expense: Från cirka 80–150 SEK/användare/månad
• Concur Travel + Expense: Från cirka 200–400 SEK/användare/månad
• Concur Invoice: Tillägg från cirka 50 SEK/användare/månad

Priset varierar kraftigt beroende på antal användare, moduler och avtalslängd. Minsta avtal typiskt 50+ användare.

Fördelar

• Marknadens mest kompletta lösning för storföretag
• Fullständigt stöd för svenska regelverk (BAS, moms, SIE)
• Djup ERP-integration, särskilt med SAP-miljöer
• Global täckning med lokala anpassningar
• Beprövad och betrodd av Fortune 500-företag

Nackdelar

• Hög kostnad – ej ekonomiskt försvarbart för småföretag
• Komplex implementering som kan ta månader
• Gränssnittet upplevs som daterat av vissa användare
• Kräver ofta extern konsulthjälp för konfiguration
• Överdimensionerat för företag med färre än 50 anställda

Bäst för

SAP Concur är den naturliga lösningen för storföretag och koncerner med 50+ anställda, internationell verksamhet och behov av avancerad rese- och utgiftshantering kopplat till ERP-system.

9. Bokio – Bäst för nystartade företag

Bokio är ett Göteborg-baserat företag som har gjort bokföring tillgängligt för alla. Med en generös gratisplan och ett extremt användarvänligt gränssnitt är Bokio det perfekta valet för nya egenföretagare och frilansare som vill komma igång med utgiftshantering utan kostnad.

Huvudfunktioner

• Gratis bokföring – Fullständig bokföring enligt BAS-kontoplanen utan kostnad
• Smart kvittoskanning – Fotografera kvitton och låt AI kontera automatiskt
• Automatisk momsberäkning – Korrekt momshantering med alla svenska momssatser
• Fakturering – Skapa och skicka professionella fakturor gratis
• Bankintegration – Automatisk import av banktransaktioner
• SIE-export – Full kompatibilitet med SIE4-format
• Årsredovisning – Hjälp med att skapa årsredovisning och inkomstdeklaration
• Pedagogisk vägledning – Inbyggda förklaringar och guider för bokföringsnybörjare

Priser (2024)

• Gratis: 0 SEK – Bokföring, fakturering och grundläggande funktioner
• Pro: 149 SEK/månad – Avancerad bokföring, bankintegration och support
• Business: 299 SEK/månad – Alla funktioner inklusive lön och årsredovisning

Fördelar

• Generöst gratiserbjudande – kom igång utan investering
• Extremt användarvänligt – perfekt för bokföringsnybörjare
• Byggt i Sverige med full BAS-kontoplan och Skatteverket-integration
• Pedagogiskt upplägg som lär dig bokföring medan du arbetar
• Bra kvittoskanning i mobilappen
• Ny kvittolag 2024 – digitala kvitton fullt stödda

Nackdelar

• Begränsade funktioner i gratisplanen för växande företag
• Saknar godkännandeflöden – begränsat till enskilda användare
• Färre integrationer än Fortnox; ingen byråfunktionalitet

Bäst för

Bokio är det perfekta valet för nystartade företag, egenföretagare och frilansare som vill komma igång med digital bokföring och utgiftshantering utan initialkostnad.

10. Rydoo – Bäst för resehantering

Rydoo är en belgisk plattform som specialiserar sig på rese- och utgiftshantering. Med fokus på tjänsteresor och traktamenten erbjuder Rydoo en strömlinjeformad lösning för företag vars anställda reser mycket.

Huvudfunktioner

• Reseutgifter och traktamenten – Specialiserat på tjänsteresor med automatisk beräkning
• Milersättning – GPS-baserad körjournal med automatisk avståndsberäkning
• Kvittoskanning – OCR-teknik med realtidsvalidering
• Multi-valuta och resepolicy – Automatisk valutakonvertering och konfigurerbara regler
• Integrationer – Koppling till SAP, Oracle, Microsoft Dynamics m.fl.

Priser (2024)

• Essentials: ~120 SEK/användare/månad – Grundläggande rese- och utgiftshantering
• Pro: ~180 SEK/användare/månad – Avancerade funktioner och ERP-integration
• Enterprise: Offert – Skräddarsytt för stora organisationer

Priser omräknade från EUR (€11/användare/månad för Essentials).

Fördelar

• Europeiskt bolag med förståelse för EU-regelverk
• Utmärkt hantering av tjänsteresor och traktamenten
• Snabb och exakt kvittoskanning
• Stöd för svenska traktamentsregler (kan konfigureras)
• GDPR-kompatibel datahantering

Nackdelar

• Ingen BAS-kontoplansstöd; begränsad integration med Fortnox/Visma
• Fokus på resor – mindre komplett för generell utgiftshantering
• Svensk momshantering kräver manuell konfiguration

Bäst för

Rydoo är optimalt för medelstora till stora företag med anställda som reser regelbundet och behöver effektiv hantering av reseräkningar, traktamenten och milersättning.

11. Spendesk – Bäst för budgetkontroll

Spendesk är en fransk fintech-plattform som kombinerar företagskort, utgiftshantering och leverantörsfakturor med starkt fokus på budgetkontroll och inköpsprocesser. Populärt bland europeiska tillväxtföretag.

Huvudfunktioner

• Budgethantering – Detaljerad budgetuppföljning per team, projekt och kostnadskategori
• Företagskort – Fysiska och virtuella kort med realtidskontroll
• Inköpsförfrågningar – Digitalt pre-approval-flöde före inköp
• Leverantörsfakturor – Automatiserad OCR-hantering och godkännandeflöden
• Realtidsöverblick – Dashboard med alla utgifter, budgetar och trender
• Multi-entity – Stöd för flera bolag och kontor

Priser (2024)

Spendesk arbetar med offertbaserad prissättning:

• Essentials: Från cirka 150 SEK/användare/månad
• Scale: Offert – Avancerade funktioner och integrationer
• Premium: Offert – Skräddarsytt med dedikerad kundansvarig

Minimiavtal typiskt 10+ användare.

Fördelar

• Marknadens bästa budgetkontroll och pre-approval-funktioner
• Europeiskt bolag med GDPR-kompatibilitet och EU-förståelse
• Elegant kombinering av kort, utlägg och fakturor
• Starkt fokus på interna kontroller och compliance

Nackdelar

• Ingen BAS-kontoplansstöd, SIE-export eller integration med Fortnox/Visma
• Offertbaserad prissättning; minimum 10+ användare
• Svensk support begränsad – primärt engelska och franska

Bäst för

Spendesk är det rätta valet för medelstora till stora företag med 10+ anställda som prioriterar budgetkontroll, interna kontroller och strukturerade inköpsprocesser.

12. Wave – Bäst gratis alternativ

Wave är en kanadensisk plattform som erbjuder gratis bokföring, fakturering och utgiftshantering. Med sin starka OCR-teknik och användarvänliga gränssnitt är Wave ett populärt val bland frilansare och egenföretagare som söker en kostnadsfri lösning.

Huvudfunktioner

• Gratis bokföring och fakturering – Fullständig dubbel bokföring utan kostnad
• Kvittoskanning – Avancerad OCR med mobilappen Wave Receipts
• Automatisk kategorisering – Transaktioner sorteras med bankintegration
• Rapportering – Resultaträkning, balansräkning och kassaflödesanalys
• Multi-valuta och molnbaserat – Tillgängligt var som helst

Priser (2024)

• Accounting: 0 SEK – Fullständig bokföring, fakturering och utgiftshantering
• Payments: 2,9 % + ~3 SEK per transaktion – Onlinebetalningar
• Payroll: Från ~200 SEK/månad – Lönehantering (ej tillgängligt i Sverige)

Fördelar

• Helt gratis för bokföring, fakturering och utgiftshantering
• Bra OCR-teknik för kvittoskanning
• Rent och intuitivt gränssnitt med stöd för SEK

Nackdelar

• Ingen BAS-kontoplansstöd – använder nordamerikansk kontoplan
• Ingen SIE-export eller svensk momshantering – kräver manuellt arbete
• Bankintegration fungerar begränsat i Europa/Sverige
• Ingen integration med Fortnox, Visma eller andra svenska system
• Support enbart på engelska

Bäst för

Wave passar för frilansare och egenföretagare med extremt begränsad budget som behöver en grundläggande lösning och är villiga att hantera svenska regelverk manuellt. Rekommendationen för svenska användare är dock att istället välja Bokio, som erbjuder gratis bokföring med full svensk lokalisering.

Hur du väljer rätt programvara för utgiftshantering

Att välja rätt utgiftshanteringsprogram beror på ditt företags specifika situation. Här är en systematisk guide för att fatta rätt beslut:

Steg 1: Identifiera dina behov

Börja med att klargöra din företagsform (egenföretagare, frilansare eller aktiebolag), antal användare, nuvarande system (Fortnox, Visma eller annat), budget och om du behöver godkännandeflöden, företagskort eller internationellt stöd.

Steg 2: Prioritera svenska krav

Prioritera: BAS-kontoplansstöd, automatisk momshantering (25/12/6 %), SIE-export för samarbete med revisor, Skatteverket-kompatibilitet och e-faktura-stöd.

Steg 3: Matcha behov med lösning

• Egenföretagare/frilansare: Bokio (gratis) eller Fortnox Mini (209 SEK/mån)
• Litet aktiebolag (1–10 anställda): Fortnox Mellan eller Visma eEkonomi Pro + Pleo för företagskort
• Medelstort företag (10–100 anställda): Visma Premium eller Fortnox Stor+ med Pleo/Spendesk
• Storföretag (100+): SAP Concur eller Spendesk
• Med redovisningsbyrå: PE Accounting

Vanliga frågor om utgiftshanteringsprogramvara

Måste jag spara papperskvitton i Sverige?

Nej, från 1 juli 2024 har bokföringslagen uppdaterats så att du inte längre behöver spara pappersoriginal efter digitalisering. Du kan fotografera eller skanna kvittot, ladda upp det i ditt bokföringssystem och sedan slänga papperskopian. Den digitala kopian måste dock sparas i minst 7 år efter räkenskapsårets slut och vara läsbar och oförändrad.

Vad kräver Skatteverket för kvittohantering?

Skatteverket kräver att alla affärshändelser styrks med verifikationer som innehåller datum, belopp, momsuppgifter och beskrivning av vad som köpts. Digitala kvitton accepteras förutsatt att de är läsbara och oförändrade. Vid revision måste alla kvitton vara åtkomliga och verifierbara – annars kan avdrag nekas.

Vilken programvara är bäst för egenföretagare?

Bokio (gratis) eller Fortnox Mini (209 SEK/mån) är de bästa valen för egenföretagare i Sverige. Båda erbjuder komplett bokföring med BAS-kontoplan, digital kvittohantering och momsdeklaration. Bokio är bäst om du vill komma igång utan kostnad; Fortnox om du behöver fler integrationer.

Kan jag använda internationella verktyg som Expensify i Sverige?

Ja, men med begränsningar. Internationella verktyg som Expensify, Ramp och Zoho Expense saknar typiskt BAS-kontoplansstöd, SIE-export och korrekt svensk momshantering. Du kan använda dem som komplement för kvittoskanning och utgiftsspårning, men du behöver fortfarande ett svenskt bokföringssystem (Fortnox, Visma eller Bokio) för den slutliga bokföringen.

Vad är skillnaden mellan Fortnox och Visma?

Både Fortnox och Visma är utmärkta svenska ekonomisystem. Fortnox har den största marknadsplatsen med 400+ integrationer och är mest populärt bland småföretag. Visma erbjuder en bredare produktportfölj och är starkare för medelstora företag, särskilt med integrerad lönehantering. Båda stödjer BAS-kontoplan, moms och SIE-export.

Hur mycket kostar utgiftshanteringsprogramvara?

Priserna varierar från 0 SEK (Bokio, Wave) till 5 000+ SEK/månad (SAP Concur). Typiskt betalar en egenföretagare 0–209 SEK/mån, ett litet aktiebolag 329–559 SEK/mån, och medelstora företag 500–1 500 SEK/mån plus per-användare-kostnader.