Het automatiseren van declaraties betekent dat u een handmatig, foutgevoelig karwei vervangt door een nauwkeurig en betrouwbaar systeem. Het houdt in dat software de administratieve last overneemt—bonnen scannen, belangrijke gegevens extraheren, uitgaven categoriseren en conforme rapporten opstellen met minimale tussenkomst. Het resultaat is een aanzienlijke terugwinning van uw productieve tijd.

De Werkelijke Kosten van Handmatige Declaraties

De schoenendoos met vervaagde bonnetjes en het vrijdagmiddagse gedoe om declaraties bij de boekhouding in te dienen zijn meer dan alleen een ergernis. Vasthouden aan een handmatig declaratieproces vreet aan middelen op manieren die uw dagelijkse productiviteit en uw bedrijfsresultaat beïnvloeden. Dit zijn de verborgen kosten die zich ophopen bij elk verloren bonnetje en elke invoerfout.

Handmatige processen zijn niet alleen traag; ze zijn inherent foutgevoelig. Elke declaratie is een mijnenveld van potentiële fouten. Van het ontcijferen van een vervaagde thermische bon tot een simpele typefout bij het invoeren—elke fout veroorzaakt een frustrerende heen-en-weergang met de financiële afdeling. Dit is niet alleen administratief werk; het is een aanzienlijke afleiding van uw kernactiviteiten.

De Financiële Schade Gekwantificeerd

De financiële impact van handmatige methoden is aanzienlijk. Onderzoek van Forrester toont aan dat 80% van de organisaties nog steeds afhankelijk is van handmatige processen, waarbij elke declaratie een medewerker 20 minuten kost om op te stellen en nog eens 18 minuten om te corrigeren.

Deze tijd loopt snel op. De kosten om één enkele declaratie te verwerken bedragen gemiddeld €53, met nog eens €48 voor elke correctie. Voor een MKB-bedrijf in Nederland kan het elimineren van dubbele claims door automatisering jaarlijks tot €30.000 besparen.

Hierbij zijn de opportuniteitskosten nog niet meegerekend. Als u consultant of zzp'er bent, is elk uur dat u besteedt aan het plakken van bonnetjes op papier een uur dat u niet aan een klant factureert. Die verloren tijd vermindert direct uw omzet.

Voor een zelfstandig consultant is elk uur besteed aan administratieve taken een uur dat niet aan een klant wordt gefactureerd. Het automatiseren van declaraties zet niet-facturabele administratietijd direct om in winstgevend werk. Het is een duidelijk en onmiddellijk rendement op uw investering.

Om de cijfers in perspectief te plaatsen, volgt hier een directe vergelijking van de werkelijke kosten.

Handmatige vs. Geautomatiseerde Declaraties: Een Kosten-Batenanalyse

Het contrast is scherp. Automatisering verlaagt niet alleen de kosten; het creëert een betrouwbaarder en minder frustrerend proces voor iedereen die erbij betrokken is.

Compliance en Fiscale Hoofdpijn

Naast de directe kosten brengt handmatige declaratieverwerking een serieus compliancerisico met zich mee, vooral voor wie actief is in gereguleerde sectoren of internationaal zakendoet. Het bijhouden van schone, auditbestendige administratie is niet onderhandelbaar.

• Nederland (Belastingdienst): De Belastingdienst stelt strenge eisen aan de administratieplicht. Op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) bent u verplicht een deugdelijke administratie te voeren en deze minimaal 7 jaar te bewaren. Digitale opslag is toegestaan, mits de gegevens toegankelijk, controleerbaar en onwijzigbaar zijn. Een schoenendoos met bonnetjes voldoet niet aan deze eisen.
• Wet op de loonbelasting: Voor werkgevers geldt onder de werkkostenregeling (WKR) dat onkostenvergoedingen correct moeten worden verantwoord. Foutieve of ontbrekende onderbouwing kan leiden tot naheffingen en boetes van de Belastingdienst.
• Btw-aftrek: Voor zakelijke reizigers in Europa is het correct documenteren en terugvorderen van btw over verschillende landen complex. Handmatige fouten leiden tot gemiste btw-teruggaven, waardoor er geld op tafel blijft liggen. Lees onze gids over algemene en administratieve kosten om te zien hoe deze uitgaven in uw grotere financiële plaatje passen.

Het inzetten van automatisering is een effectieve manier om repetitieve taken te automatiseren, wat niet alleen uw tijd vrijmaakt maar ook deze serieuze risico's vermindert. Het doel is niet alleen gemak—het gaat om het creëren van een robuuste, conforme en efficiënte financiële workflow die bedrijfsgroei ondersteunt.

De Juiste Tool Kiezen voor Uw Declaratie-automatisering

Het selecteren van de juiste software om uw declaraties te automatiseren draait niet om de tool met de meeste functies. Het gaat erom een oplossing te vinden die past bij hoe u werkt. De markt omvat alles van grote enterprise-systemen tot gerichte apps voor individuen. Uw taak is er een te vinden die complexiteit wegneemt, niet toevoegt.

Grote platformen zoals SAP Concur, Spendesk of Circula zijn gebouwd voor grote ondernemingen met complexe inkoopprocessen en meerdere goedkeuringslagen. Ze zijn krachtig maar vaak buitenproportioneel voor een consultant, MKB-ondernemer of accountmanager die simpelweg een bon wil vastleggen en vergoed wil krijgen. Hun gebruikersinterfaces kunnen omslachtig zijn, en de mobiele ervaring voelt vaak als bijzaak.

Enterprise-tools vs. Persoonlijke Apps: Wat is het Echte Verschil?

Het belangrijkste verschil is de beoogde gebruiker. Enterprise-systemen zijn top-down ontworpen, gericht op bedrijfsbeleid, controle en diepe ERP-integraties. De centrale financiële afdeling is de hoofdklant.

Daarentegen zijn tools als Bill.Dock, Expensify, N2F en Rydoo gebouwd voor de individuele gebruiker die de kosten maakt. Ze geven prioriteit aan snelheid, eenvoud en een mobile-first ontwerp. Voor een consultant die van klantgesprek naar klantgesprek gaat, betekent dit een taxibon vastleggen in seconden, met vertrouwen dat de gegevens kloppen, zonder in te hoeven loggen op een bedrijfsportaal op een laptop.

Hier ziet u een voorbeeld van een mobile-first interface die hiervoor ontworpen is. Dit ontwerp plaatst de belangrijkste acties centraal, zodat u direct een bon kunt scannen of een uitgave kunt vastleggen. Deze focus op individuele efficiëntie is cruciaal. De juiste tool moet aanvoelen als een persoonlijke assistent, niet als nog een administratieve klus.

Waar U op Moet Letten: Uw Persoonlijke Evaluatiechecklist

Om een weloverwogen keuze te maken, beoordeelt u tools op basis van de dagelijkse uitdagingen waar u mee te maken hebt. Focus op praktische functies die tijd besparen en stress verminderen.

• Hoe nauwkeurig is de AI-bonscanning? Dit is de kernfunctie—een foto omzetten in bruikbare gegevens. Zoek platformen die transparant zijn over hun slagingspercentages, zoals Bill.Dock's 95%+ nauwkeurigheid. Dit is het verschil tussen een snelle verificatie en het handmatig corrigeren van elke regel, wat het hele doel van automatisering tenietdoet.

• Is de mobiele app functioneel en snel? Als drukbezette professional legt u onderweg uitgaven vast. De app moet snel, stabiel en intuïtief zijn. Kunt u een bon vastleggen, de status controleren en een rapport samenstellen volledig vanaf uw telefoon? Test dit tijdens de gratis proefperiode.

• Kunt u uw assistent of boekhouder toegang geven? Als u ondersteuning hebt bij het beheren van uw financiën, is veilige gedelegeerde toegang essentieel. Hiermee kan uw boekhouder uw declaraties afhandelen zonder dat u uw wachtwoord hoeft te delen, zodat uw financiële gegevens veilig en onder uw controle blijven.

• Wordt er goed omgegaan met vreemde valuta? Voor iedereen die internationaal reist voor werk, is dit onmisbaar. Handmatig valuta omrekenen is foutgevoelig. Een goede tool detecteert automatisch de valuta op de bon (Bill.Dock ondersteunt meer dan 150 valuta) en rekent om tegen actuele wisselkoersen.

• Zijn uw gegevens veilig en compliant? Waar wordt uw informatie opgeslagen? Als u gevestigd bent in Europa, hebt u de zekerheid nodig dat de dienst AVG-compliant is en dat uw gegevens op EU-servers staan (zoals Bill.Dock's servers in Frankfurt). Voor Nederlandse professionals is het cruciaal dat digitale archivering voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst, zodat uw digitale administratie een controle doorstaat. Meer informatie over boekhoudautomatisering kan u helpen deze compliancestandaarden beter te begrijpen.

De beste tool is degene die u ook daadwerkelijk gebruikt. Een eenvoudige, betrouwbare mobiele app die een bon in vijf seconden vastlegt, is oneindig veel waardevoller dan een complex enterprise-systeem dat ongebruikt blijft omdat het te omslachtig is voor dagelijks gebruik.

Uiteindelijk is dit een persoonlijke beslissing op basis van uw specifieke workflow. Hebt u simpelweg PDF- of Excel-exports nodig voor uw boekhouder? Bent u een zzp'er die de administratie wil digitaliseren? Het is de moeite waard om meer te leren over de overstap naar papierloze boekhoudsoftware en de voordelen ervan.

Mijn advies: geef prioriteit aan oplossingen die een proefperiode aanbieden. Zoek een vrijblijvende proefperiode, zoals Bill.Dock's 30 dagen gratis proberen zonder creditcard, zodat u de software in uw echte werkomgeving kunt testen voordat u zich vastlegt.

Een Praktische Workflow voor Geautomatiseerd Declareren

Laten we van theorie naar een praktisch, werkend systeem gaan. We beschrijven hoe u een solide workflow opbouwt die u van een gekreukt bonnetje naar een compleet, auditbestendig rapport brengt. Het doel is handmatige gegevensinvoer te elimineren en nauwkeurige financiële administratie bij te houden.

De vraag naar betere financiële tools groeit. De markt voor declaratie-automatisering zal naar verwachting €11,2 miljard bereiken in 2029, met een gestage groei van 9,2% per jaar. Bedrijven wereldwijd—van de VS tot de Benelux—omarmen AI-gestuurde oplossingen. Moderne optische tekenherkenning (OCR) kan inmiddels 80-90% van de bonnen zonder menselijke tussenkomst verwerken, met functies als exports naar Exact Online of Twinfield en archivering conform de Nederlandse bewaarplicht.

Voordat u software selecteert, moet u eerst uw eigen proces definiëren. Dit eenvoudige schema illustreert de aanpak.

Zoals u ziet, begint alles bij uw specifieke behoeften. Krijg dat goed, en de rest volgt logisch.

Perfectioneer Bonregistratie en Gegevensextractie

De kern van elk effectief geautomatiseerd systeem is hoe het informatie vastlegt bij de bron. Uw primaire doel is de 'schoenendoos met bonnetjes' te elimineren door alles onmiddellijk te digitaliseren.

Moderne tools bieden twee hoofdmethoden:

• Scannen via Mobiele App: Dit is de primaire methode voor iedereen die onderweg is. Een accountmanager die luncht met een klant of een consultant die een taxi neemt, kan direct een bon vastleggen. U maakt een foto met een app als Bill.Dock, en de AI extraheert de naam van de leverancier, de datum, het totaalbedrag en de valuta.
• E-mail Forwarding: Dit is ideaal voor digitale bonnen en online aankoopbevestigingen. In plaats van een PDF te downloaden om deze later te uploaden, stuurt u de e-mail door naar een speciaal adres van uw declaratietool. Het systeem parseert de bijlage of e-mailtekst en maakt automatisch de uitgave aan.

Zodra de bon in het systeem staat, voert de AI de gegevensextractie uit. Een betrouwbaar platform met 95%+ nauwkeurigheid zal cruciale details correct identificeren, inclusief btw—essentieel voor iedereen in Nederland die btw wil terugvorderen. Dit is de functie die u bevrijdt van het saaie handmatige invoerwerk.

Mijn vuistregel: als het langzamer is om een foto van de bon te maken dan om hem in uw portemonnee te stoppen, klopt het systeem niet. Mensen gebruiken het niet als het niet onmiddellijk en betrouwbaar is.

Organiseer Uw Uitgaven met Slimme Categorieën en Tags

Met de gegevens vastgelegd is de volgende stap organisatie. Een lange, ongecategoriseerde lijst transacties is niet bruikbaar. U hebt structuur nodig om uw uitgaven te begrijpen en de belastingaangifte te vereenvoudigen. Hier komen aangepaste categorieën en tags om de hoek kijken.

Gebruik categorieën die uw bedrijfsactiviteiten weerspiegelen. Een freelance fotograaf profiteert bijvoorbeeld van categorieën als 'Klantshoot: Reiskosten', 'Apparatuurhuur' en 'Studiobenodigdheden'.

Tags voegen een extra detaillaag toe. Ze stellen u in staat uitgaven te koppelen aan specifieke projecten, klanten of interne codes. Een consultant bij een bureau als McKinsey of KPMG kan elke uitgave taggen aan een specifiek klantproject. Wanneer het tijd is om die klant te factureren of een interne review te doen, is het genereren van het rapport een kwestie van één klik. Lees voor meer hierover onze gids over hoe u uw bonnen het best organiseert voor maximale efficiëntie.

Beheers Multi-Valuta Uitgaven en Gedelegeerde Toegang

Voor iedereen die voor werk reist, is het beheren van verschillende valuta een voortdurende uitdaging. Handmatig een hotelrekening in Japanse Yen of een treinkaartje in Zwitserse Franken omrekenen is foutgevoelig.

Een goede automatiseringstool lost dit op. Bill.Dock ondersteunt bijvoorbeeld meer dan 150 valuta. Het detecteert automatisch de valuta op de bon en rekent om naar uw thuisvaluta tegen actuele wisselkoersen. Het is nauwkeurig en bespaart aanzienlijke tijd.

Tot slot maakt een effectief systeem het mogelijk om taken te delegeren. Professionals werken vaak samen met assistenten of boekhouders, en een veilige manier om hen toegang te geven zonder uw wachtwoord te delen is onmisbaar.

• Consultants bij grote bureaus kunnen hun assistenten toegang geven om declaraties te controleren en af te ronden, zodat deze op tijd worden ingediend.
• MKB-ondernemers kunnen hun boekhouder alleen-lezen toegang geven, wat de jaarafsluiting aanzienlijk vereenvoudigt.

Deze functie voor gedelegeerde toegang waarborgt de beveiliging terwijl u administratief werk uitbesteedt. Door te focussen op deze pijlers—vastlegging, organisatie en toegang—bouwt u een krachtige workflow die u in staat stelt om u te concentreren op uw kernverantwoordelijkheden, niet op papierwerk.

Automatisering Integreren met Uw Bestaande Financiële Tools

Een declaratietool die uw gegevens isoleert, creëert een nieuw probleem. De echte waarde komt van een naadloze informatiestroom van bonscan tot uw uiteindelijke boekhoudrecords, zonder handmatig overtypen. Het doel is dat uw financiële gegevens voor u werken.

De verbinding tussen uw declaratie-app en uw overige financiële systemen is gebaseerd op standaard exportformaten. Deze bestanden fungeren als een universele taal waarmee verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren. Uw doel is eenvoudig: schone, gecategoriseerde gegevens overzetten naar uw boekhoudsoftware, uw boekhouder of uw ERP-systeem.

Veelgebruikte Exportformaten Beheersen

Elk degelijk declaratieplatform biedt meerdere exportopties. Weten welke u moet gebruiken is essentieel voor een soepele workflow.

• Excel/CSV (Comma-Separated Values): Dit zijn de standaardformaten. Een CSV-bestand is een eenvoudig tekstformaat dat vrijwel elk spreadsheet- of boekhoudprogramma kan inlezen. Het is perfect voor het importeren van gegevens in systemen als Exact Online, Twinfield, Xero of QuickBooks.
• PDF-rapporten: Wanneer u een verzorgd overzicht nodig hebt voor uw administratie of om te delen met een klant die de ruwe data niet nodig heeft, is een PDF de beste keuze. Het creëert een nette, niet-bewerkbare momentopname van uitgaven voor een specifiek project, reis of periode.

Zo kunnen freelance consultants aanzienlijk besparen op boekhoudkosten door een heel jaar aan uitgaven als één CSV te exporteren. Hun boekhouder importeert dit in minuten, waardoor uren handmatig invoerwerk worden vermeden.

Nederlandse Vereisten: Exports naar Exact Online en Twinfield

Als u in Nederland opereert, volstaat een standaard CSV-export vaak niet. Het Nederlandse financiële ecosysteem draait grotendeels op boekhoudsoftware als Exact Online en Twinfield (Wolters Kluwer). Veel boekhouders en administratiekantoren werken uitsluitend met deze platformen.

Hier is een tool met de juiste integraties onmisbaar. U hebt een platform nodig dat een compatibel exportformaat biedt voor uw specifieke boekhoudsoftware. Dit is niet zomaar een anders ingedeelde CSV; het is een zorgvuldig gestructureerd bestand dat aansluit op de importprotocollen van Exact of Twinfield. Met een tool als Bill.Dock kunt u uren heen-en-weergemail met uw boekhouder elimineren—die uw declaratiegegevens vervolgens met één klik kan importeren.

Voor iedereen die in Nederland zakendoet, is een export die aansluit op uw boekhoudsoftware geen 'leuke extra'. Het is een fundamentele vereiste voor een efficiënte workflow. Zonder dit dwingt u uw boekhouder om elke uitgave handmatig over te typen, waarmee u het hele doel van automatisering ondergraaft.

Auditbestendige, Fiscaal-klare Rapporten Genereren

Nauwkeurige cijfers zijn slechts de helft van het verhaal; compliance is het sluitstuk. Tijdens de belastingaangifte of een controle van de Belastingdienst hebt u niet alleen de transactiegegevens nodig, maar ook het bewijs—de bonnen.

Moderne declaratietools lossen dit op door alles te bundelen. U kunt een uitgebreid rapportpakket genereren, vaak als een gebundeld ZIP-bestand. Dit ene, overzichtelijke archief bevat twee cruciale elementen:

1. Het Gegevensbestand: Het schone CSV- of Excel-bestand met al uw gecategoriseerde declaratiegegevens.
2. De Gescande Bonnen: Alle bijbehorende digitale bonafbeeldingen, netjes geordend.

Deze gebundelde export is de gouden standaard voor conforme administratie. Het biedt een compleet, op zichzelf staand auditspoor dat voldoet aan de strengste eisen van de Belastingdienst. Wanneer uw boekhouder om 'de bonnetjes' vraagt, kunt u één professioneel, compleet pakket aanleveren en uw geautomatiseerde workflow afronden.

Hoe Weet U of Uw Nieuwe Systeem Echt Werkt?

U hebt een geautomatiseerde declaratietool in gebruik genomen. De volgende vraag is of het systeem zijn belofte waarmaakt. Om dat te bepalen, moet u verder kijken dan een algemeen gevoel van 'tijdsbesparing' en de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) analyseren die uw productiviteit en bedrijfsresultaat beïnvloeden.

Succes meten gaat niet alleen om het rechtvaardigen van het software-abonnement. Het gaat om bevestiging dat uw nieuwe proces sneller, nauwkeuriger en meer compliant is dan handmatige methoden. Deze regelmatige evaluatie zorgt ervoor dat het systeem actief bijdraagt aan uw bedrijf.

Belangrijke Metrics om te Volgen (Naast Alleen Tijdsbesparing)

Het terugwinnen van uren van gegevensinvoer is een groot voordeel, maar het is slechts een deel van het verhaal. Een effectief systeem verbetert uw gehele financiële workflow.

Dit zijn de cruciale metrics om bij te houden:

• Verlaging van het Foutenpercentage: Handmatige invoer is gevoelig voor typefouten, onjuiste bedragen en verkeerd gecategoriseerde uitgaven. Houd bij hoeveel declaraties uw boekhoudafdeling terugstuurt voor correctie. Een hoogwaardig geautomatiseerd systeem zou dit aantal tot vrijwel nul moeten terugbrengen.
• Snellere Terugbetalingscycli: Dit is een belangrijke factor voor medewerkerstevredenheid. Meet de gemiddelde tijd van declaratie-indiening tot terugbetaling. Een afnemende cyclustijd geeft aan dat het systeem goed functioneert voor iedereen.
• Betere Beleidsnaleving: Goede software signaleert direct uitgaven die buiten het beleid vallen. Monitor het aantal van deze meldingen in de loop der tijd. Een afname duidt erop dat het systeem uw bestedingsregels succesvol handhaaft zonder handmatig toezicht.

Gebruik Uw Dashboard voor Diepere Inzichten

De meeste declaratie-automatiseringsplatformen, zoals Bill.Dock, bieden rapportagedashboards die ruwe data omzetten in bedrijfsinformatie. Hier kunt u bestedingstrends en besparingsmogelijkheden identificeren.

Gebruik deze dashboards om betere vragen te stellen. Een consultant kan bijvoorbeeld alle uitgaven volgen die gekoppeld zijn aan een specifiek klantproject om de winstgevendheid nauwkeurig te bepalen. Een salesmanager kan reiskosten per regio monitoren om een beter onderbouwd budget op te stellen voor het volgende kwartaal.

Uw doel is om te verschuiven van alleen het verwerken van declaraties naar het proactief beheren van uw financiën. Een goed dashboard laat niet alleen zien wat er is uitgegeven; het helpt u te begrijpen waarom en hoe u in de toekomst slimmer kunt besteden.

Voor drukbezette professionals die delegeren, zijn functies voor veilige toegang essentieel. Bill.Dock laat u bijvoorbeeld specifieke, gecontroleerde toegang verlenen aan een persoonlijk assistent of boekhouder. Hiermee kunt u administratief werk uitbesteden zonder de controle te verliezen. Bovendien blijven uw financiële gegevens veilig dankzij AVG-compliance en opslag op EU-servers in Frankfurt. U kunt meer leren over hun veilige en conforme declaratiebeheer op hun website.

Niet Instellen en Vergeten: Evalueer en Verfijn

Uw bedrijf ontwikkelt zich, en uw declaratieproces moet mee-evolueren. Ik raad aan om elk kwartaal tijd in te plannen om het systeem en de gegevens die het produceert te evalueren.

Beschouw het als een onderhoudsbeurt. Het is een gelegenheid om declaratiecategorieën aan te passen, bestedingsbeleid bij te werken of goedkeuringsworkflows te wijzigen naarmate uw team en projecten veranderen. Deze regelmatige check-in zorgt ervoor dat uw investering waarde blijft leveren en uw geautomatiseerd declaratiesysteem een langetermijnasset wordt.

Uw Vragen over Declaratie-automatisering, Beantwoord

Het omarmen van een geautomatiseerd declaratiesysteem roept vaak enkele vragen op. Als drukbezette professional wilt u directe antwoorden, geen verkooppraatje. Laten we de meest voorkomende vragen behandelen, zodat u begrijpt hoe dit in de praktijk werkt.

Zijn Digitale Bonscans Goed Genoeg voor een Belastingcontrole?

Ja, in de meeste rechtsgebieden. In Nederland accepteert de Belastingdienst digitale kopieën van bonnen, mits deze leesbaar zijn en op een wijze worden bewaard die manipulatie voorkomt. De digitale versie moet dezelfde informatie bevatten als het origineel en gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar beschikbaar blijven.

De Belastingdienst vereist dat uw digitale administratie toegankelijk, controleerbaar en onwijzigbaar is. Het gebruik van een specifiek compliant tool als Bill.Dock is daarom cruciaal om ervoor te zorgen dat uw digitale administratie een controle doorstaat.

Hoe Goed is de AI in het Daadwerkelijk Lezen van Bonnen?

Zeer nauwkeurig. Moderne OCR-technologie (Optical Character Recognition) heeft de afgelopen jaren enorme vooruitgang geboekt. De beste platformen behalen meer dan 95% nauwkeurigheid op belangrijke details als leverancier, datum, totaalbedrag en btw.

Dit betekent dat handmatige gegevensinvoer grotendeels wordt geëlimineerd. Hoewel u af en toe een ernstig gekreukte of vervaagde bon handmatig moet controleren, doet de AI het overgrote deel van het werk. Hier worden de grootste tijdbesparingen gerealiseerd en frustrerende typefouten vermeden.

Hoe Zit Het met Meerdere Valuta bij Internationale Reizen?

Dit is waar automatisering uitblinkt. Iedereen die na een lange vlucht met een valutaomrekener heeft geworsteld, weet hoe vervelend en foutgevoelig dit kan zijn. Een goede declaratietool regelt dit voor u.

Als u bijvoorbeeld in Tokio bent en een taxi betaalt in Japanse Yen, maakt u simpelweg een foto van de bon. Een tool als Bill.Dock, die meer dan 150 valuta ondersteunt, herkent automatisch de valuta, past de correcte wisselkoers van die dag toe en registreert de uitgave in uw basisvaluta—of dat nu euro's, ponden of dollars zijn. Geen giswerk of handmatige berekeningen meer.

Mijn Bedrijf Verplicht SAP Concur. Kan Ik Iets Anders Gebruiken?

Ja, en veel professionals doen dat. Deze 'twee-tools-aanpak' is gebruikelijk bij grote adviesbureaus en ondernemingen. Hoewel de uiteindelijke declaratie via het officiële bedrijfssysteem als SAP Concur of Spendesk moet worden ingediend, kunt u een snellere, gebruiksvriendelijkere tool gebruiken voor de eerste vastlegging.

Beschouw deze workflow: een consultant bij een bureau als KPMG of Deloitte gebruikt een eenvoudige app als Bill.Dock om een dinerbon direct aan tafel vast te leggen. De gegevens worden direct geëxtraheerd en gecategoriseerd. Later kan hij of zij deze perfect georganiseerde informatie gebruiken om de indiening in het bedrijfssysteem snel af te ronden. Het is een hybride aanpak die dagelijks gemak biedt en tegelijkertijd compliance waarborgt.

Klaar om te stoppen met uren verspillen aan declaraties? Bill.Dock biedt een gratis proefperiode van 30 dagen zonder creditcard. Ervaar zelf hoe 95%+ nauwkeurige bonscanning, multi-valuta ondersteuning en conforme archivering uw workflow verbeteren.

Start Vandaag Uw Gratis Proefperiode van 30 Dagen