12 Beste Onkostenbeheer Software voor Professionals in 2024

Of je nu zzp'er bent, als freelancer werkt of een BV runt: het bijhouden van zakelijke onkosten is een noodzakelijk kwaad. Bonnetjes bewaren, declaraties indienen, btw-teruggave berekenen — het kost allemaal kostbare tijd die je liever aan je klanten besteedt. Gelukkig bestaan er tegenwoordig uitstekende softwareoplossingen die dit proces grotendeels automatiseren.

In dit uitgebreide overzicht vergelijken we de 12 beste onkostenbeheer software opties die beschikbaar zijn voor Nederlandse professionals in 2024. We kijken specifiek naar functionaliteit die relevant is voor de Nederlandse markt: integratie met de Belastingdienst, ondersteuning voor btw-aangifte, naleving van de Wet op de loonbelasting, en koppelingen met populaire Nederlandse boekhoudpakketten zoals Exact Online, Twinfield en Moneybird.

Waarom onkostenbeheer software onmisbaar is in Nederland

Als ondernemer in Nederland heb je te maken met een complex fiscaal landschap. De Belastingdienst stelt strenge eisen aan de administratie van zakelijke uitgaven. Volgens de Wet op de loonbelasting en de fiscale bewaarplicht ben je verplicht om bonnetjes en facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Handmatig bijhouden van deze administratie is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig.

De kosten van handmatige declaraties

Het handmatig verwerken van onkostendeclaraties kost gemiddeld €25-€40 per declaratie. Met de juiste software reduceer je deze kosten met 60-80%.

Voordelen van geautomatiseerd onkostenbeheer

• Tijdbesparing: Automatisch scannen en categoriseren van bonnetjes via OCR-technologie bespaart gemiddeld 5-8 uur per maand
• Btw-teruggave optimalisatie: Software herkent automatisch btw-percentages (0%, 9%, 21%) en berekent de teruggave
• Compliance: Digitale archivering voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en de Algemene wet inzake rijksbelastingen
• Real-time inzicht: Direct overzicht van uitgaven per categorie, project of klant
• Foutreductie: Minimaliseer menselijke fouten bij handmatige invoer en berekeningen
• Integratie: Naadloze koppeling met je boekhoudsoftware, bankrekening en btw-aangifte
• E-factuur ondersteuning: Klaar voor de toekomst met ondersteuning voor e-factuur (Peppol) standaarden

Onze selectiecriteria

Bij het samenstellen van deze vergelijking hebben we elk softwarepakket beoordeeld op de volgende criteria, met specifieke aandacht voor de Nederlandse markt:

Functionele criteria

• Bonnetjes scannen (OCR): Kwaliteit van de optische tekenherkenning voor Nederlandse bonnetjes en facturen
• Btw-verwerking: Correcte herkenning en verwerking van Nederlandse btw-tarieven (0%, 9%, 21%) en EU-btw
• Bankintegratie: Koppelingen met Nederlandse banken (ING, ABN AMRO, Rabobank, SNS, Knab, Bunq)
• Boekhoudkoppeling: Integratie met Exact Online, Twinfield, Moneybird en andere Nederlandse pakketten
• Belastingdienst-compliance: Ondersteuning voor btw-aangifte, IB-aangifte en vennootschapsbelasting
• E-factuur: Ondersteuning voor UBL/Peppol e-factuurstandaarden

Praktische criteria

• Gebruiksvriendelijkheid: Intuïtieve interface voor niet-financiële professionals
• Mobiele app: iOS/Android-kwaliteit voor onderweg declareren
• Prijs: Kosten in EUR, met aandacht voor starters- en zzp-tarieven
• NL taalondersteuning: Nederlandstalige interface en support
• Schaalbaarheid: Groei van eenmanszaak naar BV met personeel

Top 12 Onkostenbeheer Software — Snel Overzicht

Voordat we elk pakket in detail bespreken, hier een snel overzicht van onze top 12:

1. Exact Online — Beste alles-in-één oplossing voor het MKB

Overzicht

Exact Online is de marktleider in de Nederlandse boekhoud- en bedrijfssoftware. Met meer dan 650.000 gebruikers in de Benelux is het de meest gebruikte cloudoplossing voor financiële administratie. De onkostenbeheermodule is naadloos geïntegreerd in het bredere ERP-platform, wat het bijzonder geschikt maakt voor groeiende MKB-bedrijven.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Scan & Herken: Upload bonnetjes via de mobiele app of e-mail. De OCR-technologie leest automatisch bedrag, datum, btw-percentage en leverancier uit
• Automatische btw-categorisering: Herkent 0%, 9% en 21% btw-tarieven en verwerkt deze correct in de administratie
• Goedkeuringsworkflows: Stel meervoudige goedkeuringsstromen in voor declaraties boven bepaalde bedragen
• Bankintegratie: Directe koppelingen met alle grote Nederlandse banken (ING, ABN AMRO, Rabobank) via PSD2
• Btw-aangifte: Genereer en dien je btw-aangifte rechtstreeks in bij de Belastingdienst via SBR (Standard Business Reporting)
• Projectadministratie: Koppel onkosten aan projecten voor nauwkeurige kostprijsberekeningen
• E-factuur: Volledige ondersteuning voor UBL 2.0 en Peppol e-factuurstandaarden

Prijzen (in EUR, excl. btw)

Voordelen

• Volledig Nederlandstalig met lokale klantenservice
• Directe SBR-koppeling voor btw-aangifte bij de Belastingdienst
• Uitgebreid ecosysteem van add-ons en koppelingen
• Schaalbaar van zzp'er tot groot MKB
• Sterke community en kennisbank

Nadelen

• Relatief hoge instapprijs vergeleken met zzp-gerichte oplossingen
• Interface kan overweldigend zijn voor beginners
• Add-ons voor geavanceerde functies verhogen de kosten
• Mobieleapp-ervaring loopt achter op pure-play onkostentools

Beoordeling

Onze score: 8,5/10 — Exact Online is de gouden standaard voor Nederlandse bedrijven die een complete oplossing zoeken. De onkostenbeheermodule is solide, maar de prijs maakt het minder aantrekkelijk voor startende zzp'ers. Ideaal voor bedrijven die willen groeien zonder van platform te hoeven wisselen.

2. Twinfield — Beste voor accountants en grotere organisaties

Overzicht

Twinfield, onderdeel van Wolters Kluwer, is een van de oudste en meest gerespecteerde cloudboekhoudsystemen van Nederland. Met een sterke focus op samenwerking tussen ondernemer en accountant biedt Twinfield geavanceerde onkostenbeheer functionaliteit die naadloos integreert met professionele accountancyworkflows.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Twinfield Scan & Herken: Geavanceerde OCR voor het automatisch uitlezen van facturen, bonnetjes en creditcardafschriften
• Multi-administratie: Beheer onkosten voor meerdere bedrijven of BV's vanuit één omgeving
• Uitgebreide rapportages: Diepgaande analyses van uitgavenpatronen per kostenplaats, project of afdeling
• Audittrail: Volledige vastlegging van alle wijzigingen voor accountantscontrole en compliance
• SBR-aangifte: Directe indiening van btw-aangifte en jaarrekening bij de Belastingdienst en KVK
• Intercompany-transacties: Automatische verwerking van transacties tussen verbonden BV's
• API-integraties: Open API voor koppelingen met honderden bedrijfsapplicaties

Prijzen (in EUR, excl. btw)

Voordelen

• Uitstekende samenwerking met accountant via gedeelde omgeving
• Wolters Kluwer-expertise garandeert fiscale correctheid
• Krachtige rapportagemogelijkheden en consolidatie
• Geschikt voor complexe bedrijfsstructuren (holding-BV's)
• Nederlandse klantenservice en kennisbank

Nadelen

• Hogere instapprijs dan concurrenten
• Minder intuïtief voor niet-financiële gebruikers
• Mobiele app minder uitgebreid dan bij pureplay-onkostentools
• Implementatie kan complex zijn zonder accountantsondersteuning

Beoordeling

Onze score: 8,0/10 — Twinfield is de ideale keuze als je nauw samenwerkt met een accountant of complexe bedrijfsstructuren beheert. Het onkostenbeheer is solide maar primair gericht op financiële professionals. Minder geschikt voor zzp'ers die zoeken naar een eenvoudige declaratie-app.

3. Moneybird — Beste voor zzp'ers en starters

Overzicht

Moneybird is dé Nederlandse favoriet onder zzp'ers en freelancers. Het Enschedese bedrijf heeft een intuïtieve boekhoud- en facturatietool gebouwd die perfect aansluit bij de behoeften van zelfstandig ondernemers. Met meer dan 250.000 gebruikers in Nederland is het een bewezen oplossing voor onkostenbeheer.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Bonnetjes scannen: Maak een foto met de Moneybird-app en de OCR leest automatisch bedrag, datum en btw uit
• Automatische bankimport: Dagelijkse import van banktransacties via PSD2-koppelingen met alle Nederlandse banken
• Slimme categorisering: Machine learning herkent terugkerende uitgaven en stelt categorieën voor
• Btw-aangifte: Genereer je btw-aangifte met één klik en dien in via de Belastingdienst-koppeling
• Facturatie: Combineer onkostenbeheer met professionele facturen in huisstijl
• Kilometers bijhouden: Registreer zakelijke kilometers voor de kilometervergoeding (€0,23/km in 2024)
• Offertes en contracten: Beheer het volledige sales-to-cash proces

Prijzen (in EUR, excl. btw)

Voordelen

• Extreem gebruiksvriendelijk — speciaal ontworpen voor niet-boekhouders
• Aantrekkelijke prijzen voor zzp'ers en starters
• Volledig Nederlandstalig met uitstekende support
• Sterke community en veel online handleidingen
• Gratis proefperiode van 60 dagen
• Regelmatige updates en nieuwe functies

Nadelen

• Minder geschikt voor complexe bedrijfsstructuren
• Beperkte rapportagemogelijkheden in het basispakket
• Geen volledige ERP-functionaliteit zoals bij Exact
• Bankimport kan soms vertraging hebben

Beoordeling

Onze score: 9,0/10 — Moneybird is onze topkeuze voor zzp'ers en freelancers in Nederland. De combinatie van gebruiksvriendelijkheid, complete btw-ondersteuning en een scherpe prijs maakt het de ideale instapoplossing. Als je als zelfstandige begint, is Moneybird vrijwel altijd de juiste keuze.

4. SAP Concur — Beste voor grote ondernemingen

Overzicht

SAP Concur is de wereldwijde marktleider in zakelijk reis- en onkostenbeheer. Met meer dan 100 miljoen gebruikers wereldwijd biedt het platform enterprise-grade functionaliteit voor het beheren van declaraties, reiskosten en facturen. In Nederland wordt SAP Concur vooral gebruikt door grote bedrijven en multinationals met kantoren in meerdere landen.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• ExpenseIt: AI-gestuurde bonherkenning die automatisch onkostendeclaraties aanmaakt van foto's van bonnetjes
• Reiskostenbeheer: Geïntegreerd boeken en declareren van zakenreizen, inclusief vluchten, hotels en autohuur
• Bedrijfskaartkoppeling: Automatische import van transacties van bedrijfscreditcards (Visa, Mastercard, AMEX)
• Beleidsnaleving: Automatische controle van declaraties tegen bedrijfsbeleid met real-time waarschuwingen
• Goedkeuringsworkflows: Complexe, meervoudige goedkeuringsstromen met delegatie en escalatie
• Multinationale ondersteuning: Ondersteuning voor meerdere valuta's, belastingregimes en talen
• Analytics: Uitgebreide dashboards en rapportages voor spend management

Prijzen

Maatwerk: reken op €15-€30 per gebruiker/maand plus implementatiekosten van €10.000-€50.000.

Voordelen

• Marktleidende functionaliteit voor grote organisaties
• Wereldwijde dekking met lokale compliance-ondersteuning
• Uitstekende integratie met SAP en andere ERP-systemen
• Nederlandse taalondersteuning in de interface
• Sterke analyticsmogelijkheden voor financieel management

Nadelen

• Hoge kosten en implementatietijd
• Overkill voor kleine bedrijven en zzp'ers
• Nederlandse btw-aangifte vereist aanvullende configuratie
• Interface kan gedateerd aanvoelen vergeleken met modernere tools
• Klantenservice primair in het Engels

Beoordeling

Onze score: 7,5/10 — SAP Concur is de juiste keuze voor grote Nederlandse ondernemingen en multinationals die een bewezen, schaalbare oplossing nodig hebben. Voor het MKB en zzp'ers zijn er betere en betaalbaarder alternatieven beschikbaar. De Nederlandse fiscale integratie is functioneel maar vereist maatwerkconfiguratie.

5. Expensify — Beste mobiele ervaring

Overzicht

Expensify heeft de manier waarop professionals hun onkosten beheren fundamenteel veranderd. Met de bekroonde mobiele app maak je simpelweg een foto van een bonnetje en laat de SmartScan-technologie de rest doen. Hoewel Expensify een Amerikaans bedrijf is, wordt het door steeds meer Nederlandse bedrijven gebruikt, vooral teams met internationale medewerkers.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• SmartScan: Marktleidende OCR die bonnetjes in elke taal en valuta uitleest, inclusief Nederlandse kassabonnen
• Automatische declaraties: Onkosten worden automatisch gegroepeerd in declaraties op basis van jouw regels
• Next-Day ACH: Snelle terugbetaling aan medewerkers (afhankelijk van bankland)
• Afstandsregistratie: GPS-tracking voor zakelijke kilometers met automatische berekening
• Integratiekoppelingen: Verbinding met QuickBooks, Xero, NetSuite en via Zapier met Exact en Twinfield
• Bedrijfskaarten: Expensify Card met automatische afstempeling van onkosten
• Workflows: Aanpasbare goedkeuringsketens en beleidsregels

Prijzen (in EUR, omgerekend)

Voordelen

• Beste mobiele app voor bonnetjes scannen
• Intuïtieve interface en sterke AI
• Scherpe prijzen voor kleine teams

Nadelen

• Geen Nederlandse taal of btw-aangifte
• Beperkte NL-boekhoudintegraties
• Klantenservice in het Engels

Beoordeling

Onze score: 7,0/10 — Expensify blinkt uit in mobiele gebruikservaring en is ideaal voor Nederlandse bedrijven met internationale teams. Echter, het gebrek aan Nederlandse taalondersteuning en btw-integratie maakt het minder geschikt als standalone oplossing voor de Nederlandse markt. Gebruik het in combinatie met een Nederlands boekhoudpakket.

6. Zoho Expense — Beste prijs-kwaliteitverhouding

Overzicht

Zoho Expense biedt uitstekend onkostenbeheer tegen de scherpste prijs in de markt. Als onderdeel van het uitgebreide Zoho-ecosysteem (met meer dan 55 applicaties) is het een krachtige oplossing voor bedrijven die al gebruikmaken van Zoho Books, Zoho CRM of andere Zoho-producten. De tool biedt verrassend veel functionaliteit voor de prijs.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Automatische bonherkenning: OCR-scanning van bonnetjes met ondersteuning voor Europese bonformaten
• Kilometerregistratie: GPS-gebaseerde tracking of handmatige invoer met instelbare km-tarieven
• Voorschotten: Beheer van reisvoorschotten met automatische verrekening
• Multi-valuta: Ondersteuning voor alle gangbare valuta's met automatische wisselkoersberekening
• Goedkeuringsworkflows: Meervoudige goedkeuringslagen met automatische doorstroom
• Rapportages: Uitgebreide analytische rapporten over uitgavenpatronen
• Zoho-integraties: Naadloze koppeling met Zoho Books, Zoho CRM, Zoho Projects en meer

Prijzen (in EUR, excl. btw)

Voordelen

• Vanaf €3/gebruiker — scherpste prijs
• Gratis voor maximaal 3 gebruikers
• Sterk binnen Zoho-ecosysteem

Nadelen

• Geen NL-taal, btw of Belastingdienst-koppeling
• OCR-kwaliteit voor NL bonnetjes gemiddeld

Beoordeling

Onze score: 7,0/10 — Zoho Expense is een uitstekende keuze voor prijsbewuste bedrijven die al in het Zoho-ecosysteem werken. De lage instapprijs en gratis versie maken het aantrekkelijk, maar het gebrek aan Nederlandse lokalisatie beperkt de bruikbaarheid voor de gemiddelde Nederlandse ondernemer.

7. Ramp — Beste voor geïntegreerd uitgavenbeheer

Overzicht

Ramp combineert bedrijfscreditcards met uitgavenbeheer in één platform. Het Amerikaanse bedrijf groeit razendsnel en wordt gewaardeerd om zijn focus op kostenbesparing. De software analyseert je uitgaven en doet actief suggesties om kosten te reduceren. Hoewel primair gericht op de Amerikaanse markt, is Ramp interessant voor Nederlandse bedrijven met Amerikaanse activiteiten.

Belangrijkste functies

• Geïntegreerde bedrijfskaarten: Fysieke en virtuele Visa-kaarten met real-time beheer
• Kostenbesparingsanalyse: AI zoekt actief naar besparingsmogelijkheden
• Automatische boeking: Machine learning categoriseert en boekt transacties
• Budgetbeheer: Real-time controle per afdeling of project

Prijzen

Ramp is gratis — het verdient aan interchange fees van de kaarten.

Voordelen

• Gratis basispakket
• Proactieve kostenbesparingsadviezen
• Moderne interface

Nadelen

• Amerikaans — kaarten niet beschikbaar in NL
• Geen btw, NL-taal of Europese compliance

Beoordeling

Onze score: 5,5/10 — Ramp is een innovatief platform, maar de focus op de Amerikaanse markt maakt het momenteel minder geschikt voor Nederlandse professionals. Interessant om in de gaten te houden voor de toekomst, maar voor nu zijn er betere Nederlandse alternatieven beschikbaar.

8. Fyle — Beste voor real-time creditcardafstemming

Overzicht

Fyle onderscheidt zich door real-time creditcardafstemming en een unieke aanpak van onkostenbeheer. In plaats van een aparte app te openen, kun je bonnetjes indienen via e-mail, sms of zelfs WhatsApp. De tool integreert naadloos met bestaande workflows en is bijzonder populair bij accountantskantoren.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Real-time kaartafstemming: Creditcardtransacties worden direct afgestemd met ingediende bonnetjes
• Multi-channel invoer: Dien bonnetjes in via app, e-mail, sms, Slack of WhatsApp
• Automatische categorisering: AI leert van je patronen en categoriseert onkosten automatisch
• Beleidsnaleving: Automatische controle van uitgaven tegen bedrijfsbeleid
• Rapportages: Gedetailleerde inzichten in uitgavenpatronen en trends
• Integraties: Directe koppelingen met QuickBooks, Xero, NetSuite en Sage

Prijzen (in EUR, omgerekend)

Voordelen

• Multi-channel invoer (WhatsApp, e-mail)
• Betaling per actieve gebruiker
• Sterke real-time kaartafstemming

Nadelen

• Geen NL-taal of btw-integratie
• Beperkte Europese bankondersteuning

Beoordeling

Onze score: 6,5/10 — Fyle biedt een innovatieve aanpak van onkostenbeheer, met name de multi-channel invoer via WhatsApp is een pluspunt voor Nederlandse gebruikers. Echter, het gebrek aan Nederlandse fiscale ondersteuning beperkt de standalone bruikbaarheid.

9. e-Boekhouden.nl — Beste startersaanbod

Overzicht

e-Boekhouden.nl is een van de bekendste namen in de Nederlandse online boekhoudmarkt, met name dankzij het genereuze startersaanbod van 15 maanden gratis. Het platform biedt complete boekhoudfunctionaliteit inclusief onkostenbeheer, btw-aangifte en facturatie tegen een scherpe prijs. Ideaal voor nieuwe zzp'ers die willen starten zonder direct te investeren.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Bonnen scannen: Upload bonnetjes via de app met automatische OCR-herkenning
• Bankimport: Automatische import van transacties van alle Nederlandse banken
• Btw-aangifte: Automatische btw-berekening en indiening bij de Belastingdienst
• IB-aangifte ondersteuning: Hulp bij het invullen van de inkomstenbelastingaangifte
• Facturatie: Professionele facturen versturen met automatische herinneringen
• Offertes: Offertes opstellen en opvolgen
• Rapportages: Winst-en-verliesrekening, balans en meer

Prijzen (in EUR, excl. btw)

Voordelen

• 15 maanden gratis voor starters — ongeëvenaard aanbod
• Scherpe prijs na de startersperiode
• Volledig Nederlandstalig met goede support
• Complete boekhoudfunctionaliteit voor de prijs
• Eenvoudig in gebruik voor beginners

Nadelen

• Interface oogt gedateerder dan bij Moneybird
• Minder innovatief qua nieuwe functies
• Beperkte schaalbaarheid voor groeiende bedrijven
• Minder uitgebreide app dan concurrenten
• Beperkte integratiemogelijkheden met externe tools

Beoordeling

Onze score: 7,5/10 — e-Boekhouden.nl is een solide keuze voor startende zzp'ers dankzij het onverslaanbare startersaanbod. De functionaliteit dekt alle basisbehoeften voor onkostenbeheer in Nederland. Na de startersperiode is het nog steeds betaalbaar, maar de interface en innovatie lopen achter op Moneybird.

10. Payhawk — Beste voor Europese bedrijven

Overzicht

Payhawk is een Europees platform dat bedrijfskaarten, onkostenbeheer en factuurbetaling combineert. Het Bulgaarse bedrijf heeft een sterke focus op de Europese markt en biedt functionaliteit die specifiek is afgestemd op Europese wet- en regelgeving, inclusief btw-verwerking en SEPA-betalingen. Payhawk groeit snel en is een serieus alternatief voor Amerikaanse spelers.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Europese bedrijfskaarten: Visa-kaarten (fysiek en virtueel) met real-time controle en limieten
• OCR voor Europese bonnen: Geoptimaliseerd voor Europese bonformaten en btw-uitleen
• Btw-herkenning: Automatische herkenning van btw-percentages in meerdere EU-landen
• SEPA-betalingen: Directe SEPA-overboekingen voor leveranciersbetalingen
• Multi-entiteit: Beheer meerdere bedrijven vanuit één dashboard
• ERP-integraties: Directe koppelingen met Exact, NetSuite, Xero, QuickBooks en meer
• Compliance: Ontworpen voor Europese regelgeving (GDPR, PSD2)

Prijzen

Maatwerk: vanaf €100-€200/maand voor een klein team.

Voordelen

• Europees platform, Exact Online-integratie
• Sterke btw-herkenning voor EU-landen
• GDPR-compliant, data in Europa

Nadelen

• Beperkte NL-taal, geen directe btw-aangifte
• Te duur voor zzp'ers

Beoordeling

Onze score: 7,0/10 — Payhawk is een veelbelovend Europees alternatief voor Ramp en Brex. De directe integratie met Exact Online en de focus op Europese compliance zijn grote pluspunten. Ideaal voor groeiende Europese bedrijven, maar de prijs maakt het minder geschikt voor kleine ondernemers en zzp'ers.

11. Navan — Beste voor zakenreizen

Overzicht

Navan (voorheen TripActions) combineert zakenreisboekingen met onkostenbeheer in één platform. Medewerkers boeken hun reizen — vluchten, hotels, autoverhuur — via Navan en de bijbehorende onkosten worden automatisch geregistreerd en gedeclareerd. Ideaal voor bedrijven waar zakenreizen een significant deel van de uitgaven vormen.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Geïntegreerd reizen en declareren: Reisboekingen genereren automatisch onkostendeclaraties
• Real-time reisbeleid: Automatische naleving van bedrijfsreisbeleid bij het boeken
• Navan Card: Bedrijfscreditcard met automatische onkostenverwerking
• Multi-valuta: Ondersteuning voor uitgaven in alle valuta's met automatische EUR-conversie
• 24/7 reisondersteuning: Live support bij wijzigingen en problemen

Prijzen

Maatwerk: verwacht €10-€25 per reiziger/maand.

Voordelen

• Naadloze reis + onkosten integratie
• Kostenbesparingen door slim reisbeleid

Nadelen

• Geen NL-taal of btw-functionaliteit
• Overkill zonder veel zakenreizen

Beoordeling

Onze score: 6,0/10 — Navan is de ideale oplossing als zakenreizen een significant onderdeel van je bedrijfsvoering vormen. De combinatie van reisboekingen en onkostenbeheer is uniek. Echter, voor de gemiddelde Nederlandse ondernemer die vooral lokale onkosten beheert, is het te veel van het goede.

12. MoneyMonk — Beste voor urenregistratie en projecten

Overzicht

MoneyMonk is een Nederlands boekhoudpakket dat zich specifiek richt op dienstverleners, consultants en freelancers die veel projectmatig werken. De combinatie van urenregistratie, projectbeheer en onkostenbeheer maakt het bijzonder geschikt voor professionals die hun kosten per project willen bijhouden.

Belangrijkste functies voor onkostenbeheer

• Projectgekoppelde onkosten: Koppel elke uitgave direct aan een project of klant
• Bonnetjes scannen: Mobiele OCR-scanning met automatische categorisering
• Urenregistratie: Geïntegreerde tijdregistratie met facturatie
• Btw-aangifte: Automatische btw-berekening en indiening via de Belastingdienst
• Bankkoppeling: Automatische import van transacties van Nederlandse banken
• Facturatie: Professionele facturen op basis van geregistreerde uren en onkosten
• Rapportages: Inzicht in winstgevendheid per project en klant

Prijzen (in EUR, excl. btw)

Voordelen

• Uitstekende combinatie van urenregistratie en onkostenbeheer
• Volledig Nederlandstalig met Nederlandse support
• Scherpe prijzen vergeleken met de functionaliteit
• Directe btw-aangifte bij de Belastingdienst
• 30 dagen gratis proberen

Nadelen

• Minder bekend dan Moneybird — kleinere community
• Interface kan druk overkomen
• Minder integratiemogelijkheden dan de grotere spelers
• Beperkte schaalbaarheid voor grotere bedrijven

Beoordeling

Onze score: 7,5/10 — MoneyMonk is een slimme keuze voor dienstverlenende zzp'ers en freelancers die hun uren en onkosten per project willen bijhouden. De combinatie van tijdregistratie en onkostenbeheer is sterker dan bij de meeste concurrenten. Een solide alternatief voor Moneybird, vooral als projectadministratie belangrijk voor je is.

Uitgebreide vergelijkingstabel

Hieronder vind je een gedetailleerde vergelijking van alle 12 oplossingen op de belangrijkste criteria:

Nederlandse fiscale vereisten voor onkostenbeheer

Bij het kiezen van onkostenbeheer software is het cruciaal om rekening te houden met de specifieke Nederlandse fiscale vereisten. Hier een overzicht van de belangrijkste regels die van invloed zijn op je softwarekeuze:

Bewaarplicht

De AWR verplicht 7 jaar bewaren van facturen, bankafschriften, bonnetjes en declaraties. Digitale opslag is toegestaan mits documenten ongewijzigd en toegankelijk blijven.

Btw-verplichtingen

Je moet regelmatig btw-aangifte doen bij de Belastingdienst. Goede software herkent automatisch btw-tarieven (0%, 9%, 21%), berekent voorbelasting, verwerkt EU-btw (verleggingsregeling) en genereert de aangifte in het juiste formaat.

Wet op de loonbelasting

Als je werknemers hebt (BV met personeel), moet je rekening houden met de Wet op de loonbelasting. Onkostendeclaraties van werknemers moeten voldoen aan de regels voor:

• Vaste onkostenvergoeding: Maximale bedragen per categorie zonder aanvullende specificatie
• Werkkostenregeling (WKR): Vrije ruimte van 1,92% over de eerste €400.000 fiscale loonsom (2024)
• Intermediaire kosten: Kosten die de werknemer voorlegt namens de werkgever
• Gerichte vrijstellingen: Specifieke onkostenvergoedingen die buiten de WKR vallen (reiskosten, studiekosten, etc.)

E-factuur verplichtingen

De e-factuur wordt steeds belangrijker in Nederland. De overheid ontvangt al verplicht e-facturen via Peppol, en het is een kwestie van tijd voordat dit ook voor B2B-transacties verplicht wordt. Kies software die:

• UBL 2.0 en Peppol standaarden ondersteunt
• E-facturen kan verzenden en ontvangen
• Automatisch de juiste btw-codes toepast bij e-facturen

Kilometervergoeding

In 2024 geldt een belastingvrije vergoeding van €0,23/km. Kies software met GPS-tracking, instelbare km-tarieven en rittenadministratie.

Hoe kies je de juiste onkostenbeheer software?

De beste software hangt af van je specifieke situatie. Hier is een beslisboom om je te helpen bij de keuze:

Voor zzp'ers en freelancers

Als je als zzp'er of freelancer werkt met een eenmanszaak of VOF, zijn dit je beste opties:

• Topkeuze: Moneybird — De meest gebruiksvriendelijke optie met uitstekende btw-ondersteuning en een gratis proefperiode
• Budget-optie: e-Boekhouden.nl — 15 maanden gratis, ideaal om mee te starten
• Projectgericht: MoneyMonk — Beste keuze als je veel projectmatig werkt en uren registreert

Voor BV's en MKB

Als je een BV runt of een middelgroot bedrijf hebt met medewerkers:

• Topkeuze: Exact Online — Complete ERP-oplossing met sterke onkostenbeheermodule
• Met accountant: Twinfield — Ideaal als je nauw samenwerkt met een accountant
• Europees: Payhawk — Voor BV's met veel Europese transacties en behoefte aan bedrijfskaarten

Voor grote ondernemingen

SAP Concur voor complexe multinationals; Navan als reizen een groot deel vormt. Internationale teams: Expensify (beste mobiel) of Zoho Expense (scherpste prijs).

Implementatietips voor onkostenbeheer software

Een succesvolle implementatie begint met een goede voorbereiding. De vijf stappen: (1) inventariseer je huidige declaratieproces en -volume, (2) stel duidelijk onkostenbeleid op met maximumbedragen en goedkeuringsregels, (3) configureer de software met de juiste btw-tarieven (0%, 9%, 21%) en kostencategorieën, (4) train je team met een korte introductie en quick-start handleiding, en (5) evalueer na 3 maanden op basis van gebruikersfeedback.

Veelgestelde vragen over onkostenbeheer software

Wat is onkostenbeheer software?

Digitale tool waarmee je zakelijke uitgaven registreert, categoriseert en verwerkt. Vervangt papieren bonnetjes en Excel met OCR-scanning, AI-categorisering en boekhoudintegratie.

Is onkostenbeheer software verplicht in Nederland?

Nee, het gebruik van specifieke software is niet verplicht. Wel ben je als ondernemer verplicht om een deugdelijke administratie te voeren en bonnetjes minimaal 7 jaar te bewaren (Algemene wet inzake rijksbelastingen). Digitale opslag via onkostenbeheer software wordt door de Belastingdienst geaccepteerd en is zelfs aanbevolen boven papieren administratie.

Kan ik btw terugvragen op mijn onkosten?

Ja, als btw-plichtige ondernemer kun je de btw op zakelijke onkosten (voorbelasting) aftrekken via je btw-aangifte. Voorwaarden zijn dat je een correct opgemaakte factuur of bon hebt, de kosten zakelijk zijn, en je de kosten kunt aantonen. Let op: voor sommige categorieën gelden beperkingen (bijvoorbeeld maximaal 80% aftrek voor zakelijke maaltijden, geen btw-aftrek op representatiekosten boven een bepaald bedrag).

Welke onkostenbeheer software is het beste voor zzp'ers?

Voor de meeste zzp'ers in Nederland is Moneybird de beste keuze. Het combineert gebruiksvriendelijkheid met complete btw-ondersteuning, is volledig Nederlandstalig, en heeft een scherpe prijs. Als je net begint en nog geen budget hebt, is e-Boekhouden.nl met 15 maanden gratis een uitstekend alternatief. Werk je veel projectmatig? Dan is MoneyMonk het overwegen waard.

Hoe werkt OCR bij het scannen van bonnetjes?

OCR (Optical Character Recognition) herkent tekst in afbeeldingen. Je maakt een foto van een bonnetje en de software leest automatisch bedrag, datum, btw en leverancier uit. Moderne systemen gebruiken AI en leren van je correcties. Expensify's SmartScan en Exact's Scan & Herken scoren het hoogst in onze tests.

Kan ik internationale onkosten declareren?

Ja, de meeste onkostenbeheer software ondersteunt uitgaven in buitenlandse valuta. De software rekent het bedrag automatisch om naar euro's op basis van de wisselkoers op de transactiedatum. Voor btw-doeleinden moet je rekening houden met de verleggingsregeling bij EU-aankopen en de btw-regels voor aankopen buiten de EU. Nederlandse pakketten zoals Exact Online, Twinfield en Moneybird verwerken dit automatisch correct.

Wat kost het gemiddeld?

Zzp'er: €0-€15/maand. MKB: €39-€129/maand. Enterprise: €15-€30 per gebruiker/maand plus implementatie. Alle prijzen excl. btw.

Hoe integreer ik met mijn boekhouding?

De meeste tools bieden API-koppelingen met boekhoudpakketten. Kies bij voorkeur een oplossing die native integreert met Exact Online, Twinfield of Moneybird. Internationale tools koppel je via Zapier of Make.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

De WKR regelt onbelaste vergoedingen aan werknemers. In 2024: 1,92% vrije ruimte over de eerste €400.000 loonsom, 1,18% daarboven. Daarboven betaalt de werkgever 80% eindheffing. Onkostenbeheer software voor BV's moet hiermee rekening houden.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur in gestructureerd digitaal formaat (UBL/Peppol) — geen PDF per e-mail. Al verplicht voor de Rijksoverheid, binnenkort ook voor B2B. Kies software die e-factuurstandaarden ondersteunt.

Conclusie: De beste onkostenbeheer software voor jouw situatie

Na uitgebreid onderzoek en vergelijking van 12 onkostenbeheer software oplossingen, is onze conclusie helder: de beste keuze hangt af van je specifieke behoeften en bedrijfsvorm.

Onze topkeuzes per categorie

Laatste advies

Begin vandaag met digitaliseren. Test gratis: Moneybird (60 dagen) of e-Boekhouden.nl (15 maanden). Overleg altijd met je boekhouder voordat je overstapt — zij zorgen dat je btw-aangifte correct blijft.

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt in 2024. Prijzen en functies kunnen inmiddels gewijzigd zijn. Controleer altijd de website van de aanbieder voor de meest actuele informatie. Alle genoemde prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.