12 beste programvarer for utgiftshåndtering for næringsdrivende i 2024

Effektiv utgiftshåndtering er avgjørende for alle norske næringsdrivende – enten du driver et enkeltpersonforetak (ENK), et aksjeselskap (AS) eller jobber som selvstendig næringsdrivende. Med strenge krav fra Skatteetaten, bokføringsloven og obligatorisk SAF-T-rapportering, trenger du programvare som forenkler hverdagen og sikrer at du alltid er i samsvar med norske lover og regler.

I denne guiden sammenligner vi de 12 beste programvarene for utgiftshåndtering i 2024, med spesiell vekt på løsninger som fungerer godt i det norske markedet. Vi dekker alt fra kvitteringsscanning og reiseregninger til mva-rapportering og SAF-T-eksport.

Hvorfor trenger du programvare for utgiftshåndtering?

For norske næringsdrivende er manuell utgiftshåndtering med regneark og papirkvitteringer ikke bare tidkrevende – det er risikabelt. Bokføringsloven stiller strenge krav til dokumentasjon, oppbevaring og sporbarhet av alle forretningstransaksjoner. En moderne programvare for utgiftshåndtering hjelper deg med å:

• Spare tid: Automatisert kvitteringsscanning og kategorisering erstatter manuelt arbeid. De fleste brukere rapporterer at de sparer 5–10 timer per måned.
• Sikre etterlevelse: Automatisk mva-beregning (merverdiavgift) og SAF-T-kompatibel eksport gjør det enklere å oppfylle kravene fra Skatteetaten.
• Redusere feil: Automatiserte prosesser reduserer risikoen for feilføringer som kan føre til tilleggsskatt eller bøter.
• Få oversikt i sanntid: Se alle utgifter, reiseregninger og utlegg samlet på ett sted – med oppdaterte tall i NOK.
• Forenkle samarbeid: Del utgiftsrapporter med regnskapsfører, revisor eller styremedlemmer med noen få klikk.

Ifølge en undersøkelse fra Regnskap Norge bruker norske småbedrifter i gjennomsnitt 15 timer per måned på manuell bokføring og utgiftshåndtering. Med riktig programvare kan dette reduseres til under 5 timer.

Norske krav til utgiftshåndtering

Før vi ser på de enkelte løsningene, er det viktig å forstå hvilke krav som gjelder i Norge. Uansett hvilken programvare du velger, må den oppfylle disse grunnleggende kravene:

Bokføringsloven og dokumentasjonskrav

Ifølge bokføringsloven (lov om bokføring) skal alle regnskapspliktige virksomheter i Norge dokumentere og oppbevare alle transaksjoner i minst 5 år. Dette inkluderer kvitteringer, fakturaer, reiseregninger og andre bilag. Programvaren du velger bør tilby:

• Digital lagring av originale kvitteringer og bilag
• Automatisk nummerering og sporbarhet
• Sikker oppbevaring i minimum 5 år (i samsvar med bokføringsloven § 13)
• Mulighet for eksport til regnskapssystem

SAF-T (Standard Audit File for Tax)

Siden 2020 har alle bokføringspliktige virksomheter i Norge vært pålagt å kunne levere SAF-T-filer til Skatteetaten ved forespørsel. SAF-T er et standardisert XML-format som gjør det mulig for myndighetene å gjennomføre effektive bokettersyn digitalt. Din programvare for utgiftshåndtering bør enten:

• Generere SAF-T-filer direkte, eller
• Eksportere data til et regnskapssystem (som Tripletex, Visma eller Fiken) som støtter SAF-T

Mva-rapportering (merverdiavgift)

Virksomheter registrert i Merverdiavgiftsregisteret må rapportere mva til Skatteetaten via mva-meldingen (tidligere omsetningsoppgaven). Normal mva-sats i Norge er 25 %, med reduserte satser på 15 % (mat og drikke) og 12 % (transport, overnatting, kino m.m.). Programvaren bør automatisk:

• Gjenkjenne riktig mva-sats basert på utgiftstype
• Skille mellom fradragsberettiget og ikke-fradragsberettiget mva
• Generere mva-rapporter som kan brukes direkte i mva-meldingen

Reiseregninger og diettgodtgjørelse

Norske regler for reiseregninger er spesifikke og krever nøyaktig dokumentasjon. Statens satser for diett og bilgodtgjørelse oppdateres årlig. For 2024 gjelder blant annet:

• Kilometergodtgjørelse: 3,50 NOK per km (inntil 10 000 km per år)
• Diettgodtgjørelse ved reiser over 6 timer: Varierer etter reisens varighet og om overnatting er inkludert
• Nattillegg: Dokumenterte utgifter eller Statens satser

En god programvare for utgiftshåndtering bør ha innebygd støtte for norske reiseregninger, med automatisk beregning basert på gjeldende satser.

EHF (Elektronisk Handelsformat)

For virksomheter som handler med offentlig sektor, er EHF-faktura (elektronisk handelsformat) obligatorisk. Mange programvarer tilbyr nå støtte for sending og mottak av EHF-fakturaer, noe som forenkler hele fakturaflyten.

1. Tripletex – Best for norske mellomstore bedrifter

Tripletex er Norges mest brukte skybaserte regnskapsprogram, med over 100 000 bedriftskunder. Programmet er utviklet spesifikt for det norske markedet og tilbyr en komplett løsning for regnskap, lønn, fakturering og utgiftshåndtering.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Reiseregningsmodul: Dedikert modul for oppretting og godkjenning av reiseregninger, med støtte for Statens satser for diett og kilometergodtgjørelse.
• Kvitteringsscanning: Ta bilde av kvitteringer med mobilappen – opplysningene leses automatisk inn (OCR-teknologi).
• Utleggshåndtering: Ansatte kan registrere utlegg direkte i appen, som deretter godkjennes av leder og behandles i lønnskjøringen.
• Automatisk mva-beregning: Systemet gjenkjenner mva-sats basert på leverandør og utgiftstype.
• SAF-T-eksport: Full støtte for generering av SAF-T-filer direkte fra systemet.
• Bankintegrasjon: Koble til over 130 norske banker for automatisk bankavstemming.
• Prosjektstyring: Knytt utgifter til prosjekter for bedre oversikt og fakturering.
• API og integrasjoner: Åpent API med over 200 integrasjoner, inkludert løsninger for kvitteringsscanning som Travis og EZ Receipt.

Priser (2024)

Alle priser er eks. mva. 14 dagers gratis prøveperiode. 12 måneders bindingstid.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Utviklet for det norske markedet – full støtte for norske regler og krav
• Komplett løsning: regnskap, lønn, fakturering og utgiftshåndtering i ett system
• SAF-T-eksport innebygd
• Over 200 integrasjoner via åpent API
• Bankintegrasjon med 130+ norske banker
• Dedikert reiseregningsmodul med norske satser

Ulemper:

• Mobilappen har begrenset funksjonalitet sammenlignet med nettversjonen
• Bilagsbegrensninger på Start- og Standard-pakkene
• 12 måneders bindingstid kan være en barriere for nystartede bedrifter
• OCR-kvaliteten på kvitteringsscanning kan forbedres – mange bruker tredjepartsløsninger
• Grensesnittet kan oppleves som komplekst for nybegynnere

Hvem passer Tripletex for?

Tripletex er ideelt for mellomstore norske bedrifter (AS) som trenger en komplett løsning for regnskap og utgiftshåndtering. Det er spesielt godt egnet for bedrifter med ansatte som har behov for reiseregninger og utleggshåndtering. Programmet er også populært blant regnskapsførere som betjener flere kunder.

2. Visma eAccounting – Best for vekstbedrifter

Visma eAccounting (tidligere Visma eEkonomi) er en del av Visma-konsernet, Nordens ledende leverandør av forretningsprogramvare. Løsningen er skybasert og tilpasset norske, svenske og finske bedrifter.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Kvitteringsscanning med AI: Last opp kvitteringer via mobilappen – Visma bruker maskinlæring for å lese og kategorisere beløp, dato og leverandør automatisk.
• Automatisk bankavstemming: Koble bankkontoen din og få automatiske forslag til avstemming av utgifter.
• EHF-faktura: Send og motta elektroniske fakturaer i EHF-format – obligatorisk for handel med offentlig sektor.
• Mva-rapportering: Automatisk beregning og generering av mva-melding for innsending til Skatteetaten via Altinn.
• SAF-T-eksport: Generer SAF-T-filer direkte fra systemet.
• Lønnsmodul: Integrert lønnskjøring med automatisk beregning av skatt, arbeidsgiveravgift og feriepenger.
• Dashboard og rapportering: Oversiktlig dashboard med nøkkeltall, resultatregnskap og balanse i sanntid.

Priser (2024)

Alle priser er eks. mva. Merk: 3 NOK per EHF-faktura/bilag på noen pakker. Tillegg for ekstra brukere.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Del av Visma-økosystemet – integrerer sømløst med andre Visma-produkter
• Brukervennlig grensesnitt med moderne design
• God AI-basert kvitteringsscanning
• Komplett lønnsmodul inkludert i høyere pakker
• EHF-faktura og SAF-T innebygd
• Sterk kundesupport på norsk

Ulemper:

• Transaksjonskostnader (3 NOK per bilag/EHF) kan bli dyrt for bedrifter med mange transaksjoner
• Begrenset antall bilag i lavere pakker
• Reiseregningsfunksjonen er ikke like avansert som Tripletex
• API-tilgang kun i Pro-pakken
• Ikke like godt egnet for komplekse konsernstrukturer

Hvem passer Visma eAccounting for?

Visma eAccounting er et godt valg for vekstbedrifter som trenger en helhetlig løsning for regnskap og utgiftshåndtering. Det er spesielt attraktivt for bedrifter som allerede bruker andre Visma-produkter (som Visma.net, Visma Lønn eller Visma HRM) og ønsker en integrert løsning.

3. Fiken – Best for enkeltpersonforetak

Fiken har blitt en favoritt blant norske gründere og selvstendig næringsdrivende, med et intuitivt grensesnitt og en transparent prismodell. Fiken er 100 % norskutviklet og fokuserer på å gjøre regnskap og utgiftshåndtering enkelt for ikke-regnskapsfolk.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Smarte fradragsforslag: Fiken analyserer utgiftene dine og foreslår relevante fradrag – for eksempel reiseutgifter, kontorrekvisita og representasjon.
• Enkel kvitteringsregistrering: Ta bilde av kvitteringen med mobilappen, og Fiken hjelper deg med å kategorisere og bokføre den.
• Bankintegrasjon: Automatisk import av banktransaksjoner fra de fleste norske banker.
• Ubegrenset fakturering: Send så mange fakturaer du vil uten ekstra kostnad.
• Ubegrenset antall bilag: Ingen begrensning på antall kvitteringer og bilag – i motsetning til flere konkurrenter.
• Mva-rapportering: Automatisk generering av mva-melding basert på bokførte transaksjoner.
• SAF-T-støtte: Full støtte for SAF-T-eksport.
• API-integrasjon: Åpent API for integrasjon med andre systemer og tredjepartsapper.

Priser (2024)

Alle priser er eks. mva. 30 dagers gratis prøveperiode. Ingen bindingstid.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Ekstremt brukervennlig – designet for folk uten regnskapsbakgrunn
• Ubegrenset antall bilag og fakturaer i alle pakker
• Ingen bindingstid – du kan avslutte når som helst
• Smarte fradragsforslag som hjelper deg å spare skatt
• Transparent prising uten skjulte kostnader
• 30 dagers gratis prøveperiode
• Utmerket kundesupport på norsk

Ulemper:

• Mangler dedikert reiseregningsmodul med Statens satser
• Ikke like egnet for store bedrifter med komplekse behov
• Begrenset antall ansatte i lønnsmodulen (Start-pakken har ingen lønn)
• Færre integrasjoner sammenlignet med Tripletex
• Mangler konsernregnskap og avansert prosjektstyring

Hvem passer Fiken for?

Fiken er det opplagte valget for enkeltpersonforetak, frilansere og selvstendig næringsdrivende som ønsker en enkel og rimelig løsning for regnskap og utgiftshåndtering. Det er også et godt alternativ for små AS med inntil 5 ansatte.

4. Expensify – Best for automatisert kvitteringsscanning

Expensify er en av verdens mest populære apper for utgiftshåndtering, kjent for sin kraftige OCR-teknologi (SmartScan) som automatisk leser kvitteringer med høy nøyaktighet. Selv om Expensify er et internasjonalt produkt, støtter det NOK og kan brukes av norske bedrifter som supplement til et norsk regnskapssystem.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• SmartScan: Markedsledende OCR-teknologi som leser kvitteringer på sekunder – støtter norske kvitteringer og NOK.
• Automatiske utgiftsrapporter: Kvitteringer samles automatisk i rapporter basert på regler du definerer.
• Godkjenningsflyt: Sett opp godkjenningskjeder for utgifter – leder godkjenner, økonomiavdelingen behandler.
• Kredittkortintegrasjon: Koble til bedriftskredittkort for automatisk import av transaksjoner.
• Kilometeravstand: GPS-basert sporing av kjørte kilometer – brukbar for norske formål, men bruker ikke Statens satser automatisk.
• Reiseintegrasjoner: Integrerer med reisebyrå-systemer og hotellbookinger.
• Eksport til regnskapssystem: Støtter eksport til Xero, QuickBooks, NetSuite og andre – krever manuell konfigurasjon for norske systemer.

Priser (2024)

Priser oppgis i USD og konverteres til omtrentlige NOK-beløp. Faktisk pris avhenger av valutakurs.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Markedsledende kvitteringsscanning (SmartScan) med svært høy nøyaktighet
• Brukervennlig mobilapp tilgjengelig for iOS og Android
• Gratis plan for enkeltpersoner
• Sterke godkjenningsflyter og policyregler
• Støtter NOK og flervalguta

Ulemper:

• Ikke utviklet for norsk marked – mangler SAF-T, EHF og norske mva-satser
• Ingen innebygd reiseregning med norske satser
• Krever et norsk regnskapssystem for full bokføring og mva-rapportering
• Kundesupport kun på engelsk
• Priser i USD – kan svinge med valutakursen

Hvem passer Expensify for?

Expensify er et utmerket supplement til et norsk regnskapssystem for bedrifter som trenger kraftig kvitteringsscanning og utgiftsrapportering. Det passer spesielt godt for norske bedrifter med internasjonale ansatte eller reisevirksomhet.

5. SAP Concur – Best for store konsern

SAP Concur er den globale lederen innen reise- og utgiftshåndtering for store virksomheter. Løsningen brukes av mange av verdens største selskaper og tilbyr avanserte funksjoner for compliance, godkjenning og rapportering.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Komplett reise- og utgiftsplattform: Håndterer alt fra reisebestilling og godkjenning til kvitteringsscanning og utbetaling.
• Avansert policyhåndhevelse: Definer detaljerte regler for utgifter, reiser og godkjenning – systemet håndhever automatisk.
• Global compliance: Innebygd støtte for skatte- og mva-regler i over 100 land, inkludert norsk mva.
• Integrert reisebestilling: Bestill fly, hotell og transport direkte i systemet – utgifter kobles automatisk.
• Avansert rapportering: Omfattende analyseverktøy for å identifisere utgiftstrender og innsparingsmuligheter.
• ERP-integrasjon: Sømløs integrasjon med SAP ERP, men også med andre ERP-systemer.
• Mobilapp: Komplett mobilapp for kvitteringsscanning, godkjenning og rapportering underveis.

Priser (2024)

SAP Concur tilbyr skreddersydde prismodeller basert på bedriftens størrelse og behov. Typiske investeringer for norske virksomheter:

• Expense: Fra ca. 80 NOK per bruker/mnd (for utgiftshåndtering alene)
• Travel + Expense: Fra ca. 200 NOK per bruker/mnd
• Full plattform: Tilpasset pris – kontakt SAP direkte for tilbud

Implementeringskostnader og opplæring kommer i tillegg. Minimumsavtale typisk 12–36 måneder.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Markedsledende for store virksomheter med global virksomhet
• Avansert policyhåndhevelse og compliance-funksjoner
• Integrert reisebestilling og utgiftshåndtering
• Støtter norsk mva og mange internasjonale skatteregler
• Skalerbart for tusenvis av brukere

Ulemper:

• Høy pris og kompleks implementering – ikke egnet for små bedrifter
• Brukere rapporterer at grensesnittet kan oppleves som gammeldags
• Lang implementeringstid (typisk 3–6 måneder)
• Begrenset SAF-T-støtte – krever ofte tilpasning for norske krav
• Kundesupport kan være treg for mindre kunder

Hvem passer SAP Concur for?

SAP Concur er det rette valget for store norske konsern og internasjonale selskaper med hundrevis eller tusenvis av ansatte som har behov for avansert reise- og utgiftshåndtering med streng policykontroll.

6. Zoho Expense – Best pris-ytelse-forhold

Zoho Expense er en del av Zoho-suiten med over 50 forretningsapplikasjoner. Løsningen tilbyr solid utgiftshåndtering til en svært konkurransedyktig pris, og er spesielt attraktiv for bedrifter som allerede bruker andre Zoho-produkter.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Kvitteringsscanning: OCR-basert scanning av kvitteringer med støtte for flere valutaer, inkludert NOK.
• Automatisk kategorisering: AI-drevet kategorisering av utgifter basert på historikk og regler.
• Godkjenningsflyt: Tilpassbare godkjenningskjeder med flere nivåer.
• Kredittkortavstemming: Importer transaksjoner fra bedriftskredittkort og match mot kvitteringer.
• Tilpassbare rapporter: Bygg skreddersydde utgiftsrapporter med filtrering og gruppering.
• Flervalgutastøtte: Håndter utgifter i flere valutaer med automatisk konvertering til NOK.
• Integrasjoner: Sømløs integrasjon med Zoho Books, Zoho CRM og andre Zoho-produkter, samt Xero og QuickBooks.

Priser (2024)

Priser oppgis i USD. NOK-beløp er omtrentlige basert på gjeldende valutakurs.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Svært rimelig – blant de billigste løsningene på markedet
• Gratis plan for inntil 3 brukere
• God integrasjon med Zoho-økosystemet
• Brukervennlig grensesnitt
• Flervalgutastøtte med NOK

Ulemper:

• Ikke tilpasset norsk marked – mangler SAF-T, EHF og norske mva-satser
• Ingen innebygd reiseregning med norske satser
• Begrenset integrasjon med norske regnskapssystemer
• Kundesupport på engelsk
• Kan være begrenset for komplekse globale operasjoner

Hvem passer Zoho Expense for?

Zoho Expense er ideelt for prisbevisste bedrifter som søker solid utgiftshåndtering uten å bruke store summer. Det er spesielt attraktivt for bedrifter som allerede er i Zoho-økosystemet og som bruker et norsk regnskapssystem for bokføring og mva.

7. Ramp – Best for kostnadskontroll

Ramp er en amerikansk fintech-plattform som kombinerer bedriftskort, utgiftshåndtering og leverandørbetalinger i en helhetlig løsning. Ramp har fått mye oppmerksomhet for sin fokus på å hjelpe bedrifter med å redusere utgifter, ikke bare administrere dem.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Bedriftskort med innebygde kontroller: Sett forbruksgrenser, kategoribegrensninger og godkjenningskrav direkte på kortnivå.
• AI-drevet innsikt: Ramp analyserer utgiftsmønstre og foreslår konkrete besparelser – for eksempel dupliserte abonnementer eller bedre leverandøravtaler.
• Automatisk kvitteringsmatch: Kvitteringer matches automatisk med korttransaksjoner.
• Leverandørbetalinger: Betal leverandører direkte fra plattformen med automatisert fakturahåndtering.
• Sanntidsrapportering: Se alle utgifter i sanntid med detaljerte dashboards og analyseverktøy.
• Integrasjoner: Over 1 000 integrasjoner, inkludert Xero, QuickBooks, NetSuite og Sage.

Priser (2024)

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Gratis grunnpakke med bedriftskort og utgiftshåndtering
• AI-drevet kostnadsreduksjon – hjelper aktivt med å spare penger
• Sanntidskontroller på kortnivå
• Intuitivt grensesnitt med høy brukertilfredshet
• Over 1 000 integrasjoner

Ulemper:

• Kun tilgjengelig for amerikanske selskaper (krever US-registrering)
• Ingen støtte for norsk mva, SAF-T eller EHF
• Bedriftskortene fungerer kun i USA
• Alle priser og transaksjoner i USD

Hvem passer Ramp for?

Ramp er primært for amerikanske selskaper, men kan være relevant for norske bedrifter med datterselskaper i USA. For rene norske virksomheter anbefales Tripletex, Visma eller Pleo som alternativ.

8. Pleo – Best for europeiske team

Pleo er en dansk-utviklet plattform for bedriftskort og utgiftshåndtering som har vokst raskt i Europa, inkludert Norge. Pleo tilbyr fysiske og virtuelle Visa-bedriftskort kombinert med en brukervennlig app for utgiftsregistrering.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Smarte bedriftskort: Fysiske og virtuelle Visa-kort med individuelt tilpassbare forbruksgrenser.
• Automatisk kvitteringsscanning: Ta bilde av kvitteringen – Pleo matcher den automatisk med korttransaksjonen.
• Mva-gjenkjenning: Automatisk gjenkjenning av mva-beløp på europeiske kvitteringer.
• Abonnementsstyring: Oversikt over alle abonnementer med varsler om prisendringer eller fornyelser.
• Refusjon: Ansatte kan be om refusjon for private utlegg direkte i appen.
• Integrasjoner: Integrerer med norske regnskapssystemer som Tripletex og Visma, samt Xero og QuickBooks.
• Budsjetter: Opprett budsjetter for avdelinger, prosjekter eller ansatte med automatiske varsler.

Priser (2024)

Priser oppgis i EUR. NOK-beløp er omtrentlige.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Utviklet i Norden – forstår europeisk og nordisk forretningskultur
• Integrerer med norske regnskapssystemer (Tripletex, Visma)
• Brukervennlig app med høy brukertilfredshet
• Automatisk mva-gjenkjenning for europeiske kvitteringer
• Gratis startpakke for små team
• Fysiske og virtuelle kort i én løsning

Ulemper:

• Ingen dedikert reiseregningsmodul med norske satser
• Begrenset SAF-T-støtte – avhengig av integrasjon med regnskapssystemet
• Transaksjonskostnader for utenlandsbruk
• Gratis pakken er begrenset til 5 brukere

Hvem passer Pleo for?

Pleo er ideelt for norske team som ønsker smarte bedriftskort med integrert utgiftshåndtering. Det er spesielt godt egnet for bedrifter med 5–100 ansatte som bruker Tripletex eller Visma som regnskapssystem.

9. Rydoo – Best for reiseregninger

Rydoo er en belgisk-utviklet plattform som spesialiserer seg på reise- og utgiftshåndtering for europeiske bedrifter. Løsningen er kjent for sin sterke funksjonalitet rundt reiseregninger og per diem-beregninger.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Avansert reisehåndtering: Komplett løsning for reiseutgifter med automatisk beregning av diettgodtgjørelse basert på landsspesifikke satser.
• Per diem-beregning: Innebygd støtte for dagdiett-satser i over 200 land – kan konfigureres med norske satser.
• Kvitteringsscanning: OCR-basert scanning med høy nøyaktighet for europeiske kvitteringer.
• Kilometergodtgjørelse: GPS-basert kjøreregistrering med tilpassbare kilometersatser.
• Godkjenningsflyt: Fleksible godkjenningskjeder med mulighet for delegering og eskalering.
• Mva-gjenkjenning: Automatisk gjenkjenning av mva-satser på europeiske kvitteringer.
• Integrasjoner: Støtter integrasjon med SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og flere ERP-systemer.

Priser (2024)

Priser oppgis i EUR. NOK-beløp er omtrentlige.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Spesialisert på reise- og utgiftshåndtering – svært sterk på dette området
• Per diem-beregning for over 200 land, tilpassbar til norske satser
• God mva-gjenkjenning for europeiske kvitteringer
• Brukervennlig mobilapp
• Integrerer med store ERP-systemer

Ulemper:

• Ikke utviklet for norsk marked – mangler SAF-T og EHF
• Norske diett- og kjøresatser må konfigureres manuelt
• Dyrere enn norske alternativer som Fiken
• Begrenset integrasjon med norske regnskapssystemer
• Kundesupport primært på engelsk

Hvem passer Rydoo for?

Rydoo er et godt valg for reiseintensive norske bedrifter med ansatte som reiser mye i Europa og verden. Det kan brukes som supplement til et norsk regnskapssystem for avansert reise- og utgiftshåndtering.

10. Payhawk – Best for internasjonale selskaper

Payhawk er en europeisk plattform for utgiftshåndtering som kombinerer bedriftskort, leverandørbetalinger og utgiftsrapportering i én løsning. Payhawk har vokst raskt og betjener bedrifter i over 32 europeiske land.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Visa-bedriftskort: Fysiske og virtuelle kort med innebygde forbrukskontroller og automatisk kategorisering.
• Leverandørbetalinger: Betal leverandører i flere valutaer direkte fra plattformen med automatisk bankoverføring.
• OCR og AI-kvitteringsscanning: Avansert gjenkjenning av kvitteringer med automatisk utfylling av felt.
• Mva-gjenvinning: Automatisert prosess for mva-gjenvinning på tvers av europeiske land.
• Flervalgutastøtte: Håndter utgifter i over 50 valutaer med automatisk konvertering.
• ERP-integrasjon: Sømløs integrasjon med NetSuite, Xero, QuickBooks, Exact og andre.
• Budsjett- og policystyring: Avanserte verktøy for budsjettoppfølging og policyhåndhevelse.

Priser (2024)

Payhawk tilbyr skreddersydde priser basert på antall brukere og behov. Typisk prisramme:

• Starter: Fra ca. 300 NOK per mnd (flat) for små team
• Growth: Fra ca. 130 NOK per bruker/mnd
• Enterprise: Tilpasset pris – kontakt Payhawk for tilbud

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Europeisk plattform med god forståelse for europeisk forretningskultur og mva-regler
• Komplett løsning: kort, utgifter, leverandørbetalinger
• Støtter over 50 valutaer inkludert NOK
• Automatisert mva-gjenvinning
• God ERP-integrasjon

Ulemper:

• Ikke spesifikt tilpasset norske krav (SAF-T, EHF)
• Begrenset integrasjon med norske regnskapssystemer som Tripletex og Fiken
• Relativt høy pris sammenlignet med norske alternativer
• Ingen norskspråklig kundesupport

Hvem passer Payhawk for?

Payhawk er ideelt for norske selskaper med internasjonal virksomhet som trenger en europeisk plattform for utgiftshåndtering, bedriftskort og leverandørbetalinger i flere valutaer.

11. Spendesk – Best for innkjøpskontroll

Spendesk er en fransk plattform for utgiftshåndtering som fokuserer på å gi finansavdelinger full kontroll over alle virksomhetens utgifter – fra bedriftskort og fakturabetaling til godkjenning og rapportering.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• Innkjøpsgodkjenning: Ansatte sender innkjøpsforespørsler – ledere godkjenner digitalt før kjøp gjennomføres.
• Virtuelle og fysiske kort: Opprett engangskort eller faste kort med tilpassbare grenser for hvert kjøp.
• Fakturahåndtering: Motta, godkjenn og betal leverandørfakturaer i én flyt.
• Automatisert bokføring: Utgifter bokføres automatisk med riktig konto og mva-kode.
• Budsjettstyring: Sett budsjetter per avdeling, team eller prosjekt med sanntidsoppfølging.
• Compliance-rapporter: Ferdiglagde rapporter for revisjon og internkontroll.

Priser (2024)

Spendesk oppgir ikke faste priser – kontakt dem for et tilpasset tilbud.

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Sterk fokus på innkjøpskontroll og godkjenning
• Virtuelle engangskort gir ekstra sikkerhet for netthandel
• Komplett fakturahåndtering integrert i plattformen
• God budsjettstyring og compliance-rapportering
• Europeisk plattform med mva-støtte

Ulemper:

• Ingen norskspråklig versjon eller support
• Ikke tilpasset norske krav (SAF-T, EHF)
• Prismodellen er ikke transparent – krever kontakt med salg
• Begrenset integrasjon med norske regnskapssystemer
• Kan oppleves som overkill for små bedrifter

Hvem passer Spendesk for?

Spendesk passer for mellomstore til store norske bedrifter som ønsker streng innkjøpskontroll og godkjenningsflyter, og som er villige til å bruke en internasjonal plattform i kombinasjon med et norsk regnskapssystem.

12. Brex – Best for teknologiselskaper

Brex er en amerikansk fintech-plattform som opprinnelig ble bygget for startups og teknologiselskaper. Løsningen kombinerer bedriftskort, utgiftshåndtering og cash management i én plattform.

Nøkkelfunksjoner for utgiftshåndtering

• AI-drevet automatisering: Brex bruker avansert AI for automatisk kategorisering, kvitteringsmatch og policyhåndhevelse.
• Bedriftskort uten personlig garanti: Kredittvurdering basert på selskapets økonomi, ikke gründerens personlige økonomi.
• Cash management: Forvalte selskapets likviditet med FDIC-forsikret konto.
• Rewardspoeng: Opptjening av poeng på alle kjøp – innløselige for reiser, SaaS-abonnementer og mer.
• Over 1 000 integrasjoner: Sømløs integrasjon med regnskaps- og ERP-systemer.
• Avanserte kontroller: Detaljerte forbrukskontroller per ansatt, avdeling eller prosjekt.

Priser (2024)

Fordeler og ulemper

Fordeler:

• Ingen personlig garanti for bedriftskort
• Sterk AI-automatisering
• Attraktive rewards-programmer
• Gratis grunnpakke
• Intuitivt, moderne grensesnitt

Ulemper:

• Primært for amerikanske selskaper
• Ingen støtte for norsk mva, SAF-T eller EHF
• Bedriftskort kun tilgjengelig i USA
• Cash management fungerer kun med amerikanske banker

Hvem passer Brex for?

Brex er primært for amerikanske teknologiselskaper og startups. For norske bedrifter er det kun relevant dersom man har virksomhet i USA. For norske alternativer, se Tripletex, Pleo eller Visma.

Komplett sammenligningstabell

Her er en oversikt over alle 12 løsninger, med fokus på funksjonalitet som er relevant for norske næringsdrivende:

Vurderingskriterier forklart

• Norsk mva: ✅ = Full støtte for norske mva-satser (25 %, 15 %, 12 %) | Delvis = Generell mva-støtte, men ikke spesifikt norsk | ❌ = Ingen
• SAF-T: ✅ = Kan generere SAF-T-filer direkte | ❌ = Ingen innebygd støtte
• Reiseregning: ✅ = Dedikert modul med norske satser | Delvis = Generell reisefunksjonalitet | ❌ = Ingen

Slik velger du riktig programvare for utgiftshåndtering

Med 12 alternativer å velge mellom, kan det være vanskelig å finne den rette løsningen. Her er vår anbefaling basert på virksomhetstype og behov:

For enkeltpersonforetak (ENK) og selvstendig næringsdrivende

Hvis du driver et enkeltpersonforetak eller er selvstendig næringsdrivende, anbefaler vi:

1. Fiken – Best for enkelhet, transparent prising og ubegrenset bilagsantall. Spesielt godt egnet for frilansere, konsulenter og små ENK.
2. Tripletex Start – Dersom du trenger reiseregninger med norske satser allerede fra start.
3. Visma eAccounting Mini – Laveste startpris (99 NOK/mnd), men begrenset til 50 bilag.

For aksjeselskaper (AS) med ansatte

Har du et AS med ansatte som trenger utleggshåndtering og reiseregninger?

1. Tripletex Standard/Komplett – Komplett løsning med reiseregning, utlegg, lønn og regnskap i ett.
2. Visma eAccounting Pluss – God helhetlig løsning med lønnsmodul.
3. Pleo + Tripletex/Visma – Kombiner Pleo for bedriftskort med et norsk regnskapssystem.

For store bedrifter og konsern

Driver du en stor virksomhet med internasjonale operasjoner?

1. SAP Concur – Markedsledende for store konsern med global virksomhet.
2. Payhawk – Europeisk alternativ med bedriftskort og flervalgutastøtte.
3. Tripletex Pluss – For norske bedrifter som foretrekker en helhetlig norsk løsning.

For bedrifter med fokus på reiser

Har bedriften din mange ansatte som reiser?

1. Tripletex – Best for norske reiseregninger med Statens satser.
2. Rydoo – Best for internasjonale reiser med per diem i 200+ land.
3. SAP Concur – Best for store bedrifter med integrert reisebestilling.

Sjekkliste: 10 ting å vurdere før du velger

1. Norsk tilpasning: Støtter programvaren norsk mva (25 %, 15 %, 12 %), SAF-T og EHF?
2. Reiseregning: Trenger du reiseregninger med norske satser for diett og kjøregodtgjørelse?
3. Antall brukere: Hvor mange ansatte skal bruke systemet?
4. Integrasjon: Integrerer det med ditt eksisterende regnskapssystem?
5. Mobilapp: Trenger ansatte å registrere utgifter på farten?
6. Bedriftskort: Ønsker du integrerte bedriftskort?
7. Pris: Hva er totalkostnaden inkludert per-transaksjon-gebyrer?
8. Prøveperiode: Tilbyr leverandøren gratis prøveperiode?
9. Kundesupport: Er support tilgjengelig på norsk?
10. Skalerbarhet: Kan løsningen vokse med bedriften din?

Ofte stilte spørsmål om programvare for utgiftshåndtering

Hva er den beste programvaren for utgiftshåndtering for norske bedrifter?

For de fleste norske bedrifter er Tripletex, Visma eAccounting og Fiken de beste valgene, fordi de er utviklet for det norske markedet med full støtte for mva, SAF-T, EHF og norske reiseregninger. Tripletex er best for mellomstore bedrifter med ansatte, Fiken er best for ENK og selvstendig næringsdrivende, og Visma passer godt for vekstbedrifter.

Er det obligatorisk med SAF-T-støtte i programvaren min?

Ja, alle bokføringspliktige virksomheter i Norge må kunne levere SAF-T-filer (Standard Audit File for Tax) til Skatteetaten ved forespørsel. Dette gjelder fra 2020. Dersom du bruker en internasjonal løsning for utgiftshåndtering (som Expensify eller Zoho), må du sørge for at data eksporteres til et norsk regnskapssystem som støtter SAF-T.

Hvordan fungerer mva-fradrag på utgifter?

Virksomheter registrert i Merverdiavgiftsregisteret kan kreve fradrag for inngående mva (merverdiavgift) på forretningsrelaterte utgifter. Normal mva-sats er 25 %, med reduserte satser på 15 % (mat og drikke) og 12 % (transport, overnatting, kino). Merk at det finnes begrensninger – for eksempel kan du ikke kreve fullt mva-fradrag på representasjon og bevertning.

Hva er forskjellen mellom utgiftshåndtering og regnskapsprogram?

Et regnskapsprogram (som Tripletex, Visma eller Fiken) håndterer hele regnskapsprosessen: bokføring, fakturering, lønn, årsregnskap og skattemelding. Utgiftshåndtering er en delmengde som fokuserer spesifikt på registrering, godkjenning og rapportering av forretningsutgifter. Noen regnskapsprogrammer har innebygd utgiftshåndtering, mens andre krever en separat løsning (som Expensify eller Pleo) som integrerer med regnskapssystemet.

Kan jeg bruke en internasjonal løsning som Expensify i Norge?

Ja, du kan bruke internasjonale løsninger som Expensify, Zoho Expense eller Rydoo i Norge, men du må være oppmerksom på følgende:

• Du trenger fortsatt et norsk regnskapssystem (Tripletex, Visma, Fiken) for bokføring, mva-rapportering og SAF-T
• Norske reiseregningsregler med Statens satser for diett og kjøregodtgjørelse må håndteres separat
• Mva-satser (25 %, 15 %, 12 %) må konfigureres manuelt i de fleste internasjonale løsninger
• Kundesupport er typisk kun på engelsk

Hvor lenge må jeg oppbevare kvitteringer og bilag?

Ifølge bokføringsloven § 13 skal regnskapsmateriale oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder både papirkvitteringer og elektroniske bilag. En skybasert programvare for utgiftshåndtering sikrer automatisk at kvitteringer lagres forsvarlig i denne perioden.

Hva er EHF-faktura og trenger jeg det?

EHF (Elektronisk Handelsformat) er et standardisert format for elektronisk fakturering som er obligatorisk for handel med offentlig sektor i Norge. Dersom din bedrift leverer varer eller tjenester til kommuner, fylkeskommuner eller statlige virksomheter, må du sende fakturaer i EHF-format. Tripletex og Visma har innebygd EHF-støtte.

Hva koster utgiftshåndtering for en liten norsk bedrift?

For et lite enkeltpersonforetak eller en selvstendig næringsdrivende kan du komme i gang med Fiken fra 129 NOK per måned (eks. mva), som inkluderer ubegrenset antall bilag og fakturaer. For et lite AS med ansatte ligger Tripletex og Visma typisk på 200–400 NOK per måned avhengig av funksjoner og antall bilag. Internasjonale løsninger som Expensify og Zoho starter fra 0 NOK (gratis plan), men krever et norsk regnskapssystem i tillegg.

Hvordan håndterer jeg reiseregninger i programvaren?

De beste norske regnskapsprogrammene (spesielt Tripletex) har dedikerte moduler for norske reiseregninger med automatisk beregning basert på Statens satser for diett, kjøregodtgjørelse og nattillegg. Du registrerer reisen (dato, sted, formål), legger ved kvitteringer, og systemet beregner godtgjørelsene automatisk. For internasjonale løsninger som Rydoo kan norske satser konfigureres manuelt.

Kan jeg bytte programvare for utgiftshåndtering uten å miste data?

Ja, de fleste programvarene tilbyr eksport av data i standardiserte formater (CSV, SAF-T, XML). Ved bytte av regnskapssystem anbefaler vi å:

1. Eksportere all data fra det gamle systemet (inkludert SAF-T-fil)
2. Sikre at alle kvitteringer og bilag er lagret digitalt
3. Begynne med det nye systemet ved starten av et nytt regnskapsår om mulig
4. Beholde tilgang til det gamle systemet i oppbevaringsperioden (5 år)

Konklusjon: Vår anbefaling for norske næringsdrivende

Valget av programvare for utgiftshåndtering avhenger av din bedriftsstørrelse, kompleksitet og spesifikke behov. Her er vår oppsummering:

• 🏆 Beste totalløsning for norske bedrifter: Tripletex – Komplett norsk regnskapsprogram med integrert utgiftshåndtering, reiseregning og SAF-T.
• 🥇 Best for enkeltpersonforetak: Fiken – Enkel, rimelig og brukervennlig med ubegrenset bilagsantall.
• 🥈 Best for vekstbedrifter: Visma eAccounting – Del av Visma-økosystemet med god skalerbarhet.
• 🌍 Best for internasjonale bedrifter: SAP Concur eller Payhawk – For store bedrifter med global virksomhet.
• 💳 Best for bedriftskort i Europa: Pleo – Nordisk plattform med integrering mot norske systemer.

Uansett hvilken løsning du velger, sørg for at den oppfyller kravene i bokføringsloven, støtter SAF-T-rapportering til Skatteetaten, og håndterer norske mva-satser korrekt. Start gjerne med en gratis prøveperiode for å teste løsningen før du forplikter deg.

Sist oppdatert: Desember 2024. Priser og funksjoner kan endres – sjekk leverandørens nettside for oppdatert informasjon.