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Le 12 migliori app per gestire le spese aziendali nel 2024

Le 12 migliori app per gestire le spese aziendali nel 2024

Le spese aziendali sono una fonte universale di attrito. Per il consulente che gestisce scontrini in più valute durante un viaggio internazionale, o per il libero professionista che conserva ogni ricevuta per la dichiarazione dei redditi, il carico amministrativo è significativo. La "scatola degli scontrini" non è un mito: è un problema reale che porta a rimborsi persi, ore sprecate nell'inserimento manuale dei dati e rischi di non conformità con le norme dell'Agenzia delle Entrate.

Problemi come la carta termica scolorita, le spese dimenticate e le lunghe telefonate del venerdì pomeriggio con la contabilità sono dispendiosi in termini di tempo e assolutamente evitabili. Questo articolo valuta le migliori app per gestire le spese aziendali in base alla loro capacità di risolvere questi problemi concreti. Ci concentriamo sulle esigenze specifiche dei professionisti più esigenti in Italia e nel resto d'Europa.

Per gestire correttamente la nota spese, è fondamentale comprendere la documentazione fiscale, incluse le differenze fondamentali tra una fattura e una ricevuta. Questa conoscenza ti aiuta a catturare le informazioni corrette per una contabilità conforme alle norme italiane.

L'Italia è stata pioniera in Europa nell'adozione della fatturazione elettronica obbligatoria. Dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture B2B e B2C devono essere emesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate in formato XML. Questo rende il panorama delle spese aziendali in Italia particolarmente complesso, ma anche particolarmente adatto agli strumenti digitali.

Il nostro obiettivo è fornirti un confronto diretto e pratico per aiutarti a selezionare lo strumento giusto per la tua situazione, dalle opzioni mobile-first come Bill.Dock ai sistemi aziendali come SAP Concur.

Il quadro normativo italiano per la gestione delle spese

Prima di analizzare le applicazioni, è essenziale comprendere i requisiti specifici della normativa fiscale italiana:

  • Fattura elettronica via SDI: Dall'1 gennaio 2019, la fattura elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti IVA italiani. Le fatture devono essere emesse in formato XML e trasmesse attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Il destinatario deve avere un codice SDI o una PEC per ricevere le fatture elettroniche.
  • Scontrino parlante vs fattura: Per la deducibilità fiscale delle spese, è necessario distinguere tra lo scontrino parlante (o fiscale) e la fattura. Lo scontrino parlante con indicazione di codice fiscale/P.IVA è sufficiente per molte spese. Per importi più elevati o per la detrazione dell'IVA, è necessaria una fattura completa.
  • Deducibilità fiscale (TUIR): L'art. 109 del TUIR stabilisce i criteri di inerenza e competenza per la deducibilità dei costi. Le spese devono essere inerenti all'attività, documentate e di competenza dell'esercizio.
  • Conservazione dei documenti: Per finalità fiscali, i documenti devono essere conservati per almeno 5 anni (termine di accertamento); per finalità civilistiche, 10 anni (art. 2214 e ss. del Codice Civile).
  • Nota spese per i dipendenti: Le spese sostenute dai dipendenti per conto dell'azienda vengono gestite tramite la nota spese. Il rimborso può essere analitico (rimborso delle spese effettive documentate) o forfettario (indennità giornaliera).
  • Regime Forfettario: I professionisti con regime forfettario hanno una contabilità semplificata, ma devono comunque conservare la documentazione delle spese per dimostrarle in caso di verifica fiscale.

1. Bill.Dock

Bill.Dock è una scelta eccellente per i professionisti che hanno bisogno di documentazione rapida e conforme alle norme con un intervento manuale minimo. È un'alternativa semplice e mobile-first ai complessi sistemi di procurement aziendali. La funzione principale della piattaforma è trasformare una foto di uno scontrino o una fattura inoltrata via email in una registrazione di spesa completa e pronta per l'audit, eliminando di fatto la necessità di inserimento manuale dei dati.

Dashboard di Bill.Dock per il tracciamento delle spese aziendali

La sua tecnologia di scansione basata sull'IA estrae i dettagli chiave con oltre il 95% di precisione sugli scontrini standard, inclusi il commerciante, la data, l'importo totale e l'IVA. Il sistema garantisce che ogni voce sia pronta per l'esportazione senza ulteriori modifiche. Questo focus sulla conformità immediata è un vantaggio significativo per i liberi professionisti, i viaggiatori frequenti e i titolari di piccole imprese che non possono permettersi di trascorrere ore a correggere le note spese.

Per i liberi professionisti italiani con partita IVA, Bill.Dock è particolarmente prezioso: l'app permette di scansionare scontrini e fatture nel momento in cui vengono ricevuti, categorizzarli correttamente per la deducibilità IVA e IRPEF, ed esportarli in formato compatibile con i programmi di contabilità come Fatture in Cloud, TeamSystem o Zucchetti. Nella contabilità italiana, dove la distinzione tra scontrino parlante e fattura elettronica è fondamentale, avere una app che gestisce entrambi i formati è un vantaggio reale.

Un aspetto particolarmente interessante per il mercato italiano è la funzione di importazione via email: poiché le fatture elettroniche italiane vengono consegnate via PEC o via SDI, la possibilità di importare automaticamente queste fatture via email in Bill.Dock semplifica enormemente il processo di registrazione delle spese.

Punti di forza principali e casi d'uso

  • Automazione con un solo scatto: Il punto di forza principale della piattaforma è creare un registro di spesa quasi completo da una singola foto. Ideale per rappresentanti commerciali, consulenti e lavoratori sul campo che accumulano molti scontrini e devono presentare note spese rapidamente.
  • Focus sulla conformità europea: Con archiviazione dei dati conforme al GDPR su server EU (Francoforte), Bill.Dock è una scelta pratica per aziende e liberi professionisti che operano in tutta Europa. I dati non lasciano mai l'UE, elemento fondamentale per la conformità al GDPR.
  • Multi-valuta per i viaggiatori: L'app supporta oltre 150 valute, essenziale per i professionisti che viaggiano a livello internazionale e devono gestire scontrini di diversi paesi senza calcoli manuali.
  • Accesso delegato: Il piano Enterprise include l'accesso delegato, che permette a un assistente personale o a un commercialista di gestire, categorizzare ed esportare le spese per conto dell'utente. Questa è una funzionalità critica per i dirigenti impegnati, i consulenti e gli avvocati.
  • Importazione fatture elettroniche: La possibilità di importare fatture via email è particolarmente utile nel contesto italiano della fatturazione elettronica, dove le fatture arrivano via PEC o email di notifica dall'SDI.

Comprendere i fondamenti della gestione delle spese può aiutarti a massimizzare l'uso di strumenti come questo; per un approfondimento, puoi saperne di più su cosa implica la gestione delle spese.

Prezzi e disponibilità

  • Starter: 59 €/anno.
  • Pro: 99 €/anno.
  • Enterprise: 199 €/anno.

Bill.Dock offre una struttura di prezzi trasparente con una prova gratuita di 30 giorni che non richiede carta di credito.

Sito web: https://www.billdock.io

Considerazioni pratiche

Sebbene la sua automazione sia efficace, Bill.Dock è posizionato come uno strumento più semplice focalizzato sugli individui, non come sostituto dei sistemi di procurement aziendale come Spendesk o Circula. Gli utenti dovrebbero verificare le integrazioni dirette specifiche con il loro software di contabilità se questo è una parte critica del loro flusso di lavoro, anche se le esportazioni pulite in Excel, CSV e PDF sono standard.

2. Expensify

Expensify è una piattaforma mobile matura e apprezzata per la sua velocità nel passare da una foto di scontrino a un report di spese completamente codificato. Bilancia la semplicità per gli individui con un set di funzionalità che supporta le organizzazioni in crescita. La sua tecnologia SmartScan è rapida e generalmente accurata per catturare i dati degli scontrini in movimento.

Interfaccia di Expensify per il tracciamento delle spese

La piattaforma include controlli automatici delle policy, tracciamento del chilometraggio e sincronizzazione diretta con software di contabilità come QuickBooks Online e Xero. Per le aziende italiane, va notato che Expensify è principalmente orientata al mercato anglosassone, e la gestione dell'IVA italiana e l'integrazione con software locali come Fatture in Cloud può richiedere configurazione aggiuntiva.

Utente ideale e caratteristiche chiave

  • Prezzo: Inizia con una semplice tariffa mensile per utente attivo per le piccole imprese.
  • Vantaggi: L'esperienza mobile è eccezionalmente fluida, rendendo la cattura dei ricevuti veloce.
  • Svantaggi: Accedere ai migliori sconti dipende da una spesa significativa con la carta aziendale. Per un professionista italiano individuale, può essere più complesso di uno scanner dedicato come Bill.Dock.

Sito web: https://www.expensify.com

3. SAP Concur Expense

SAP Concur Expense è una soluzione di livello enterprise per la gestione completa di viaggi e spese (T&E). È la scelta per le grandi aziende che richiedono automazione approfondita delle policy, controlli di conformità rigorosi e analisi robuste. La sua forza risiede nella gestione di flussi di approvazione complessi e nell'integrazione profonda nei sistemi finanziari e HR di un'azienda.

SAP Concur Expense

Per le grandi aziende italiane con molti dipendenti che viaggiano frequentemente, SAP Concur offre la capacità di gestire policy di viaggio complesse, centri di costo multipli e verifiche fiscali. L'integrazione con i sistemi SAP già presenti in molte grandi aziende italiane è un elemento di continuità importante.

Utente ideale e caratteristiche chiave

  • Prezzo: Prezzi personalizzati in base alle dimensioni dell'azienda. Generalmente posizionato nella fascia alta del mercato.
  • Vantaggi: Capacità impareggiabili per applicare le policy aziendali e garantire la prontezza all'audit su larga scala.
  • Svantaggi: Il processo di configurazione può essere complesso e richiedere molto tempo. Per team piccoli o liberi professionisti, il sistema è sovradimensionato e il prezzo è proibitivo.

Sito web: https://www.concur.com

4. Zoho Expense

Zoho Expense si distingue offrendo uno strumento di gestione delle spese completo a un prezzo accessibile per le piccole e medie imprese. È una scelta particolarmente logica per le aziende già nell'ecosistema Zoho (ad esempio Zoho Books, CRM). La forza della piattaforma è offrire flussi di approvazione robusti e controlli delle policy tipicamente presenti solo in piattaforme più costose.

Per le PMI italiane già utenti di altri prodotti Zoho, Zoho Expense è un'estensione naturale dell'ecosistema. La piattaforma gestisce efficacemente le attività di base come la scansione automatica dei ricevuti e il tracciamento del chilometraggio.

Utente ideale e caratteristiche chiave

  • Prezzo: Offre un piano gratuito generoso per fino a tre utenti. I piani a pagamento hanno prezzi molto competitivi per utente attivo al mese.
  • Vantaggi: Il prezzo per utente è estremamente competitivo e le opzioni di personalizzazione per policy e approvazioni sono potenti per il costo.
  • Svantaggi: Alcune delle funzioni di gestione dei viaggi più avanzate sono riservate ai piani di livello più alto.

Sito web: https://www.zoho.com/expense

5. Fatture in Cloud e TeamSystem – Alternative locali italiane

Per aziende e liberi professionisti italiani, esistono soluzioni locali che offrono un'integrazione molto più profonda con il sistema fiscale italiano rispetto agli strumenti internazionali come QuickBooks Online:

Fatture in Cloud è il software di fatturazione e contabilità più popolare tra le piccole imprese e i liberi professionisti italiani, con oltre 1 milione di utenti. Gestisce nativamente la fatturazione elettronica via SDI, la prima nota, le scadenze IVA e la gestione delle note spese. L'integrazione con il sistema SDI è completamente automatizzata: le fatture vengono inviate e ricevute direttamente attraverso il sistema dell'Agenzia delle Entrate.

TeamSystem è la soluzione preferita da studi commercialisti e aziende di medie dimensioni in Italia. Offre una suite completa di gestione aziendale, dalla contabilità alla gestione del personale, con piena integrazione nella fatturazione elettronica SDI e nella normativa italiana.

Aruba Fatturazione è una soluzione economica e affidabile per i liberi professionisti che necessitano principalmente di fatturazione elettronica e gestione IVA di base. È particolarmente apprezzata per il suo costo contenuto e l'interfaccia semplice.

Zucchetti è una delle principali aziende software italiane, con soluzioni per aziende di tutte le dimensioni. I suoi prodotti di contabilità sono ampiamente usati negli studi professionali e nelle medie imprese.

La raccomandazione per gli utenti italiani

Per la maggior parte dei liberi professionisti e PMI italiane, consigliamo una combinazione: una app mobile per la registrazione delle spese come Bill.Dock per catturare e categorizzare le spese in movimento, combinata con un programma di contabilità italiano come Fatture in Cloud o TeamSystem per la contabilità vera e propria e la gestione delle fatture elettroniche.

6. Xero (con Xero Expenses)

Per le aziende impegnate nell'ecosistema contabile Xero, il modulo integrato Xero Expenses è una scelta logica ed efficiente. Funziona come una funzionalità integrata che registra le richieste di spesa direttamente nel libro mastro, fornendo ai team finanziari visibilità in tempo reale. L'app mobile (Xero Me) consente ai dipendenti di catturare ricevute, registrare chilometraggio e inviare richieste di approvazione in movimento.

Xero Expenses dashboard

Xero ha una base di utenti in crescita in Italia, specialmente tra le aziende con presenza internazionale e gli studi professionali che servono clienti esteri. Tuttavia, per le aziende con esigenze specificamente italiane di fatturazione elettronica SDI, potrebbe essere necessaria un'integrazione aggiuntiva.

Utente ideale e caratteristiche chiave

  • Prezzo: Incluso con i piani di abbonamento "Established" e "Growing" di Xero. Non disponibile come acquisto separato.
  • Vantaggi: Il collegamento diretto con il libro mastro fornisce una visibilità eccezionale in tempo reale sul flusso di cassa. L'interfaccia utente è pulita.
  • Svantaggi: L'accesso alle funzioni di spesa dipende dall'abbonamento a piani Xero di livello superiore. Le aziende con flussi di approvazione delle spese molto complessi potrebbero trovare le sue capacità limitate.

Sito web: https://www.xero.com/it

7. Rydoo

Rydoo è una moderna piattaforma di gestione delle spese riconosciuta per la sua interfaccia intuitiva e le sue solide capacità nella gestione della conformità internazionale. È particolarmente adatta per le PMI che scalano a livello globale, offrendo un set di funzionalità robusto che gestisce le complessità delle operazioni in più paesi, incluse le diverse aliquote IVA.

Rydoo

Per le aziende italiane con dipendenti che viaggiano in Europa, la capacità di Rydoo di gestire l'IVA italiana (22%/10%/5%/4%), l'IVA tedesca (19%) e altre aliquote europee nella stessa piattaforma è un vantaggio significativo. Il sistema gestisce anche le indennità giornaliere (diarie) seguendo le normative di ciascun paese.

Utente ideale e caratteristiche chiave

  • Prezzo: Offre livelli di piano chiari con fatturazione mensile per utente attivo. I prezzi sul sito web sono in EUR.
  • Vantaggi: Eccellente supporto per la conformità globale, incluse le indennità giornaliere e le normative fiscali specifiche. Il modello di fatturazione per utente attivo evita di pagare per licenze inutilizzate.
  • Svantaggi: Il set di funzionalità può essere più di quanto necessiti un libero professionista o un team molto piccolo.

Sito web: https://www.rydoo.com

8. Navan Expense (ex TripActions)

Navan Expense, sviluppata dalla piattaforma focalizzata sui viaggi TripActions, presenta una soluzione unificata per le aziende dove i viaggi d'affari sono il principale motore delle spese. Integra la prenotazione di viaggi e la gestione delle spese in un unico sistema, che è la sua principale distinzione rispetto agli strumenti che gestiscono solo le ricevute dopo il viaggio.

Navan Expense

Per le aziende italiane con dipendenti che viaggiano frequentemente – sia internamente (Freccia Rossa, voli domestici) che a livello internazionale – Navan offre la possibilità di gestire le prenotazioni all'interno della policy aziendale e generare automaticamente i record di spesa corrispondenti.

Utente ideale e caratteristiche chiave

  • Prezzo: Il piano Navan Business offre un punto di partenza gratuito per i team più piccoli. Il piano Enterprise sblocca controlli più avanzati.
  • Vantaggi: Il modello integrato viaggi e spese è molto efficace. La piattaforma è matura e offre funzionalità di viaggio robuste.
  • Svantaggi: Alcune delle capacità più potenti sono dietro il livello Enterprise più costoso. Può essere eccessivamente complesso per le aziende con esigenze minime di viaggio.

Sito web: https://navan.com

9. Emburse Spend (ex Abacus)

Emburse Spend porta un modello di reportistica delle spese in tempo reale nella suite di prodotti Emburse più ampia. Il principio fondamentale è trattare le spese nel momento in cui accadono, piuttosto che raggrupparle in report tradizionali. Tuttavia, è importante sottolinearlo chiaramente: Emburse Spend è principalmente orientato al mercato statunitense e ha una rilevanza molto limitata per le aziende italiane.

Emburse Spend

  • Vantaggi: Il flusso di lavoro di invio in tempo reale è un vantaggio chiave per i team che vogliono eliminare i report di spese tradizionali.
  • Svantaggi: Il servizio è limitato alle organizzazioni con sede negli Stati Uniti. Non adatto per le aziende italiane.

Sito web: https://www.emburse.com/products/spend

10. Ramp

Ramp è una piattaforma di carte aziendali e automazione finanziaria progettata per aiutare le aziende statunitensi a gestire le loro spese. Combina carte virtuali e fisiche illimitate con gestione integrata delle spese, pagamenti di fatture e automazione contabile. Come Emburse Spend, Ramp è principalmente focalizzato sul mercato statunitense e non è rilevante per le aziende italiane.

Ramp

  • Vantaggi: Il piano base è genuinamente gratuito e offre potenti strumenti di carta, pagamento fatture e spese per le aziende in USA.
  • Svantaggi: Focalizzato principalmente sul mercato statunitense. Non rilevante per le aziende italiane.

Sito web: https://ramp.com

11. Brex

Brex si posiziona come una piattaforma di spesa unificata, che va ben oltre la semplice acquisizione di ricevute. Integra carte aziendali, gestione delle spese, rimborsi globali, viaggi e pagamento di fatture in un unico sistema progettato per le aziende moderne, in particolare startup e scale-up con presenza internazionale.

Brex

Per le startup italiane con investitori americani o che operano in più paesi, Brex può essere rilevante grazie al suo supporto multi-entità e ai rimborsi globali. Tuttavia, per la maggior parte delle PMI e liberi professionisti italiani, le alternative europee sono più adeguate.

  • Prezzo: Un piano gratuito "Essentials" è disponibile per le aziende con sede in USA. Il piano "Premium" ha un prezzo per utente al mese.
  • Vantaggi: La piattaforma offre un modello di prezzi a livelli chiaro. Fornisce ampie agevolazioni per i partner orientate alle startup.
  • Svantaggi: L'accesso alle funzionalità avanzate multi-entità e globali può richiedere piani enterprise di livello superiore.

Sito web: https://www.brex.com

12. BILL Spend & Expense (ex Divvy)

BILL Spend & Expense opera su un modello unico: combina carte aziendali con una potente piattaforma software di gestione delle spese gratuita. Come Ramp e Emburse, BILL Spend è focalizzato esclusivamente sul mercato statunitense e non è rilevante per le aziende italiane.

BILL Spend ed Expense

  • Vantaggi: Il modello software gratuito è un grande vantaggio per le PMI statunitensi. Il sistema eccelle nei controlli di budget proattivi.
  • Svantaggi: Il vantaggio principale è legato all'utilizzo della loro carta aziendale, disponibile solo negli USA.

Sito web: https://www.bill.com/product/spend-and-expense

Le 12 migliori app di gestione delle spese – Confronto funzionalità e prezzi

Prodotto Funzionalità chiave UX / Precisione Valore / USP Prezzo e pubblico target
Bill.Dock Scansione IA (95%+ precisione), multi-valuta (150+), accesso delegato, GDPR, server EU Mobile (iOS/Android) + web; progettato per la velocità Acquisizione ricevute rapida e precisa per singoli professionisti; alternativa semplice agli strumenti aziendali Starter 59€/anno; Pro 99€/anno; Enterprise 199€/anno — liberi professionisti, consulenti, PMI
Expensify SmartScan illimitato, controlli policy, chilometraggio, carta aziendale UX mobile fluida; foto→spesa rapida Flusso di lavoro PMI semplice con sincronizzazione diretta QBO/Xero Prezzo per utente; PMI e piccoli team
SAP Concur Expense Flussi automatizzati, approvazioni, integrazioni carte, analytics App mobile altamente valutata; livello enterprise Integrazioni ERP/viaggi profonde e compliance scalabile Prezzi enterprise; grandi PMI e aziende
Zoho Expense Scansione automatica ricevute, chilometraggio, approvazioni multi-livello, diarie UX pulita; funzionalità competitive per il prezzo Personalizzazione approvazioni; integrazione ecosistema Zoho Prezzo per utente molto competitivo; PMI e utenti Zoho
Fatture in Cloud / TeamSystem (IT) Fattura elettronica SDI, contabilità italiana, gestione IVA, nota spese Interfaccia in italiano; integrazione Agenzia Entrate Sistema completo per l'ecosistema fiscale italiano Da 0-25€/mese; liberi professionisti e PMI italiane
Xero (Xero Expenses) Scansione mobile con riempimento automatico, chilometraggio, approvazioni al libro mastro UX pulita; visibilità in tempo reale Flusso spesa → libro mastro per clienti Xero Incluso con piani Xero; PMI e commercialisti
Rydoo Scanner ricevute, chilometraggio, diarie, approvazioni multi-livello UX moderna; forte compliance internazionale Ottimo supporto diarie globali e compliance per PMI in espansione Piani in EUR; PMI internazionali
Navan Expense Spese in tempo reale, carte virtuali, inventario viaggi, supporto 24/7 UX orientata ai viaggi; ideale per viaggiatori frequenti Viaggi + spese + carte virtuali integrati Prezzi a livelli; team con molti viaggi
Emburse Spend Invio/approvazioni in tempo reale, abbinamento ricevute Flussi rapidi; focalizzato USA Flussi di spesa in tempo reale Solo USA; non adatto per aziende italiane
Ramp Carte + acquisizione automatica ricevute, pagamento fatture UX semplice e veloce Piano base gratuito; forti controlli di spesa Piano base gratuito; principalmente USA
Brex Controlli spesa IA, budget, viaggi e rimborsi UX curata; orientata alle startup Piattaforma di spesa unificata con vantaggi per startup Essentials gratuito / Premium a pagamento; startup
BILL Spend & Expense Carte illimitate, budget proattivi, validazione OCR ricevute Buona esperienza mobile; focus sul budget Modello software gratuito con budget in tempo reale Software gratuito; solo USA

Come scegliere: punti chiave per i professionisti italiani

La selezione dello strumento giusto richiede di andare oltre le liste di funzionalità e concentrarsi sulle esigenze operative. In questa analisi delle migliori app per gestire le spese aziendali, emerge una distinzione chiara. Da un lato ci sono le piattaforme su larga scala come SAP Concur, progettate per il controllo aziendale e i processi di approvazione multi-livello. Dall'altro ci sono strumenti focalizzati ed efficienti costruiti per il professionista individuale il cui obiettivo principale è la cattura rapida e accurata dei dati.

Per i consulenti, i viaggiatori frequenti, i liberi professionisti e i titolari di piccole imprese, la complessità dei sistemi aziendali spesso introduce più attrito di quanto ne elimini. Il problema principale non è la mancanza di controlli sugli acquisti, ma il tempo perso nell'inserimento manuale dei dati, il rischio di perdere uno scontrino di una transazione in valuta estera e il peso di preparare documentazione conforme per il commercialista o l'Agenzia delle Entrate.

Requisiti specifici per il mercato italiano

  • Chi è l'utente finale? Se sei un libero professionista, l'accento deve essere sulla facilità d'uso mobile e sulla corretta cattura dell'IVA. Se hai un team con dipendenti, hai bisogno di flussi di approvazione e controllo delle policy.
  • Qual è il maggiore punto critico? È il volume di scontrini? La complessità di gestire IVA a diverse aliquote (22%/10%/5%/4%)? Il tempo dedicato alla preparazione della nota spese mensile? Identifica il collo di bottiglia principale e scegli lo strumento che lo risolve.
  • Quale livello di integrazione è necessario? Se il tuo commercialista usa Fatture in Cloud o TeamSystem, vorrai uno strumento che esporti in formati compatibili. Se la tua contabilità è su Xero, il modulo integrato di Xero Expenses può essere sufficiente.
  • Dove vengono conservati i dati? Per i professionisti in Italia, il GDPR richiede che i dati siano trattati in conformità con la normativa europea. Un provider con server nell'UE come Bill.Dock (Francoforte) offre un vantaggio significativo rispetto ai concorrenti con server esclusivamente negli USA.
  • Gestisce la fattura elettronica italiana? Con la fatturazione elettronica obbligatoria via SDI in Italia, è importante che il tuo strumento possa importare le notifiche di fattura ricevute via PEC o email dall'SDI. Bill.Dock supporta l'importazione di fatture via email, semplificando questo processo.

Il vantaggio specifico di Bill.Dock per il mercato italiano

Nel contesto italiano della fatturazione elettronica obbligatoria, Bill.Dock offre un vantaggio particolare: la capacità di importare automaticamente le fatture ricevute via email. Poiché molte notifiche di fattura elettronica vengono consegnate via email (notifiche dall'SDI, copie di cortesia via PEC), la funzionalità di importazione email di Bill.Dock riduce significativamente il lavoro manuale.

Per i liberi professionisti con partita IVA in regime ordinario, questa funzionalità significa poter avere tutte le fatture ricevute – sia quelle elettroniche via SDI che quelle tradizionali – in un unico sistema organizzato, pronto per essere condiviso con il commercialista.

Perché uno strumento focalizzato spesso vince

Per i professionisti, dai grandi studi di consulenza agli architetti in proprio, l'obiettivo è semplice: convertire una pila di scontrini cartacei e fatture digitali in dati puliti e organizzati con il minimo sforzo. Qui è dove uno strumento dedicato come Bill.Dock dimostra il suo valore. Non cerca di gestire l'emissione di carte aziendali né i complessi flussi di lavoro di approvazione aziendale.

Si concentra invece su alcune attività critiche: scansione di ricevute ad alta precisione, gestione fluida di più di 150 valute e accesso delegato semplice e sicuro per un assistente o commercialista. Questo focus garantisce che l'esperienza utente rimanga rapida e ordinata.

Per il libero professionista italiano che gestisce una ditta individuale o una SRL, il tempo è denaro. Ogni ora dedicata all'inserimento manuale dei dati è un'ora sottratta al lavoro che genera fatturato. App come Bill.Dock riducono questo onere amministrativo al minimo: fotografi lo scontrino, il sistema fa il resto, e alla fine del trimestre hai tutta la documentazione pronta per il tuo commercialista.

In definitiva, la migliore app per gestire le spese aziendali è quella che si adatta al tuo processo senza costringerti a cambiarlo. Prima di impegnarti, approfitta dei periodi di prova gratuiti. Testa ogni app con le tue ricevute più problematiche: quella lunga e scolorita del distributore di benzina, la fattura a mano dell'artigiano e quella in valuta estera del viaggio d'affari. Il tuo test nel mondo reale rivelerà rapidamente quale strumento è veramente costruito per le tue esigenze.


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