12 Migliori Software per la Gestione delle Spese per Professionisti nel 2024

La gestione delle spese professionali in Italia è un aspetto cruciale per ogni libero professionista, titolare di partita IVA o società a responsabilità limitata (SRL). Tra obblighi di fatturazione elettronica (FatturaPA), deducibilità fiscale secondo il TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi) e le normative dell'Agenzia delle Entrate, scegliere il software giusto può fare la differenza tra una gestione contabile efficiente e un incubo burocratico.

In questa guida completa, analizziamo i 12 migliori software per la gestione delle spese disponibili per professionisti italiani nel 2024, valutando funzionalità, prezzi, compatibilità con il sistema fiscale italiano e facilità d'uso.

Perché serve un software per la gestione delle spese?

Gestire le spese professionali con fogli Excel o scatole di scontrini è un approccio che nel 2024 non ha più senso. Ecco perché un software dedicato è diventato indispensabile:

Conformità fiscale automatizzata

L'Italia ha uno dei sistemi fiscali più complessi d'Europa. Con l'obbligo della fatturazione elettronica esteso a tutti i titolari di partita IVA (inclusi i forfettari dal 1° gennaio 2024 con ricavi superiori a 25.000 €), la gestione manuale delle spese diventa sempre più rischiosa. Un software dedicato garantisce:

• Generazione e invio automatico delle fatture in formato FatturaPA tramite il Sistema di Interscambio (SdI)
• Calcolo corretto dell'IVA (aliquote al 4%, 10%, 22%)
• Categorizzazione automatica delle spese secondo le regole di deducibilità del TUIR
• Conservazione digitale a norma (10 anni, come richiesto dal codice civile)

Risparmio di tempo e riduzione degli errori

Secondo uno studio di TeamSystem, i professionisti italiani spendono in media 5-8 ore al mese nella gestione manuale delle spese. Un software dedicato può ridurre questo tempo del 70-80%, eliminando errori di trascrizione e categorizzazione.

Visibilità finanziaria in tempo reale

Per un libero professionista o una SRL, sapere esattamente dove vanno i soldi è fondamentale. I moderni software di gestione delle spese offrono:

• Dashboard con panoramica delle spese in tempo reale
• Report personalizzabili per categoria, periodo o progetto
• Previsioni di cash flow basate sui dati storici
• Alert automatici quando si superano i budget predefiniti

Rapporto con il commercialista

In Italia, la figura del commercialista è centrale nella gestione fiscale. I migliori software permettono di condividere i dati in tempo reale con il proprio consulente, eliminando lo scambio di documenti cartacei e riducendo il rischio di errori nella dichiarazione dei redditi.

Il contesto normativo italiano: TUIR, IVA e fatturazione elettronica

Prima di scegliere un software, è fondamentale comprendere il quadro normativo italiano che regola la gestione delle spese professionali.

Il TUIR e le spese deducibili

Il Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR), disciplinato dal D.P.R. 917/1986, stabilisce le regole per la deducibilità delle spese professionali. I principi fondamentali sono:

• Inerenza: la spesa deve essere collegata all'attività professionale
• Certezza: la spesa deve essere documentata (fattura, ricevuta, scontrino)
• Determinabilità: l'importo deve essere oggettivamente quantificabile
• Competenza: la spesa deve essere imputata all'esercizio di competenza (principio di cassa per i professionisti)

Le aliquote IVA

L'Imposta sul Valore Aggiunto (IVA) in Italia prevede tre aliquote principali:

• 22% — Aliquota ordinaria (la maggior parte dei beni e servizi)
• 10% — Aliquota ridotta (ristorazione, ristrutturazioni, alcuni alimentari)
• 4% — Aliquota super-ridotta (beni di prima necessità)

Un buon software di gestione delle spese deve gestire automaticamente queste aliquote e calcolare l'IVA detraibile secondo le regole del DPR 633/72.

La fatturazione elettronica obbligatoria

Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le operazioni B2B e B2C in Italia. Il formato utilizzato è il FatturaPA (XML), trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Dal 2024, l'obbligo è stato esteso anche ai contribuenti in regime forfettario con ricavi superiori a 25.000 €.

Un software moderno per la gestione delle spese deve quindi integrarsi perfettamente con il sistema di fatturazione elettronica italiano, sia per l'emissione che per la ricezione delle fatture passive.

Conservazione digitale a norma

Il codice civile (art. 2220) e le normative dell'Agenzia delle Entrate richiedono la conservazione dei documenti contabili per almeno 10 anni. La conservazione sostitutiva (o conservazione digitale a norma) permette di archiviare i documenti in formato elettronico con valore legale, eliminando la necessità di archivi cartacei.

Criteri di valutazione: come abbiamo scelto

Per selezionare i 12 migliori software, abbiamo valutato ogni soluzione secondo otto criteri fondamentali:

1. Compatibilità con il sistema fiscale italiano — Supporto per fatturazione elettronica (FatturaPA), gestione IVA, conformità TUIR e invio al SdI
2. Scansione e OCR delle ricevute — Qualità del riconoscimento ottico dei caratteri per scontrini, fatture e ricevute
3. Automazione dei workflow — Flussi di approvazione, categorizzazione automatica, integrazione con conti bancari
4. App mobile — Qualità e funzionalità dell'applicazione per smartphone (iOS e Android)
5. Integrazione con il commercialista — Possibilità di condividere i dati con il proprio consulente fiscale
6. Rapporto qualità-prezzo — Costi in rapporto alle funzionalità offerte, con particolare attenzione alle esigenze italiane
7. Reportistica e analytics — Dashboard, grafici, export e personalizzazione dei report
8. Assistenza in italiano — Disponibilità di supporto tecnico e documentazione in lingua italiana

Tabella di confronto rapido

Ecco una panoramica sintetica dei 12 software analizzati, con i criteri principali per una scelta rapida:

Legenda: ✅ = supporto nativo completo | ⚠️ = supporto parziale o tramite integrazione | ❌ = non disponibile o richiede soluzioni esterne. Prezzi indicativi IVA esclusa, aggiornati a dicembre 2024.

1. Fatture in Cloud — Il migliore per liberi professionisti e microimprese

Panoramica

Fatture in Cloud, sviluppato da TeamSystem, è il software di fatturazione e gestione delle spese più popolare in Italia per liberi professionisti e microimprese. Con oltre 500.000 utenti, è diventato lo standard de facto per chi cerca una soluzione semplice, completa e nativamente italiana.

Funzionalità principali per la gestione delle spese

• Fatturazione elettronica nativa: Creazione, invio e ricezione di fatture in formato FatturaPA direttamente dal SdI, con notifiche automatiche di consegna e accettazione
• Gestione delle spese integrate: Registrazione manuale o automatica delle spese con categorizzazione secondo le voci del piano dei conti
• Scansione OCR: Acquisizione rapida di scontrini e fatture passive tramite fotocamera dello smartphone
• Calcolo automatico IVA: Gestione di tutte le aliquote IVA italiane (4%, 10%, 22%) con split payment e reverse charge
• Prima nota automatica: Ogni operazione viene registrata automaticamente in prima nota, semplificando la contabilità
• Collaborazione con il commercialista: Accesso dedicato per il consulente fiscale, con possibilità di visualizzare e scaricare tutti i documenti
• Report e statistiche: Dashboard con andamento ricavi/costi, marginalità per cliente e previsioni di incasso
• Conservazione sostitutiva: Archiviazione digitale a norma inclusa nel canone

Piani e prezzi

• Standard: 8 €/mese — Fatturazione elettronica, preventivi, prima nota, 1 utente
• Premium: 15 €/mese — Tutto Standard + gestione scadenze, riconciliazione bancaria, multi-utente
• Complete: 22 €/mese — Tutto Premium + magazzino, DDT, ordini fornitori

Tutti i prezzi si intendono IVA esclusa, con fatturazione annuale. Prova gratuita di 30 giorni disponibile.

Vantaggi

• Interfaccia completamente in italiano, progettata per il mercato nazionale
• Conformità totale con la normativa italiana (FatturaPA, SdI, conservazione sostitutiva)
• Prezzo competitivo per liberi professionisti
• App mobile intuitiva per iOS e Android
• Assistenza clienti in italiano via chat, email e telefono

Svantaggi

• Funzionalità di gestione spese meno avanzate rispetto a software dedicati (niente OCR multi-valuta)
• Non ideale per aziende con più di 20-30 dipendenti
• Reportistica limitata nel piano Standard
• Nessuna gestione automatica delle note spese con workflow di approvazione

Per chi è ideale

Fatture in Cloud è la scelta perfetta per il libero professionista o la microimpresa italiana che cerca un unico strumento per fatturazione elettronica e gestione base delle spese. Se le tue esigenze principali sono emettere fatture, registrare i costi e condividere i dati con il commercialista, difficilmente troverai un'alternativa migliore a questo prezzo.

2. TeamSystem — Il più completo per PMI italiane

Panoramica

TeamSystem è il leader italiano nel software gestionale per imprese e professionisti. Con la suite TeamSystem Enterprise e la soluzione cloud Reviso, offre una piattaforma completa che va ben oltre la semplice gestione delle spese, integrandosi con contabilità, risorse umane, paghe e consulenza fiscale.

Funzionalità principali per la gestione delle spese

• Note spese automatizzate: Creazione, compilazione e approvazione delle note spese con workflow personalizzabili e multi-livello
• App mobile TeamSystem HR: Scatto foto scontrini, compilazione automatica dei campi (importo, data, fornitore, categoria IVA) tramite OCR avanzato
• Integrazione contabile nativa: Ogni spesa approvata viene automaticamente registrata in contabilità con le corrette scritture contabili
• Fatturazione elettronica completa: Ciclo attivo e passivo, gestione SdI, notifiche, conservazione sostitutiva
• Reportistica avanzata: Dashboard personalizzabili con KPI finanziari, analisi per centro di costo, confronto budget vs. consuntivo
• Condivisione con il commercialista: Piattaforma dedicata TeamSystem Studio per la collaborazione diretta tra impresa e consulente fiscale
• Gestione multi-società: Ideale per gruppi con più entità giuridiche (SRL, SAS, SPA)
• Integrazione bancaria: Riconciliazione automatica con i principali istituti bancari italiani

Piani e prezzi

• Reviso (cloud): Da 15 €/mese — Contabilità, fatturazione, gestione spese base
• TeamSystem Enterprise: Su richiesta — Soluzione completa ERP con moduli personalizzabili
• TeamSystem HR: Su richiesta — Gestione risorse umane con modulo note spese integrato

Vantaggi

• Soluzione 100% italiana, progettata attorno al sistema fiscale nazionale
• La piattaforma gestionale più diffusa tra i commercialisti italiani
• Ecosistema completo: dalla contabilità alle paghe, dalla fatturazione alla gestione documentale
• Aggiornamenti normativi automatici (nuove aliquote IVA, scadenze fiscali, adempimenti)
• Assistenza tecnica capillare con rete di partner su tutto il territorio

Svantaggi

• Curva di apprendimento più ripida rispetto a soluzioni consumer
• Prezzi non sempre trasparenti (necessario richiedere preventivo)
• L'interfaccia utente, pur migliorata, può risultare meno moderna rispetto a startup fintech
• Può essere sovradimensionato per un singolo professionista

Per chi è ideale

TeamSystem è la scelta naturale per PMI italiane, studi professionali e SRL che cercano una soluzione gestionale completa, con la certezza della conformità normativa e l'integrazione diretta con il mondo dei commercialisti.

3. Zucchetti ZTravel — Il migliore per trasferte e note spese

Panoramica

Zucchetti, uno dei principali gruppi ICT italiani, offre con ZTravel una soluzione specializzata nella gestione delle trasferte e delle note spese aziendali. È la scelta ideale per aziende con dipendenti o collaboratori che viaggiano frequentemente per lavoro.

Funzionalità principali

• Gestione trasferte end-to-end: Dalla richiesta di autorizzazione alla liquidazione del rimborso, con workflow personalizzabili secondo le policy aziendali
• App ZTravel: OCR avanzato per scontrini con assistente vocale integrato; importazione automatica di data, valuta, importo e fornitore
• QR code per fatture elettroniche: Scansione del QR code delle fatture per importazione automatica dei dati
• Contabilizzazione automatica: Liquidazione e registrazione contabile automatica delle spese, con applicazione delle regole di deducibilità TUIR
• Gestione indennità di trasferta: Calcolo automatico delle diarie e delle indennità forfettarie secondo la normativa italiana (art. 51 TUIR)
• Integrazione con ZCarFleet: Gestione del parco auto aziendale con calcolo del fringe benefit
• ZTravel Smart: Versione semplificata per piccole imprese, con accesso web immediato e senza costi di progetto iniziali

Piani e prezzi

• ZTravel Smart: Su richiesta — Versione semplificata per piccole imprese
• ZTravel: Su richiesta — Soluzione completa con personalizzazione e integrazioni

I prezzi dipendono dal numero di utenti e dalle personalizzazioni richieste. È possibile richiedere una demo gratuita tramite i partner Zucchetti sul territorio.

Vantaggi

• Specializzazione nelle trasferte e note spese, con funzionalità di calcolo diarie e rimborsi chilometrici
• OCR avanzato con assistente vocale per compilazione rapida
• Integrazione nativa con l'ecosistema Zucchetti (HR, paghe, ERP)
• Conformità totale con la normativa italiana sulle trasferte
• Rete di assistenza capillare con partner certificati Zucchetti

Svantaggi

• Prezzi non pubblici: necessario richiedere preventivo
• Interfaccia meno intuitiva rispetto ai concorrenti più moderni
• Può richiedere un progetto di implementazione per la versione completa
• Meno adatto come soluzione standalone per la fatturazione

Per chi è ideale

ZTravel è perfetto per aziende italiane con dipendenti in trasferta che necessitano di una gestione strutturata delle note spese, con calcolo automatico di diarie, rimborsi e integrazione con i sistemi HR e paghe.

4. Soldo — Il migliore per controllo delle spese con carte prepagate

Panoramica

Soldo è una fintech italo-britannica che ha rivoluzionato la gestione delle spese aziendali combinando carte prepagate Mastercard con un software di gestione e controllo in tempo reale. Fondata nel 2015 con sede a Londra e uffici a Roma, Soldo è particolarmente apprezzata in Italia per la facilità d'uso e il controllo granulare sui budget.

Funzionalità principali

• Carte prepagate personalizzabili: Carte Mastercard fisiche e virtuali con limiti di spesa per dipendente, categoria o periodo
• Cattura automatica delle spese: Ogni transazione con carta viene automaticamente registrata nel sistema con notifica push
• Foto scontrini in tempo reale: Al momento del pagamento, l'app chiede di fotografare lo scontrino con OCR integrato
• Regole e policy personalizzabili: Limiti giornalieri, settimanali o mensili; blocco di categorie merceologiche (es. prelievi ATM, intrattenimento)
• Integrazione contabile: Export verso i principali software contabili italiani (TeamSystem, Zucchetti, Datev Koinos) e internazionali (Xero, QuickBooks, NetSuite)
• Dashboard in tempo reale: Visibilità istantanea su tutte le spese dell'azienda, con filtri per dipendente, reparto o progetto
• Gestione IVA: Identificazione automatica dell'aliquota IVA sugli scontrini e pre-compilazione dei campi contabili

Piani e prezzi

• Start: Gratuito — Fino a 3 carte, funzionalità base
• Pro: 6 €/carta/mese — Carte illimitate, integrazioni contabili, regole avanzate
• Premium: 10 €/carta/mese — Tutto Pro + API, multi-entità, supporto dedicato
• Enterprise: Su richiesta — Personalizzazione completa

Vantaggi

• Elimina anticipi di cassa e rimborsi: i dipendenti pagano direttamente con la carta aziendale
• Controllo in tempo reale su ogni spesa, con possibilità di bloccare la carta istantaneamente
• Interfaccia moderna e intuitiva, tra le migliori del mercato
• Onboarding rapidissimo: carte attive in 24-48 ore
• Supporto in italiano

Svantaggi

• Non è un software di fatturazione: richiede un tool complementare per la fatturazione elettronica
• Il piano gratuito è molto limitato (solo 3 carte)
• Non gestisce le note spese tradizionali (rimborsi per spese pagate di tasca propria)
• Le commissioni su transazioni in valuta estera possono incidere per chi viaggia fuori dalla zona euro

Per chi è ideale

Soldo è perfetto per SRL e PMI che vogliono eliminare gli anticipi di cassa e i rimborsi spese, dando ai dipendenti carte prepagate con limiti controllati. Ideale per aziende con 5-200 dipendenti che necessitano di visibilità immediata sulle spese.

5. Factorial — Il migliore per automazione HR e gestione spese integrata

Panoramica

Factorial è una piattaforma HR all-in-one nata a Barcellona che ha conquistato il mercato italiano grazie alla sua interfaccia intuitiva e all'integrazione tra gestione del personale e gestione delle spese. Per le PMI italiane che cercano un unico strumento per HR e note spese, Factorial rappresenta un'opzione molto interessante.

Funzionalità principali

• Registrazione spese con OCR: Scatto della foto della ricevuta con riconoscimento automatico di importo, data e fornitore
• Workflow di approvazione personalizzabili: Flussi multi-livello basati su ruolo, importo o categoria
• Categorizzazione automatica: Le spese vengono automaticamente catalogate secondo le policy aziendali
• Integrazione HR nativa: Le spese sono collegate al profilo del dipendente, con visibilità su ferie, presenze e buste paga
• Report per centri di costo: Analisi delle spese per progetto, reparto o commessa
• Integrazioni: Google Workspace, Microsoft 365, Slack, principali ERP e software di payroll
• Gestione documenti: Archiviazione digitale di contratti, buste paga e documenti HR collegati

Piani e prezzi

• Business: Su richiesta — HR core + gestione spese
• Enterprise: Su richiesta — Tutto Business + integrazioni avanzate, API, SSO

Prova gratuita di 14 giorni. Prezzi calcolati in base al numero di dipendenti.

Vantaggi

• Interfaccia moderna e intuitiva, adottata facilmente dai dipendenti
• Integrazione tra HR e finanze in un'unica piattaforma
• Buon OCR per ricevute italiane
• Supporto in italiano
• Onboarding rapido e senza necessità di formazione tecnica

Svantaggi

• Non gestisce la fatturazione elettronica (FatturaPA)
• Reportistica finanziaria meno profonda rispetto a soluzioni dedicate
• Prezzi non pubblicati: necessario richiedere un preventivo
• Meno personalizzabile di TeamSystem o Zucchetti per le specificità italiane

Per chi è ideale

Factorial è perfetto per PMI italiane con 10-200 dipendenti che cercano una piattaforma unica per gestione del personale e note spese, senza la complessità di un ERP tradizionale.

6. N2F — Il migliore per note spese mobili

Panoramica

N2F (Note de Frais) è un software francese specializzato nella gestione delle note spese, molto diffuso in Europa e con una forte presenza nel mercato italiano. Il suo punto di forza è l'esperienza mobile eccellente e il piano gratuito generoso.

Funzionalità principali

• OCR intelligente: Scansione di scontrini e ricevute con riconoscimento di importo, data, IVA e categoria merceologica
• Gestione note spese completa: Creazione, compilazione, invio e approvazione con workflow personalizzabili
• Calcolo chilometrico automatico: Inserimento del tragitto con calcolo automatico del rimborso secondo le tabelle ACI
• Gestione diarie e trasferte: Supporto per indennità giornaliere con calcolo automatico
• Integrazione bancaria: Collegamento con carte di credito per importazione automatica delle transazioni
• Multi-valuta: Gestione di spese in valuta estera con conversione automatica in EUR
• Export contabile: Esportazione dati in formati compatibili con i principali software contabili italiani

Piani e prezzi

• Gratuito: 0 €/mese — Fino a 5 utenti, funzionalità base, 25 scansioni/mese
• Essential: 2,50 €/utente/mese — Scansioni illimitate, integrazioni, workflow
• Business: 5 €/utente/mese — Tutto Essential + analisi avanzate, carte, API
• Enterprise: Su richiesta — Personalizzazione completa, SLA dedicati

Vantaggi

• Piano gratuito generoso per piccoli team
• App mobile eccellente con OCR rapido e preciso
• Prezzi tra i più competitivi del mercato
• Interfaccia disponibile in italiano
• Specializzazione nelle note spese: fa una cosa e la fa bene

Svantaggi

• Non gestisce la fatturazione elettronica italiana
• Supporto clienti prevalentemente in francese e inglese
• Meno integrazioni con il software contabile italiano rispetto a soluzioni nazionali
• Il piano gratuito ha limitazioni significative sul numero di scansioni

Per chi è ideale

N2F è la scelta ideale per piccoli team e PMI che cercano una soluzione dedicata alle note spese, con un eccellente rapporto qualità-prezzo e un'app mobile di primo livello.

7. Expensify — Il migliore per scansione ricevute intelligente

Panoramica

Expensify è uno dei software di gestione delle spese più conosciuti al mondo, con oltre 12 milioni di utenti. La sua tecnologia SmartScan per la scansione delle ricevute è considerata tra le migliori del mercato. Pur non essendo progettato specificamente per l'Italia, offre funzionalità che possono essere adattate al contesto italiano.

Funzionalità principali

• SmartScan: Tecnologia OCR proprietaria che riconosce automaticamente importo, data, fornitore e categoria da qualsiasi ricevuta
• Rimborsi rapidi: Possibilità di rimborso il giorno successivo alla presentazione della nota spese
• Tracciamento chilometrico: GPS integrato per il calcolo automatico delle distanze percorse
• Policy aziendali configurabili: Regole di spesa con alert automatici per violazioni
• Integrazioni contabili: QuickBooks, Xero, NetSuite, SAP e altri ERP internazionali
• Carte Expensify: Carte di credito aziendali con cashback e controlli di spesa
• Report automatici: Generazione di report spese con un clic

Piani e prezzi

• Collect: 4,50 €/utente/mese (circa $5) — SmartScan, rimborsi, report base
• Control: 8 €/utente/mese (circa $9) — Tutto Collect + carte, workflow multi-livello, integrazioni avanzate

Prezzi indicativi in EUR basati sui listini USD. Prova gratuita disponibile.

Vantaggi

• SmartScan è tra le migliori tecnologie OCR per ricevute al mondo
• Interfaccia elegante e user-friendly
• Ottimo per team internazionali con spese multi-valuta
• Community attiva e documentazione completa
• Carte aziendali con cashback

Svantaggi

• Nessun supporto nativo per la fatturazione elettronica italiana (FatturaPA)
• Nessuna integrazione con il Sistema di Interscambio (SdI)
• Supporto clienti solo in inglese
• Le tabelle chilometriche sono basate sugli standard USA, non sulle tabelle ACI
• Conservazione digitale non conforme alla normativa italiana

Per chi è ideale

Expensify è adatto a freelance e professionisti italiani che lavorano con clienti internazionali e non necessitano della fatturazione elettronica integrata. Ottimo anche come soluzione complementare a un software di fatturazione italiano.

8. SAP Concur — Il migliore per grandi aziende e multinazionali

Panoramica

SAP Concur è la soluzione enterprise di riferimento per la gestione delle spese, dei viaggi aziendali e delle fatture passive. Parte dell'ecosistema SAP, è la scelta naturale per le grandi aziende e le multinazionali con sede o filiali in Italia.

Funzionalità principali

• Concur Expense: Gestione completa delle note spese con OCR, integrazione carte di credito e workflow di approvazione multi-livello
• Concur Travel: Prenotazione viaggi integrata con policy aziendali e comparazione tariffe
• Concur Invoice: Gestione del ciclo passivo con matching automatico fatture-ordini
• Conformità normativa: Supporto per la fatturazione elettronica in oltre 70 paesi, inclusa l'Italia (FatturaPA via partner certificati)
• Analisi predittiva: Machine learning per identificare anomalie, duplicati e violazioni delle policy
• Integrazione SAP: Connessione nativa con SAP S/4HANA, SAP ERP e SAP SuccessFactors
• Gestione IVA internazionale: Recupero IVA automatizzato per spese sostenute in paesi UE

Piani e prezzi

• Su richiesta — I prezzi di SAP Concur variano significativamente in base al numero di utenti, ai moduli selezionati e al livello di personalizzazione. Indicativamente, si parte da 7-8 € per utente/mese per il modulo Expense base, ma le implementazioni enterprise possono costare sensibilmente di più.

Vantaggi

• Standard mondiale per la gestione delle spese enterprise
• Conformità normativa in oltre 70 paesi, compresa l'Italia
• Integrazione nativa con l'ecosistema SAP
• Machine learning per il rilevamento frodi e anomalie
• Supporto in italiano disponibile per i clienti enterprise

Svantaggi

• Sovradimensionato per PMI e professionisti
• Costi elevati, soprattutto per le implementazioni complete
• Interfaccia utente datata in alcune sezioni
• Implementazione complessa che richiede consulenti specializzati
• L'integrazione con la fatturazione elettronica italiana richiede spesso un partner aggiuntivo

Per chi è ideale

SAP Concur è la scelta giusta per grandi aziende e multinazionali con più di 500 dipendenti, che necessitano di una soluzione enterprise per la gestione di spese, viaggi e fatture passive su scala internazionale.

9. Zoho Expense — Il migliore rapporto qualità-prezzo

Panoramica

Zoho Expense fa parte della suite Zoho, un ecosistema di oltre 45 applicazioni aziendali. Per chi già utilizza Zoho Books, Zoho CRM o altri prodotti della suite, Zoho Expense offre un'integrazione eccellente a un prezzo imbattibile.

Funzionalità principali

• Scansione ricevute OCR: Riconoscimento automatico di importo, data, fornitore e aliquota IVA
• Prenotazione viaggi integrata: Voli, hotel e noleggio auto direttamente dall'app
• Workflow di approvazione: Flussi personalizzabili per ruolo, importo e categoria
• Report spese automatici: Generazione con un clic e condivisione con il management
• Integrazione bancaria: Importazione automatica delle transazioni da carte di credito e conti correnti
• Multi-valuta: Gestione di spese in oltre 170 valute con conversione automatica in EUR
• Analytics avanzati: Dashboard personalizzabili con trend, confronti e previsioni

Piani e prezzi

• Gratuito: 0 €/mese — Fino a 3 utenti, 5 ricevute/mese, funzionalità base
• Standard: 3 €/utente/mese — Scansioni illimitate, workflow, integrazioni
• Premium: 5 €/utente/mese — Tutto Standard + viaggi, budgeting, analytics avanzati
• Enterprise: 7 €/utente/mese — Tutto Premium + personalizzazioni, API, SSO

Vantaggi

• Prezzo imbattibile per le funzionalità offerte
• Piano gratuito disponibile per micro-team
• Eccellente integrazione con l'ecosistema Zoho
• Interfaccia pulita e moderna
• Multi-valuta nativo per professionisti con clienti internazionali

Svantaggi

• Nessun supporto nativo per la fatturazione elettronica italiana
• Assistenza in italiano limitata (prevalentemente in inglese)
• Meno integrazioni con software contabili italiani rispetto a soluzioni nazionali
• Alcune funzionalità avanzate richiedono altri prodotti Zoho (upselling)

Per chi è ideale

Zoho Expense è perfetto per piccoli team e startup che già usano l'ecosistema Zoho e cercano il miglior rapporto qualità-prezzo per la gestione delle spese, anche se dovranno integrare una soluzione separata per la fatturazione elettronica italiana.

10. Agicap — Il migliore per gestione del cash flow

Panoramica

Agicap è una fintech francese che ha conquistato il mercato europeo, inclusa l'Italia, con una piattaforma dedicata alla gestione del cash flow. Pur non essendo un software tradizionale di gestione delle spese, Agicap offre funzionalità di monitoraggio e previsione della liquidità che lo rendono indispensabile per PMI e SRL attente alla salute finanziaria.

Funzionalità principali

• Previsione del cash flow: Modelli predittivi basati sui dati storici con scenari multipli (ottimistico, realistico, pessimistico)
• Aggregazione bancaria: Collegamento con tutti i conti correnti aziendali per una visione consolidata in tempo reale
• Categorizzazione automatica: Le transazioni vengono automaticamente classificate per tipologia (fornitori, stipendi, tasse, utenze)
• Gestione fornitori: Monitoraggio dei pagamenti e delle scadenze con alert automatici
• Pagamenti integrati: Possibilità di effettuare bonifici direttamente dalla piattaforma
• Report per investitori: Dashboard e report professionali per banche e soci
• Integrazione con fatturazione elettronica: Importazione delle fatture attive e passive per una previsione più accurata

Piani e prezzi

• Su richiesta — I prezzi di Agicap dipendono dal numero di conti bancari, dal fatturato aziendale e dai moduli selezionati. Indicativamente, si parte da circa 200 €/mese per PMI con 1-2 conti bancari.

Vantaggi

• La migliore piattaforma per la previsione del cash flow in Europa
• Aggregazione bancaria con oltre 14.000 banche europee
• Interfaccia moderna e intuitiva
• Supporto in italiano con team dedicato
• Integrazione con i principali software contabili italiani

Svantaggi

• Non è un software di gestione delle spese tradizionale (niente OCR per scontrini, niente note spese)
• Prezzo elevato per microimprese e professionisti singoli
• Richiede almeno 1-2 conti bancari aziendali per essere efficace
• Non gestisce la fatturazione elettronica in modo autonomo

Per chi è ideale

Agicap è la scelta perfetta per SRL e PMI con un fatturato da 500.000 € in su che vogliono avere il pieno controllo sulla liquidità aziendale e prevedere i flussi di cassa futuri con precisione.

11. Rydoo — Il migliore per approvazioni istantanee

Panoramica

Rydoo è un software belga di gestione delle spese che si distingue per la velocità dei workflow di approvazione e l'esperienza mobile. Con presenza in oltre 100 paesi, offre un buon supporto multi-valuta e una copertura normativa europea crescente.

Funzionalità principali

• Approvazione istantanea: I manager possono approvare le note spese con un tap dal proprio smartphone
• OCR multi-lingua: Scansione di ricevute in oltre 30 lingue, incluso l'italiano
• Policy personalizzabili: Regole di spesa configurabili per paese, ruolo e categoria
• Gestione per diem: Calcolo automatico delle diarie secondo le tabelle nazionali
• Integrazione con travel management: Prenotazione viaggi integrata con comparazione tariffe
• Report e analytics: Dashboard in tempo reale con trend e anomalie
• Integrazioni contabili: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Exact Online e altri ERP

Piani e prezzi

• Essentials: 8 €/utente/mese — OCR, workflow base, integrazioni standard
• Pro: 10 €/utente/mese — Tutto Essentials + analytics, per diem, travel
• Enterprise: Su richiesta — Personalizzazione, SSO, API avanzate

Vantaggi

• Workflow di approvazione tra i più veloci del mercato
• OCR multi-lingua affidabile
• Buon supporto per le normative europee
• Interfaccia mobile eccellente
• Gestione per diem automatica

Svantaggi

• Supporto parziale per la fatturazione elettronica italiana
• Meno integrazioni con il software contabile italiano rispetto a soluzioni nazionali
• Assistenza in italiano non sempre disponibile
• Prezzo leggermente superiore alla media per le funzionalità offerte

Per chi è ideale

Rydoo è adatto a PMI e aziende con team distribuiti in Europa che necessitano di approvazioni rapide e gestione multi-valuta, specialmente se già utilizzano ERP internazionali.

12. Danea Easyfatt — Il migliore per semplicità e piccole attività

Panoramica

Danea Easyfatt, parte del gruppo TeamSystem, è uno dei software gestionali più semplici e diffusi in Italia per la fatturazione e la gestione contabile delle piccole attività. Con un'interfaccia pensata per chi non ha competenze contabili, è la scelta naturale per artigiani, commercianti e piccoli professionisti.

Funzionalità principali

• Fatturazione elettronica: Creazione e invio di fatture FatturaPA tramite il SdI, con notifiche di consegna
• Gestione acquisti e spese: Registrazione delle fatture passive con categorizzazione contabile
• Prima nota: Registrazione automatica di entrate e uscite
• Gestione magazzino: Articoli, listini, giacenze e movimenti
• DDT e ordini: Documenti di trasporto, ordini clienti e fornitori
• Scadenzario: Monitoraggio di pagamenti e incassi con alert
• Conservazione sostitutiva: Archiviazione digitale a norma

Piani e prezzi

• Easyfatt Standard: 15 €/mese — Fatturazione, gestione clienti/fornitori, prima nota
• Easyfatt Professional: 22 €/mese — Tutto Standard + magazzino, DDT, multi-valuta
• Easyfatt Enterprise: 35 €/mese — Tutto Professional + multi-postazione, preventivi, agenti

Versione di prova gratuita di 15 giorni. Prezzi IVA esclusa.

Vantaggi

• Interfaccia estremamente semplice, adatta a chi non ha competenze contabili
• Fatturazione elettronica nativa con gestione SdI
• Prezzo competitivo per piccole attività
• Diffusissimo in Italia: facile trovare guide, tutorial e community
• Assistenza in italiano

Svantaggi

• Nessuna funzionalità OCR per scansione ricevute
• Nessun workflow di approvazione per le note spese
• Gestione delle spese molto basica (solo registrazione manuale)
• Non adatto ad aziende con più di 5-10 dipendenti
• Interfaccia grafica datata rispetto ai concorrenti cloud-native

Per chi è ideale

Danea Easyfatt è la scelta giusta per artigiani, commercianti e piccoli professionisti con partita IVA che cercano il software più semplice possibile per la fatturazione elettronica e la registrazione delle spese, senza necessità di funzionalità avanzate.

Guida alle spese deducibili per professionisti italiani

Per sfruttare al meglio un software di gestione delle spese, è fondamentale conoscere le regole di deducibilità previste dal TUIR. Ecco una panoramica delle principali categorie di spese e la loro deducibilità per liberi professionisti e società (SRL) in regime ordinario o semplificato.

Spese deducibili al 100%

• Affitto dello studio professionale: Canone di locazione dell'immobile adibito esclusivamente all'attività
• Beni strumentali: Computer, stampanti, attrezzature con costo unitario inferiore a 516,46 € (deducibili integralmente nell'esercizio di acquisto)
• Utenze dello studio: Elettricità, gas, acqua, internet dell'ufficio
• Iscrizione all'albo professionale: Quote annuali e contributi obbligatori
• Materiali di consumo: Cancelleria, toner, materiale per l'attività
• Stipendi e TFR dei dipendenti: Integralmente deducibili
• Contributi previdenziali: INPS, Casse professionali (integralmente deducibili dal reddito complessivo)

Spese deducibili con limitazioni

Il regime forfettario: attenzione alle limitazioni

Se operi in regime forfettario (ricavi fino a 85.000 €/anno), le regole cambiano radicalmente. In questo regime:

• Non puoi dedurre le spese operative: Il reddito imponibile è calcolato applicando un coefficiente di redditività forfettario (dal 40% al 78% a seconda del codice ATECO)
• L'unica deduzione ammessa sono i contributi previdenziali obbligatori
• Non si applica l'IVA in fattura (né detrazione IVA sugli acquisti)
• Imposta sostitutiva: 15% (o 5% per i primi 5 anni di nuova attività)

Per questo motivo, i professionisti in regime forfettario hanno meno necessità di un software di gestione delle spese sofisticato, ma un buon strumento di fatturazione elettronica resta comunque obbligatorio.

Rimborsi spese per trasferte (dipendenti e collaboratori)

Per le aziende (SRL, SPA) con dipendenti, il TUIR prevede regole specifiche per i rimborsi spese di trasferta:

• Trasferte in Italia: Rimborso forfettario esente fino a 46,48 €/giorno (o rimborso analitico documentato)
• Trasferte all'estero: Rimborso forfettario esente fino a 77,47 €/giorno
• Vitto e alloggio: Deducibili al 75% per l'azienda se analiticamente documentati
• Spese di viaggio: Deducibili al 100% se documentate (biglietti, pedaggi, carburante)

Come scegliere il software giusto per le tue esigenze

La scelta del software ideale dipende da diversi fattori. Ecco una guida rapida basata sul tuo profilo professionale:

Sei un libero professionista con partita IVA?

Le tue priorità sono la fatturazione elettronica, la registrazione delle spese deducibili e la condivisione con il commercialista. Le scelte migliori sono:

• Regime ordinario/semplificato: Fatture in Cloud (il migliore per rapporto funzionalità/prezzo) o Danea Easyfatt (il più semplice)
• Regime forfettario: Fatture in Cloud con il piano Standard è più che sufficiente
• Clienti internazionali: Expensify + software italiano per la fatturazione

Gestisci una SRL o una PMI?

Le tue priorità sono i workflow di approvazione, il controllo dei budget e l'integrazione con la contabilità aziendale. Le scelte migliori sono:

• Fino a 20 dipendenti: Soldo (carte prepagate) + Fatture in Cloud o Factorial
• 20-200 dipendenti: TeamSystem (soluzione completa) o Zucchetti ZTravel (focus trasferte)
• Oltre 200 dipendenti: SAP Concur o TeamSystem Enterprise

Hai bisogno di controllare il cash flow?

Se la tua priorità è avere visibilità sulla liquidità aziendale e prevedere i flussi di cassa:

• Agicap è la scelta migliore, eventualmente combinato con un software di fatturazione per la gestione operativa delle spese

Cerchi il prezzo più basso?

Se il budget è la tua priorità principale:

• Solo note spese: N2F (piano gratuito fino a 5 utenti) o Zoho Expense (piano gratuito fino a 3 utenti)
• Fatturazione + spese: Fatture in Cloud Standard a 8 €/mese

Domande frequenti (FAQ)

Qual è il miglior software per la gestione delle spese in Italia?

Non esiste una risposta univoca. Per i liberi professionisti, Fatture in Cloud è la scelta più equilibrata per rapporto qualità-prezzo e conformità normativa. Per le PMI, TeamSystem offre la soluzione più completa. Per il controllo delle spese in tempo reale, Soldo è imbattibile con le sue carte prepagate.

È obbligatorio usare un software per la gestione delle spese?

Non esiste un obbligo specifico di utilizzare un software per la gestione delle spese. Tuttavia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA (inclusi i forfettari sopra i 25.000 € di ricavi dal 2024). Inoltre, l'obbligo di conservazione digitale a norma rende di fatto necessario un supporto informatico.

Quanto costa mediamente un software di gestione delle spese?

I prezzi variano enormemente. Si parte da soluzioni gratuite (N2F, Zoho Expense con limitazioni) fino a piani base da 3-8 €/utente/mese per le soluzioni più diffuse. Le piattaforme enterprise (SAP Concur, Agicap) possono costare da 200 a oltre 1.000 €/mese a seconda delle dimensioni dell'azienda.

Posso detrarre il costo del software dalla dichiarazione dei redditi?

Sì. Il costo dell'abbonamento a un software gestionale è deducibile al 100% come costo inerente all'attività professionale (art. 54 TUIR per i professionisti, art. 109 per le società). L'IVA sull'abbonamento è detraibile al 100%. Nel regime forfettario, il costo non è deducibile (ma è incluso nel coefficiente di redditività forfettario).

Come funziona l'integrazione con il commercialista?

I migliori software italiani (Fatture in Cloud, TeamSystem, Danea Easyfatt) offrono un accesso dedicato per il commercialista. Il consulente può accedere alla piattaforma con credenziali proprie, visualizzare fatture, spese e prima nota, scaricare i dati per la dichiarazione dei redditi e comunicare eventuali anomalie. Questo elimina lo scambio di documenti cartacei e riduce drasticamente il rischio di errori.

Devo conservare gli scontrini cartacei anche se uso un software?

Se il software offre la conservazione sostitutiva a norma (come Fatture in Cloud o TeamSystem), la scansione digitale ha valore legale equivalente al documento cartaceo, secondo quanto previsto dal CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) e dalle regole dell'Agenzia delle Entrate. In questo caso, non è obbligatorio conservare l'originale cartaceo. Tuttavia, per prudenza, molti commercialisti consigliano di conservare gli originali per almeno 1-2 anni.

Quale software è migliore per il regime forfettario?

Fatture in Cloud con il piano Standard (8 €/mese) è la scelta più comune tra i forfettari. Offre tutto il necessario: fatturazione elettronica, gestione incassi/pagamenti e condivisione con il commercialista. Software più costosi come TeamSystem o SAP Concur non sono giustificati per un professionista in regime forfettario.

È possibile usare un software straniero per la gestione delle spese in Italia?

Sì, ma con alcune limitazioni. Software come Expensify, Zoho Expense o Rydoo possono essere utilizzati per la gestione delle note spese, ma non sostituiscono un software di fatturazione elettronica italiana. Per la conformità normativa, dovrai abbinare il software straniero a una soluzione italiana per l'invio delle fatture al SdI e la conservazione sostitutiva.

Conclusione: la nostra raccomandazione

Il panorama dei software per la gestione delle spese in Italia è ricco e diversificato. La scelta giusta dipende dalle tue esigenze specifiche, dal tuo regime fiscale e dalle dimensioni della tua attività.

Le nostre 3 raccomandazioni principali:

1. Per il libero professionista: Fatture in Cloud resta la scelta n. 1 per il mercato italiano. A 8 €/mese, offre fatturazione elettronica, gestione spese, condivisione con il commercialista e conservazione sostitutiva. È il punto di partenza ideale per chi ha una partita IVA.
2. Per la PMI/SRL: TeamSystem (Reviso o Enterprise) combinato con Soldo per le carte prepagate. TeamSystem garantisce la conformità contabile e fiscale, mentre Soldo offre il controllo in tempo reale sulle spese dei dipendenti.
3. Per l'azienda in crescita con trasferte frequenti: Zucchetti ZTravel per la gestione delle note spese e delle trasferte, integrato con la suite Zucchetti per contabilità e paghe.

Qualunque sia la tua scelta, ricorda che un buon software di gestione delle spese non è solo uno strumento di efficienza operativa: è un investimento nella conformità fiscale, nella trasparenza finanziaria e nella tranquillità professionale. Con l'obbligo della fatturazione elettronica e le crescenti esigenze dell'Agenzia delle Entrate in materia di documentazione digitale, dotarsi di uno strumento adeguato non è più un'opzione — è una necessità.

Ultimo aggiornamento: dicembre 2024. I prezzi e le funzionalità indicati sono stati verificati al momento della pubblicazione. Consultare i siti ufficiali dei software per le informazioni più aggiornate. Questo articolo non costituisce consulenza fiscale: per questioni specifiche sulla deducibilità delle spese, rivolgersi al proprio commercialista.