¿Qué es el software de gestión de gastos en la nube?

El software de gestión de gastos en la nube es una herramienta que funciona desde internet y ayuda a empresas y autónomos a registrar, categorizar y reportar gastos de forma digital. En lugar de guardar tickets de papel en cajones o cajas de zapatos, sacas una foto con el móvil — y el software hace el resto.

La tecnología se basa en OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) e inteligencia artificial, que lee automáticamente importes, fecha, IVA y proveedor del ticket. Los datos se transfieren directamente a tu programa de contabilidad — sin introducción manual.

Para empresas españolas, esto es especialmente relevante ya que la Agencia Tributaria exige documentación de todos los gastos deducibles. Con el almacenamiento digital, cumples automáticamente con la obligación de conservación de 4 años establecida en la Ley General Tributaria.

La transformación digital de la gestión de gastos

Según estudios, un empleado medio dedica 20 minutos por informe de gastos con procesos manuales. Con software en la nube, esto se reduce a menos de 2 minutos. Para una empresa con 50 empleados, eso supone cientos de horas ahorradas al año.

El enfoque basado en la nube también significa acceso desde cualquier dispositivo — ordenador, tablet o smartphone. Sin instalación, siempre actualizado, con copias de seguridad en tiempo real.

¿Por qué abandonar los tickets en papel?

Todos conocemos la escena: un montón de tickets en el bolsillo, la cartera, la guantera. Al final del mes toca ordenar, y la mitad son ilegibles o se han perdido. No es solo frustrante — cuesta dinero.

Problemas de los tickets en papel

• Los tickets se borran: El papel térmico pierde la impresión en 6-12 meses. La Agencia Tributaria no acepta tickets ilegibles.
• Pérdidas: Hasta el 15% de los tickets en papel se pierden.
• Consume tiempo: Introducción manual, clasificación y archivo llevan demasiado tiempo.
• Errores: Los procesos manuales tienen una tasa de error del 3-5%, lo que puede llevar a declaraciones de IVA incorrectas.
• Falta de visibilidad: Sin registro digital, es difícil tener una visión en tiempo real de los gastos.

Ventajas de la digitalización

• Registro instantáneo: Saca una foto y el gasto queda registrado en segundos.
• Categorización automática: La IA clasifica gastos en las categorías correctas (transporte, manutención, material de oficina, etc.).
• Cálculo de IVA: El software calcula automáticamente el IVA (21%) y separa importes con y sin IVA.
• Preparado para auditorías: Todos los datos se almacenan de forma segura y cumplen los requisitos de la Agencia Tributaria.
• Informes en tiempo real: Visión general de gastos por proyectos, departamentos o empleados.

Cómo funciona: De la foto a la contabilidad

Paso 1: Captura

Saca una foto del ticket con el móvil o sube un PDF/factura electrónica. Las mejores soluciones también importan automáticamente e-tickets de email (aerolíneas, hoteles, tiendas online).

Paso 2: OCR y análisis con IA

El software usa OCR avanzado para leer el texto. La inteligencia artificial identifica:

• Importe total y moneda (EUR, USD, GBP, etc.)
• Fecha y hora
• Nombre del proveedor y CIF/NIF
• Importe de IVA y tipo aplicable (21%, 10%, 4%)
• Líneas individuales del ticket

Las mejores soluciones alcanzan una precisión superior al 95% — incluso con tickets arrugados o descoloridos.

Paso 3: Enriquecimiento y categorización

• El proveedor se vincula con el registro mercantil
• El gasto se categoriza automáticamente
• El IVA se valida contra los tipos vigentes
• Se detectan y marcan duplicados
• Conversión automática de divisas a EUR

Paso 4: Informe y exportación

Los gastos aprobados se agrupan en informes exportables a tu sistema contable — Holded, Quipu, A3, Sage o SAP. Todo el proceso tarda típicamente menos de 30 segundos.

Funciones clave que debes buscar

Escaneo de tickets con IA

Busca soluciones con 95%+ de precisión en OCR. Las mejores usan machine learning que mejora con el tiempo.

Soporte multidivisa

Para empresas con actividad internacional: las mejores soluciones soportan más de 150 divisas con tipos de cambio en tiempo real del BCE.

Acceso delegado

Permite que tu gestor, asesor fiscal o asistente accedan con permisos personalizados — sin compartir credenciales.

Flujo de aprobación

• Gastos menores de 50 € se aprueban automáticamente
• Gastos superiores a 500 € requieren doble aprobación
• Categorías específicas (ej. representación) siempre requieren aprobación

Cumplimiento RGPD y seguridad

• Servidores en la UE (preferiblemente Frankfurt)
• Cifrado AES-256 en reposo y en tránsito
• Contrato de encargado de tratamiento incluido
• Eliminación automática tras el período de conservación

App móvil

Funciona offline, cámara con recorte automático, notificaciones push, disponible en iOS y Android.

Enterprise vs. soluciones para PYMES

Soluciones Enterprise (SAP Concur, Yokoy)

• Precio: Desde 10-30 € por usuario/mes
• Ventajas: Integraciones extensas, workflows avanzados
• Desventajas: Implementación compleja (3-6 meses), alto coste
• Ideal para: Empresas con 200+ empleados

Soluciones PYME (Bill.Dock, Pleo, Spendesk)

• Precio: Desde €59/año hasta €199/año (precio fijo)
• Ventajas: Configuración rápida, interfaz intuitiva, precio bajo
• Desventajas: Menos funciones enterprise avanzadas
• Ideal para: Autónomos, freelancers y PYMES con 1-50 empleados

Si usas Holded o Quipu como programa de contabilidad, una solución PYME como Bill.Dock es la elección correcta.

Bill.Dock: La solución inteligente para profesionales

Bill.Dock está diseñado para autónomos, freelancers y PYMES en Europa. Escaneo con IA, categorización automática y exportación directa hacen la gestión de gastos sencilla.

¿Por qué elegir Bill.Dock?

• Escaneo IA con 95%+ de precisión
• Multidivisa: Más de 150 divisas con conversión automática a EUR
• Acceso delegado para gestor, asesor o asistente
• Cumplimiento RGPD: Servidores UE en Frankfurt
• Integración: Exportación a Holded, Quipu y otros programas contables españoles

Planes de precios

🎉 Prueba Bill.Dock gratis durante 30 días — sin tarjeta de crédito.

Empieza tu prueba gratuita →

Integración con software contable español

Holded

Plataforma todo-en-uno para PYMES españolas. Exporta gastos directamente como apuntes contables con imagen, importe e IVA.

Quipu

Popular entre autónomos y pequeñas empresas. Integración para transferencia automática de gastos.

A3 (Wolters Kluwer)

Referencia en asesorías fiscales españolas. Exportación compatible para gestorías.

Sage

Solución ERP para empresas en crecimiento. Integración completa con trazabilidad.

Bill.Dock soporta exportación en formatos estándar (CSV, PDF, API) compatibles con todas las soluciones anteriores.

RGPD y seguridad de datos

Requisitos de la Agencia Tributaria

La Ley General Tributaria establece un período de conservación de 4 años para documentación fiscal. Las copias digitales son válidas siempre que sean legibles y accesibles.

Consideraciones RGPD

• Contrato de encargado de tratamiento con tu proveedor
• Limitación de finalidad: Datos solo para gestión de gastos y contabilidad
• Eliminación: Política de borrado tras el período legal

Funciones de seguridad

• Cifrado AES-256
• Comunicación TLS 1.3
• Autenticación de dos factores (2FA)
• Servidores en la UE
• Certificación SOC 2 Tipo II
• Copias de seguridad automáticas

Bill.Dock almacena todos los datos en servidores seguros en Frankfurt — cumplimiento total del RGPD.

Empieza en 5 minutos

1. Crea tu cuenta: Regístrate en bill.dock.io — gratis 30 días.
2. Descarga la app: Bill.Dock para iOS o Android.
3. Escanea tu primer ticket: Saca una foto y mira la IA en acción.
4. Configura categorías: Adapta a las necesidades de tu negocio.
5. Conecta tu contabilidad: Vincula con Holded, Quipu u otro programa.

La mayoría de usuarios están operativos en 5 minutos.

Preguntas frecuentes

¿Están seguros mis datos en la nube?

Sí. Bill.Dock usa cifrado AES-256, TLS 1.3 y autenticación de dos factores. Los datos se almacenan en servidores UE seguros en Frankfurt.

¿Qué precisión tiene el escaneo con IA?

Más del 95% de precisión en tickets estándar. La IA aprende y mejora continuamente.

¿Puede acceder mi gestor?

Sí. Con Bill.Dock Pro y Enterprise puedes crear acceso delegado con permisos personalizados.

¿Cómo se compara Bill.Dock con SAP Concur?

SAP Concur es para grandes organizaciones (200+ empleados, 10-30 €/usuario/mes, 3-6 meses de implementación). Bill.Dock es para PYMES — desde €59/año, listo en minutos.

¿Cumple el almacenamiento digital con la Agencia Tributaria?

Sí. Las copias digitales son válidas según la Ley General Tributaria, siempre que sean legibles y accesibles durante 4 años.

¿Puede el software manejar tickets extranjeros?

Sí. Más de 150 divisas con conversión automática a EUR vía tipos del BCE.