Los gastos empresariales son una fuente universal de fricción. Para el consultor que gestiona recibos en múltiples divisas durante un viaje internacional, o para el autónomo que guarda cada ticket para la declaración trimestral, la carga administrativa es significativa. La "caja de zapatos con recibos" no es un mito: es un problema real que provoca reembolsos perdidos, horas desperdiciadas en introducción manual de datos y riesgos de incumplimiento ante la Agencia Tributaria.

Problemas como el papel térmico desvanecido, los gastos olvidados y las idas y venidas del viernes por la tarde con la contabilidad son actividades que consumen tiempo y son innecesarias. Este artículo evalúa las mejores apps para registrar gastos de empresa en función de su capacidad para resolver estos problemas concretos. Nos centramos en las necesidades específicas de los profesionales más exigentes en España y el resto de Europa.

Para gestionar correctamente los informes de gastos, es fundamental comprender la documentación financiera, incluyendo las diferencias clave entre una factura y un recibo. Este conocimiento te ayuda a capturar la información correcta para una contabilidad conforme con la normativa española.

En España, la Agencia Tributaria (AEAT) exige que las empresas y autónomos mantengan una documentación rigurosa de todos sus gastos deducibles. La normativa española establece obligaciones específicas que van más allá de una simple traducción de conceptos anglosajones: el Plan General Contable (PGC), el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el IRPF para autónomos crean un ecosistema fiscal propio que requiere herramientas adaptadas.

Nuestro objetivo es proporcionar una comparación directa y práctica que te ayude a seleccionar la herramienta adecuada para tu situación, desde opciones móviles como Bill.Dock hasta sistemas empresariales como SAP Concur.

Marco normativo español para la gestión de gastos

Antes de analizar las aplicaciones, es esencial comprender los requisitos específicos de la normativa española:

• IVA deducible: Para deducir el IVA soportado, es imprescindible disponer de una factura completa (no un simple ticket o recibo) cuando el IVA supera determinados importes. Las facturas simplificadas (tickets) solo permiten la deducción si el importe no supera los 400 € (IVA incluido) en operaciones entre empresarios.
• Factura electrónica (Ley Crea y Crece): La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas obliga progresivamente a todas las empresas y autónomos a emitir y recibir facturas electrónicas. Esta obligación ya es efectiva para grandes empresas y se extenderá a pymes y autónomos en los próximos años.
• Conservación de documentos: Los libros contables y facturas deben conservarse durante 4 años (plazo de prescripción tributaria general). Sin embargo, las obligaciones mercantiles establecen 6 años de conservación para libros y documentación contable según el Código de Comercio.
• Libro registro de facturas recibidas: Los sujetos pasivos de IVA deben mantener un libro registro de facturas recibidas donde consten todas las compras y gastos de la actividad.
• Modelo 303 y 390: Los autónomos y empresas deben presentar liquidaciones periódicas de IVA (Modelo 303, generalmente trimestral) y un resumen anual (Modelo 390).
• IRPF para autónomos (Modelo 130): Los autónomos en estimación directa deben realizar pagos fraccionados del IRPF trimestralmente, deduciendo los gastos correctamente documentados.

1. Bill.Dock

Bill.Dock es una excelente opción para los profesionales que necesitan documentación rápida y conforme con la normativa con una intervención manual mínima. Es una alternativa sencilla y móvil a los complejos sistemas de gestión de compras empresariales. La función principal de la plataforma es convertir una foto de un recibo o una factura de correo electrónico reenviada en un registro de gasto completo y listo para auditoría, eliminando eficazmente la necesidad de introducción manual de datos.

Su tecnología de escaneo impulsada por IA extrae detalles clave con más del 95% de precisión en recibos estándar, incluyendo el comerciante, la fecha, el importe total y el IVA. El sistema garantiza que cada entrada esté lista para exportar sin más ediciones. Este enfoque en el cumplimiento inmediato es una ventaja significativa para los autónomos, los viajeros frecuentes y los propietarios de pequeñas empresas que no pueden permitirse dedicar horas a corregir informes de gastos.

Para los autónomos españoles, Bill.Dock es especialmente valioso: la aplicación permite escanear tickets y facturas en el momento en que se reciben, categorizarlos correctamente para la deducción de IVA e IRPF, y exportarlos en formato compatible con programas de contabilidad como Holded, Quipu o Contasol. Esto ahorra tiempo en la preparación de las declaraciones trimestrales del Modelo 303 y el Modelo 130.

Principales fortalezas y casos de uso

Las funciones de Bill.Dock abordan directamente los puntos débiles más comunes en la gestión de gastos:

• Automatización de un solo clic: La principal fortaleza de la plataforma es crear un registro de gastos casi completo a partir de una sola foto. Esto es ideal para representantes de ventas, consultores y trabajadores de campo que acumulan muchos recibos y necesitan presentar informes rápidamente. Para el autónomo español que visita clientes en distintas ciudades, es una herramienta imprescindible.
• Enfoque en la conformidad europea: Con almacenamiento de datos conforme al RGPD en servidores de la UE (Frankfurt), Bill.Dock es una opción práctica para empresas y autónomos que operan en toda Europa. Los datos nunca salen de la UE, lo cual es crucial para el cumplimiento del RGPD.
• Multi-divisa para viajeros: La app admite más de 150 divisas, lo que es esencial para los profesionales que viajan internacionalmente y necesitan gestionar recibos de diferentes países sin cálculos manuales. Para el consultor español que trabaja en proyectos en diferentes países europeos, esto supone una ventaja clara.
• Acceso delegado: El plan Enterprise incluye acceso delegado, que permite a un asistente personal o asesor fiscal gestionar, categorizar y exportar gastos en nombre del usuario. Esta es una función crítica para los directivos ocupados, consultores y abogados.
• Exportación para gestorías y asesores fiscales: Las exportaciones limpias a Excel, CSV y PDF son estándar, facilitando el trabajo con la gestoría o asesoría fiscal. Los archivos exportados pueden importarse directamente en programas de contabilidad españoles.

Comprender los fundamentos de la gestión de gastos puede ayudarte a maximizar herramientas como esta; para profundizar, puedes aprender más sobre qué implica la gestión de gastos.

Precios y disponibilidad

Bill.Dock ofrece una estructura de precios transparente con una prueba gratuita de 30 días que no requiere tarjeta de crédito:

• Starter: 59 € al año.
• Pro: 99 € al año.
• Enterprise: 199 € al año.

Sitio web: https://www.billdock.io

Consideraciones prácticas

Aunque su automatización es efectiva, Bill.Dock está posicionado como una herramienta más sencilla enfocada en individuos, no como sustituto de los sistemas de adquisiciones empresariales como Spendesk o Circula. Los usuarios deben verificar las integraciones directas específicas con su software de contabilidad si eso es una parte crítica de su flujo de trabajo, aunque las exportaciones limpias a Excel, CSV y PDF son estándar.

2. Expensify

Expensify es una plataforma móvil madura y bien valorada por su rapidez para pasar de una foto de recibo a un informe de gastos completamente codificado. Equilibra la simplicidad para individuos con un conjunto de funciones que admite organizaciones en crecimiento, convirtiéndolo en una de las mejores apps para registrar gastos de empresa para empresas en fase de crecimiento. Su tecnología SmartScan es rápida y generalmente precisa para capturar datos de recibos sobre la marcha.

La plataforma incluye controles de política automatizados, seguimiento de kilometraje y sincronización directa con software de contabilidad como QuickBooks Online y Xero. Para las empresas que adoptan su tarjeta corporativa, el proceso se vuelve aún más integrado. Esta estrecha integración es un diferenciador clave, aunque el mejor precio a menudo está vinculado al uso de la tarjeta.

Para empresas españolas, Expensify es una opción sólida, aunque hay que tener en cuenta que está orientada principalmente al mercado anglosajón. El manejo del IVA español y la integración con programas de contabilidad locales como Holded o Quipu puede requerir configuración adicional o el uso de funciones de exportación.

Usuario ideal y características clave

• Precio: Comienza con una tarifa mensual simple por usuario activo para pequeñas empresas.
• Ventajas: La experiencia de usuario móvil es excepcionalmente fluida, haciendo que la captura de recibos sea rápida. La plataforma ofrece precios de nivel básico transparentes.
• Desventajas: Acceder a los mejores descuentos depende de un gasto significativo con la tarjeta corporativa. Para un autónomo español individual, puede ser más complejo que un escáner dedicado como Bill.Dock.

Sitio web: https://www.expensify.com

3. SAP Concur Expense

SAP Concur Expense es una solución de nivel empresarial para la gestión integral de viajes y gastos (T&E). Es la opción para grandes empresas que requieren automatización profunda de políticas, controles de cumplimiento estrictos y análisis robustos. Su fortaleza radica en la gestión de flujos de aprobación complejos y la integración profunda en los sistemas financieros y de RRHH de una empresa.

Para grandes corporaciones españolas con muchos empleados que viajan frecuentemente, SAP Concur ofrece la capacidad de gestionar políticas de viaje complejas, múltiples centros de coste y auditorías fiscales. Sin embargo, su implementación requiere recursos IT significativos y la curva de aprendizaje es considerable.

Usuario ideal y características clave

• Precio: Precios personalizados según el tamaño de la empresa, las funciones y el volumen de transacciones. Generalmente posicionado en el extremo alto del mercado.
• Ventajas: Capacidades incomparables para hacer cumplir las políticas corporativas y garantizar la preparación para auditorías a escala. Ofrece un vasto ecosistema de integraciones con ERP, RRHH y proveedores de viajes.
• Desventajas: El proceso de configuración puede ser complejo y llevar mucho tiempo. Para equipos pequeños o autónomos, el sistema está sobrediseñado y el precio es prohibitivo.

Sitio web: https://www.concur.com

4. Zoho Expense

Zoho Expense destaca al ofrecer una herramienta de gestión de gastos completa a un precio accesible para pequeñas y medianas empresas. Es una opción especialmente lógica para empresas que ya están en el ecosistema Zoho (por ejemplo, Zoho Books, CRM). Su fortaleza es proporcionar flujos de trabajo de aprobación robustos y controles de política que normalmente solo se encuentran en plataformas más caras.

La plataforma maneja eficientemente las tareas básicas como el escaneado automático de recibos y el seguimiento de kilometraje. Su sistema de aprobación multinivel permite el enrutamiento complejo basado en el importe o la categoría, dando a los equipos financieros un control granular. Para pymes españolas que ya usan otros productos Zoho, Zoho Expense es una extensión natural del ecosistema.

Usuario ideal y características clave

• Precio: Ofrece un plan gratuito generoso para hasta tres usuarios. Los planes de pago tienen precios muy competitivos por usuario activo al mes.
• Ventajas: El precio por usuario es extremadamente competitivo, y las opciones de personalización para políticas y aprobaciones son potentes para el coste.
• Desventajas: Algunas de las funciones de gestión de viajes más avanzadas están reservadas para los planes de nivel más alto.

Sitio web: https://www.zoho.com/expense

5. Holded y Quipu – Alternativas locales españolas

Para empresas y autónomos españoles, existen soluciones locales que ofrecen una integración mucho más profunda con el sistema fiscal español que las herramientas internacionales como QuickBooks Online:

Holded es el software de contabilidad y ERP más popular entre las pymes españolas. Ofrece gestión completa de facturas, contabilidad según el Plan General Contable (PGC), presentación de impuestos (IVA, IRPF) y gestión de gastos. Su integración con la factura electrónica española y su compatibilidad con la normativa de la Agencia Tributaria lo convierten en una opción muy sólida para las empresas que quieren tener todo en un mismo lugar.

Quipu está especialmente diseñado para autónomos y pymes españolas. Simplifica enormemente la gestión de ingresos y gastos, la facturación y la preparación de modelos fiscales (303, 130, 190, 347). Su función de escaneo de tickets permite digitalizar gastos fácilmente, aunque para una captura más ágil y precisa sobre el terreno, una app dedicada como Bill.Dock complementa a Quipu de forma eficiente.

Contasol es una solución más tradicional, muy usada por gestorías y asesorías fiscales en España. Permite la contabilidad completa según el PGC y es especialmente valorada por los profesionales de la contaduría.

La recomendación para usuarios españoles

Para la mayoría de autónomos y pymes españolas, recomendamos una combinación: una app de registro de gastos móvil como Bill.Dock para capturar y categorizar gastos sobre la marcha, combinada con un programa de contabilidad español como Holded o Quipu para la contabilidad propiamente dicha y la presentación de impuestos.

• Precio de QuickBooks Online: Los planes comienzan en unos 15 €/mes para autónomos. Sin embargo, las funciones específicas para España son limitadas.
• Ventajas: Un único sistema para contabilidad y gastos reduce el número de herramientas y posibles problemas de integración.
• Desventajas: La captura de recibos en el móvil es menos robusta que en apps dedicadas. Las funciones específicas para el IVA español y la presentación de modelos fiscales son más limitadas que en Holded o Quipu.

Holded: https://www.holded.com | Quipu: https://getquipu.com

6. Xero (con Xero Expenses)

Para las empresas comprometidas con el ecosistema de contabilidad Xero, el módulo integrado Xero Expenses es una opción lógica y eficiente. Funciona como una función integrada que registra las reclamaciones de gastos directamente en el libro mayor, proporcionando a los equipos financieros visibilidad en tiempo real. La aplicación móvil (Xero Me) permite a los empleados capturar recibos, registrar kilometraje y enviar reclamaciones para su aprobación sobre la marcha.

Xero tiene una base de usuarios considerable en España, especialmente entre empresas con presencia internacional. Muchos asesores fiscales y contables en España están familiarizados con Xero, lo que facilita la colaboración.

Usuario ideal y características clave

• Precio: Incluido con los planes de suscripción "Established" y "Growing" de Xero. No está disponible como compra independiente.
• Ventajas: El vínculo directo con el libro mayor proporciona una visibilidad excepcional en tiempo real del flujo de caja. La interfaz de usuario es limpia.
• Desventajas: El acceso a las funciones de gastos depende de suscribirse a planes Xero de nivel superior. Las empresas con flujos de trabajo de aprobación de gastos muy complejos pueden encontrar sus capacidades limitadas.

Sitio web: https://www.xero.com/es

7. Rydoo

Rydoo es una moderna plataforma de gestión de gastos reconocida por su interfaz de usuario amigable y sus sólidas capacidades para manejar el cumplimiento internacional. Es especialmente adecuada para pymes que escalan globalmente, ofreciendo un conjunto de funciones robusto que aborda las complejidades de las operaciones en múltiples países, incluyendo las diferentes tasas de IVA europeo.

Para empresas españolas con empleados que viajan por Europa, la capacidad de Rydoo para manejar el IVA español (21%/10%/4%), el IVA alemán (19%), el IVA francés (20%) y otras tasas europeas en una misma plataforma es una ventaja significativa. El sistema también gestiona las dietas (per diems) siguiendo las regulaciones de cada país.

Usuario ideal y características clave

• Precio: Ofrece niveles de planes claros con facturación mensual por usuario activo. Los precios del sitio web se muestran en EUR.
• Ventajas: Excelente soporte para el cumplimiento global, incluyendo dietas y regulaciones fiscales específicas. El modelo de facturación por usuario activo evita pagar por licencias no utilizadas.
• Desventajas: El conjunto de funciones puede ser más de lo que necesita un autónomo o un equipo muy pequeño.

Sitio web: https://www.rydoo.com

8. Navan Expense (anteriormente TripActions)

Navan Expense, que evolucionó de la plataforma centrada en viajes TripActions, presenta una solución unificada para empresas donde los viajes de negocios son el principal motor de gastos. Integra la reserva de viajes y la gestión de gastos en un único sistema, lo que es su principal distinción respecto a las herramientas que solo gestionan recibos después del viaje.

Para empresas españolas con empleados que viajan frecuentemente – tanto dentro de España (AVE, vuelos nacionales) como internacionalmente – Navan ofrece la posibilidad de gestionar reservas dentro de la política de empresa y generar automáticamente los registros de gastos correspondientes.

Usuario ideal y características clave

• Precio: El plan Navan Business ofrece un punto de partida gratuito y accesible para equipos más pequeños. El plan Enterprise desbloquea controles más avanzados.
• Ventajas: Su modelo integrado de viajes y gastos es muy efectivo. La plataforma es madura y ofrece funciones de viaje robustas.
• Desventajas: Algunas de sus capacidades más potentes están detrás del nivel Enterprise de mayor precio. Puede ser excesivamente complejo para empresas con necesidades mínimas de viaje.

Sitio web: https://navan.com

9. Emburse Spend (anteriormente Abacus)

Emburse Spend incorpora un modelo de informes de gastos en tiempo real en la suite de productos Emburse más amplia. Su principio fundamental es tratar los gastos a medida que ocurren, en lugar de agruparlos en informes tradicionales. Sin embargo, es importante señalar claramente que Emburse Spend está principalmente orientado al mercado estadounidense y tiene una relevancia muy limitada para las empresas españolas.

• Ventajas: El flujo de trabajo de envío en tiempo real es un beneficio clave para los equipos que quieren eliminar los informes de gastos tradicionales.
• Desventajas: El servicio está restringido a organizaciones con sede en Estados Unidos. Las funciones clave como los reembolsos también son solo para EE.UU., lo que lo hace inadecuado para empresas españolas.

Sitio web: https://www.emburse.com/products/spend

10. Ramp

Ramp es una plataforma de tarjeta corporativa y automatización financiera diseñada para ayudar a las empresas estadounidenses a gestionar su gasto. Combina tarjetas virtuales y físicas ilimitadas con gestión integrada de gastos, pagos de facturas y automatización contable. La apelación de la plataforma es su popular plan básico gratuito. Sin embargo, Ramp está enfocado exclusivamente en el mercado de EE.UU. y tiene una relevancia muy limitada para las empresas españolas.

• Ventajas: El plan básico es genuinamente gratuito y ofrece potentes herramientas de tarjeta, pago de facturas y gastos para empresas en EE.UU.
• Desventajas: Enfocado principalmente en el mercado de EE.UU. No relevante para empresas españolas.

Sitio web: https://ramp.com

11. Brex

Brex se posiciona como una plataforma de gasto unificada, que va mucho más allá de la captura simple de recibos. Integra tarjetas corporativas, gestión de gastos, reembolsos globales, viajes y pago de facturas en un único sistema diseñado para empresas modernas, especialmente startups y scale-ups con presencia internacional.

Para startups españolas con inversión americana o que operan en múltiples países, Brex puede ser relevante gracias a su soporte multi-entidad y reembolsos globales. Sin embargo, para la mayoría de pymes y autónomos españoles, las alternativas europeas son más adecuadas.

• Precio: Un plan gratuito "Essentials" está disponible para empresas con sede en EE.UU. El plan "Premium" tiene precio por usuario al mes.
• Ventajas: La plataforma ofrece un modelo de precios escalonado claro, incluyendo un plan gratuito funcional. Proporciona ventajas de socios extensas para startups.
• Desventajas: Acceder a las funciones avanzadas multi-entidad y globales puede requerir planes empresariales de nivel superior.

Sitio web: https://www.brex.com

12. BILL Spend & Expense (anteriormente Divvy)

BILL Spend & Expense opera bajo un modelo único: combina tarjetas corporativas con una potente plataforma de software de gestión de gastos gratuita. Esta estructura es atractiva para pequeñas y medianas empresas que necesitan distribuir el poder de gasto entre empleados manteniendo controles presupuestarios proactivos y estrictos. Al igual que Ramp y Emburse, BILL Spend está enfocado exclusivamente en el mercado estadounidense.

• Ventajas: El modelo de uso gratuito del software es una gran ventaja para pymes estadounidenses. El sistema destaca en los controles presupuestarios proactivos.
• Desventajas: El beneficio principal está vinculado al uso de su tarjeta corporativa, disponible solo en EE.UU. No relevante para empresas españolas.

Sitio web: https://www.bill.com/product/spend-and-expense

Las 12 mejores apps de seguimiento de gastos – Comparativa de funciones y precios

Cómo elegir: puntos clave para autónomos y pymes españoles

Seleccionar la herramienta correcta requiere ir más allá de las listas de funciones para centrarse en las necesidades operativas. En este análisis de las mejores apps para registrar gastos de empresa, emerge una distinción clara. Por un lado están las plataformas a gran escala como SAP Concur, diseñadas para el control corporativo y los procesos de aprobación de múltiples capas. Por otro están las herramientas enfocadas y eficientes construidas para el profesional individual cuyo objetivo principal es la captura de datos rápida y precisa.

Para los consultores, viajeros frecuentes, autónomos y propietarios de pequeñas empresas, la complejidad de los sistemas empresariales a menudo introduce más fricción de la que elimina. El problema fundamental no es la falta de controles de adquisición, sino el tiempo perdido en la introducción manual de datos, el riesgo de perder un ticket de una transacción en divisa extranjera y la carga de preparar registros conformes para el asesor fiscal o la Agencia Tributaria.

Requisitos específicos para el mercado español

Al evaluar herramientas de gestión de gastos para el mercado español, considera estos factores específicos:

• ¿Quién es el usuario final? Si eres autónomo, el énfasis debe estar en la facilidad de uso móvil y la correcta captura del IVA. Si tienes un equipo con empleados, necesitas flujos de aprobación y control de políticas.
• ¿Cuál es el mayor punto de dolor? ¿Es el volumen de tickets? ¿La complejidad de gestionar IVA de diferentes tipos (21%/10%/4%)? ¿El tiempo dedicado a preparar los modelos trimestrales para el asesor fiscal? Identifica el cuello de botella principal y elige la herramienta que lo resuelve.
• ¿Qué nivel de integración necesitas? Si tu asesor fiscal usa Holded o Quipu, querrás una herramienta que exporte en formatos compatibles. Si tu contabilidad está en Xero, el módulo integrado de Xero Expenses puede ser suficiente.
• ¿Dónde se almacenan los datos? Para empresas en España, el RGPD exige que los datos se traten conforme a la normativa europea. Un proveedor con servidores en la UE como Bill.Dock (Frankfurt) ofrece una ventaja significativa respecto a competidores con servidores exclusivamente en EE.UU.
• ¿Soporta la factura electrónica española? Con la implementación progresiva de la factura electrónica obligatoria bajo la Ley Crea y Crece, es importante que tu herramienta pueda manejar facturas en formato XML/UBL o que integre con proveedores de factura electrónica reconocidos.

Por qué una herramienta enfocada suele ganar

Para los profesionales, desde grandes empresas consultoras hasta arquitectos autónomos, el objetivo es sencillo: convertir una pila de tickets físicos y facturas digitales en datos limpios y organizados con el mínimo esfuerzo. Aquí es donde una herramienta dedicada como Bill.Dock demuestra su valor. No intenta gestionar la emisión de tarjetas corporativas ni los complejos flujos de trabajo de adquisición.

En cambio, se concentra en unas pocas tareas críticas: escaneo de recibos de alta precisión, manejo fluido de múltiples divisas para más de 150 monedas, y acceso delegado simple y seguro para un asistente o asesor fiscal. Este enfoque garantiza que la experiencia del usuario siga siendo rápida y sin complicaciones. Aborda directamente las frustraciones del papel térmico desvanecido, las cajas de zapatos caóticas con tickets y los tediosos intercambios con los departamentos de contabilidad.

Para el autónomo español que gestiona una actividad económica, el tiempo es dinero. Cada hora dedicada a la introducción manual de datos es una hora que no se invierte en el trabajo que genera ingresos. Apps como Bill.Dock reducen esta carga administrativa al mínimo: fotografías el ticket, el sistema hace el resto, y al final del trimestre tienes toda la documentación lista para tu asesor fiscal.

En definitiva, la mejor app para registrar gastos de empresa es la que se adapta a tu proceso sin obligarte a cambiarlo. Antes de comprometerte, aprovecha los períodos de prueba gratuitos. Prueba cada app con tus recibos más problemáticos: el largo y desvanecido de la gasolinera, la factura manuscrita del proveedor y el ticket en divisa extranjera del viaje de negocios a Londres. Tu prueba en el mundo real revelará rápidamente qué herramienta está verdaderamente construida para tus necesidades.

¿Listo para eliminar el trabajo manual de la gestión de recibos? Bill.Dock está diseñado para los profesionales ocupados que necesitan un seguimiento de gastos rápido, preciso y conforme con la normativa sin la complejidad del software empresarial. Comienza tu prueba gratuita de 30 días hoy en Bill.Dock y comprueba lo rápido que puedes convertir una pila de tickets en datos organizados y accionables. No se requiere tarjeta de crédito.