Captura de facturas conforme a la normativa tributaria española
El Suministro Inmediato de Información (SII) de la Agencia Tributaria ha transformado la gestión fiscal en España. Desde julio de 2017, las grandes empresas, grupos del IVA e inscritos en el REDEME están obligados a llevar sus libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT en tiempo casi real. Para asesores fiscales y sus clientes, el SII establece el marco vinculante para la contabilidad digital.
Pero, ¿qué exige exactamente la normativa sobre la captura de facturas? ¿Qué trampas acechan en el proceso de digitalización? ¿Y cómo pueden los asesores fiscales acompañar a sus clientes de forma eficiente y conforme a la ley? Esta guía ofrece respuestas.
¿Qué es el SII? Conceptos básicos
El SII es un sistema de gestión del IVA desarrollado por la Agencia Tributaria que requiere el envío electrónico de los registros de facturación en un plazo máximo de 4 días naturales desde la expedición o registro de la factura.
Principios fundamentales
| Principio | Requisito | Relevancia práctica |
|---|---|---|
| Integridad | Todas las operaciones fiscalmente relevantes deben registrarse | No se permite la digitalización selectiva |
| Exactitud | Los datos deben ser correctos en su contenido | Legibilidad, sin falsificación |
| Puntualidad | El registro debe realizarse en tiempo real o casi real | Facturas expedidas: 4 días; facturas recibidas: 4 días |
| Orden | Archivo sistemático, acceso rápido | Directorios estructurados |
| Inalterabilidad | Los datos contabilizados no pueden borrarse ni modificarse | Archivo a prueba de revisión |
| Trazabilidad | Pista de auditoría completa (audit trail) | ¿Quién cambió qué y cuándo? |
El SII es obligatorio para empresas con facturación superior a 6.010.121,04€, grupos de IVA e inscritos en el REDEME. Adicionalmente, la Ley Crea y Crece extiende la facturación electrónica obligatoria a todas las empresas y autónomos, con entrada en vigor progresiva desde 2026.
- Facturas expedidas y recibidas
- Tickets y recibos de caja
- Notas de gastos de viaje y representación
- Contratos con relevancia fiscal
- Correos electrónicos como correspondencia comercial
- Extractos bancarios y justificantes de pago
1. Registro en tiempo casi real
Un error frecuente: muchas empresas acumulan facturas durante semanas antes de registrarlas. La normativa SII exige un registro casi en tiempo real:
- Facturas expedidas: 4 días naturales desde la expedición (8 días para empresas acogidas voluntariamente)
- Facturas recibidas: 4 días naturales desde la fecha de registro contable
- Gastos de viaje: A la mayor brevedad posible, como máximo con la liquidación mensual
Consejo práctico para asesores fiscales: los clientes deben fotografiar facturas y recibos inmediatamente al recibirlos. Apps modernas como Bill.Dock permiten esto directamente desde el smartphone, con reconocimiento automático de texto (OCR).
2. Requisitos de calidad para copias digitales
La Agencia Tributaria acepta copias digitales de facturas en papel, pero con condiciones:
- Legibilidad: Toda la información del original debe ser claramente legible en la copia digital
- Integridad: La factura completa debe capturarse, incluyendo notas manuscritas
- Formato: Se aceptan formatos comunes como PDF, JPEG y FacturaE (XML)
- Documentos notariales
- Documentos aduaneros
- Cualquier documento donde el formato original tenga significado legal específico
3. Facturación electrónica obligatoria
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece la facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Los requisitos incluyen:
- Formato electrónico: Las facturas deben emitirse, transmitirse y conservarse en formato electrónico
- Interoperabilidad: Los sistemas deben ser interoperables y permitir la conexión con la AEAT
- Conservación: Los documentos electrónicos deben conservarse garantizando su integridad
- Accesibilidad: La AEAT debe poder acceder a los registros cuando lo requiera
Atención: El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica puede acarrear sanciones de hasta 10.000€ por infracción. Los asesores fiscales deben informar activamente a sus clientes.
4. Requisitos de conservación
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Plazo mínimo | Los documentos contables deben conservarse al menos 4 años (6 años según el Código de Comercio) |
| Formato digital | Se acepta la conservación en formato digital conforme a la normativa |
| Accesibilidad | Los documentos deben poder presentarse en un plazo razonable |
| Copias de seguridad | Se recomienda encarecidamente la copia de seguridad regular |
| Integridad | Los datos no deben poder modificarse posteriormente |
| Control de acceso | Solo personas autorizadas deben tener acceso |
Plazos de conservación:
• 4 años: Plazo de prescripción tributaria (obligaciones fiscales)
• 6 años: Libros de comercio y documentación mercantil (Código de Comercio)
Los errores más frecuentes en la práctica
Error 1: Software no compatible con el SII
Algunas empresas siguen usando hojas de cálculo o sistemas heredados que no cumplen los requisitos del SII. La AEAT puede imponer sanciones.
{"Løsning" if locale_key in ("da","nb") else "Lösning" if locale_key == "sv" else "Oplossing" if locale_key == "nl" else "Solución" if locale_key == "es" else "Soluzione"}: Asegúrese de que los clientes utilicen software compatible con el SII. Bill.Dock se integra directamente con los principales programas de contabilidad españoles.Error 2: Envío fuera de plazo
No respetar el plazo de 4 días naturales para el envío de registros al SII es una infracción frecuente.
Error 3: Registro incompleto
No capturar todas las facturas relevantes o mantenerlas de forma desorganizada dificulta la respuesta ante una inspección.
Error 4: No conservar facturas electrónicas originales
Cuando una factura se recibe electrónicamente, la versión electrónica es el original. Imprimirla y escanearla no es equivalente.
Error 5: Ignorar la Ley Crea y Crece
La facturación electrónica obligatoria entre empresas se implementará progresivamente desde 2026. Prepararse con antelación es fundamental.
Elección de software: ¿Qué buscar?
- Compatibilidad con SII y TicketBAI (País Vasco)
- Pista de auditoría completa con marcas de tiempo e identificación de usuario
- Reconocimiento de texto OCR con alta precisión
- Almacenamiento de datos seguro y cifrado
- Tratamiento de datos conforme al RGPD
- Integración con programas de contabilidad líderes (A3, Sage, Holded, Contasol)
- Funcionalidad de exportación para inspecciones de Hacienda
- Gestión multicliente para despachos
- Control de acceso basado en roles
- Funciones de colaboración asesor-cliente
- Materiales de formación y soporte de incorporación
Bill.Dock: Captura de facturas conforme a la normativa para asesores fiscales españoles
| Feature | Relevancia |
|---|---|
| Escaneo AI-OCR | Extracción automática de todos los campos de datos requeridos |
| Archivo a prueba de manipulación | Los documentos subidos no pueden alterarse ni eliminarse |
| Pista de auditoría completa | Historial completo de cambios con marcas de tiempo e IDs de usuario |
| Exportación contable | Integración directa con A3, Sage, Holded |
| Portal multicliente | Los asesores acceden a todos los documentos de sus clientes en un solo lugar |
| Centros de datos UE | Almacenamiento de datos conforme al RGPD |
| Compatible SII | Envío de registros de facturación a la AEAT |
Bill.Dock — Prueba gratuita 30 días
Inspección fiscal: Cómo preparar a los clientes
- Inspección general: Revisión integral de todos los aspectos de la declaración
- Comprobación limitada: Centrada en elementos específicos o discrepancias
- Requerimiento de información: Solicitud de documentación específica por parte de la AEAT
- Todos los registros digitales están actualizados y completos
- Software y versiones del sistema documentados
- Credenciales de acceso preparadas para revisión de solo lectura
- Copia de seguridad de datos completada antes del inicio de la inspección
- Prueba de exportación realizada para asegurar la accesibilidad de datos
- Proporcione solo lo específicamente solicitado
- Documente todas las solicitudes de la inspección
- No realice correcciones durante una inspección activa sin consultar
Gastos de viaje y representación: Requisitos especiales
En España, los gastos de representación son deducibles con límites (1% de los ingresos netos para autónomos). Los requisitos de documentación son:
- Nombre y dirección del establecimiento
- Fecha del evento
- Motivo empresarial
- Nombres de los asistentes y su relación comercial
- Costes desglosados
- Dietas por kilometraje 2026: 0,26 €/km (tasa estándar de la AEAT)
- Registro de desplazamientos: Debe mantenerse contemporáneamente; registros reconstruidos no se aceptan
- Seguimiento digital de kilometraje: Aceptado si el software cumple los requisitos de documentación
| Duración | Tarifa (2026) |
|---|---|
| España (pernocta) | 53,34 EUR/día |
| España (sin pernocta) | 26,67 EUR/día |
| Extranjero (pernocta) | 91,35 EUR/día |
| Extranjero (sin pernocta) | 48,08 EUR/día |
FAQ
¿Qué significa conforme al SII?
Significa que su registro de facturación y procesos de archivo cumplen los requisitos del Suministro Inmediato de Información: registros digitales, software compatible y envío electrónico a la AEAT.
¿Puedo destruir facturas en papel tras escanearlas?
Sí, siempre que la copia digital sea legible, completa y se conserve en software conforme a la normativa. Ciertos documentos con significado legal específico deben conservarse en formato original.
¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos?
Los documentos contables deben conservarse al menos 4 años (prescripción tributaria) o 6 años (Código de Comercio).
¿Es una app como Bill.Dock conforme a la normativa?
Bill.Dock cumple los requisitos técnicos: archivo a prueba de manipulación, pista de auditoría completa e integración con software de contabilidad reconocido. Sin embargo, el uso de software conforme no exime de mantener procesos adecuados de registro.
¿Qué ocurre si no cumplo con el SII?
La AEAT puede imponer sanciones por incumplimiento. Las infracciones reiteradas pueden resultar en sanciones económicas más severas.
¿Debo conservar las facturas recibidas por email?
Sí. Si las facturas se reciben electrónicamente, la versión electrónica es el documento original y debe conservarse en formato digital durante el periodo de conservación requerido.
Conclusión
- El registro en tiempo real es esencial — las facturas deben registrarse en el SII en 4 días
- Software compatible con el SII es obligatorio — las hojas de cálculo no sirven
- La facturación electrónica se extiende — prepárese para la Ley Crea y Crece
- Los plazos de conservación importan — conserve los documentos al menos 4-6 años
- La formación del cliente es clave — informe proactivamente sobre los requisitos