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Guía profesional para automatizar el procesamiento de facturas

Guía profesional para automatizar el procesamiento de facturas

El coste real de la gestión manual de facturas

Si eres autónomo en Madrid, consultor independiente en Barcelona o diriges una pequeña empresa en Bilbao, probablemente conoces bien esta situación: una pila de tickets de taxi arrugados en el bolsillo, facturas PDF perdidas en tu bandeja de entrada y hojas de cálculo interminables que nunca cuadran del todo. La gestión manual de facturas no es solo una molestia — es un agujero negro que devora tu tiempo, tu dinero y tu tranquilidad.

Según estudios del sector, el coste medio de procesar una sola factura de forma manual oscila entre 12 € y 30 €, dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad del documento. Para un autónomo que gestiona 50 facturas al mes, eso supone hasta 1.500 € mensuales en costes ocultos — tiempo que podrías dedicar a facturar horas a tus clientes o a desarrollar nuevos proyectos.

Pensemos en el caso de María, una arquitecta autónoma en Madrid. Cada semana acumula entre 15 y 20 recibos: comidas con clientes, materiales de oficina, suscripciones a software de diseño, billetes de tren a obras en Toledo. Cada uno de esos documentos requiere ser fotografiado, transcrito, categorizado y archivado. María estima que dedica unas 6 horas semanales solo a esta tarea administrativa — tiempo que podría estar dedicando a sus proyectos de arquitectura, facturando a 75 €/hora. El coste de oportunidad: 450 € semanales, o casi 1.800 € al mes.

Recibos y facturas acumulados sobre un escritorio antes de automatizar el procesamiento

«Dedicaba más de cinco horas semanales solo a organizar recibos y cuadrar gastos. Al final del trimestre, la declaración del IVA era una pesadilla que me quitaba el sueño durante días.» — Laura M., consultora de marketing digital en Madrid

Pero el coste económico directo es solo la punta del iceberg. La gestión manual de facturas conlleva una serie de riesgos y costes ocultos que muchos profesionales subestiman:

  • Errores de transcripción: Un dígito mal copiado puede provocar discrepancias en tu declaración de IVA ante la Agencia Tributaria (AEAT). Un error en la base imponible de una factura de 5.000 € puede generar una diferencia de IVA de más de 1.000 €, con las consiguientes sanciones e intereses de demora.
  • Incumplimiento normativo: La Ley General Tributaria exige conservar facturas durante 4 años (artículo 66), y el Código de Comercio amplía este plazo a 6 años para documentos mercantiles. Sin un sistema organizado, cumplir estos plazos es un riesgo constante. ¿Puedes encontrar una factura de hace cuatro años en menos de cinco minutos? Si la respuesta es no, tienes un problema.
  • Coste de oportunidad: Cada hora dedicada a introducir datos manualmente es una hora menos para captar clientes, desarrollar proyectos, formarte o simplemente disfrutar de tu vida personal. El tiempo es el recurso más escaso de cualquier profesional.
  • Retención del IRPF mal calculada: Los autónomos deben aplicar una retención del 15 % (o del 7 % durante los tres primeros años de actividad) en sus facturas. Un cálculo incorrecto no solo genera problemas con Hacienda, sino que puede afectar a tu tesorería durante meses.
  • Estrés y desgaste profesional: La carga administrativa acumulada genera un estrés continuo que afecta a la calidad de tu trabajo principal. Muchos autónomos citan la burocracia como la principal razón de insatisfacción con su actividad profesional.

Con la entrada en vigor del sistema Verifactu (obligatorio desde 2025 para pymes y autónomos) y la creciente exigencia de factura electrónica en formato Facturae, la presión regulatoria para digitalizar y automatizar no hace sino aumentar. El Plan General Contable (PGC) ya contempla la documentación digital como equivalente legal a la documentación en papel, siempre que se garantice su integridad e inalterabilidad. Ya no se trata de una opción tecnológica — es una necesidad legal y operativa que afecta a los más de 3,3 millones de autónomos en España.

Auditoría de tu flujo actual de facturas y recibos

Antes de dar el salto a la automatización, necesitas entender exactamente cómo se mueven los documentos en tu negocio. Haz un ejercicio sencillo pero revelador: toma una hoja de papel y dibuja el recorrido completo de un recibo desde que lo recibes hasta que queda registrado en tu contabilidad y listo para la declaración fiscal.

Imagina el caso de Carlos, un arquitecto técnico autónomo en Barcelona. Su flujo típico semanal es este:

  1. Recibe un ticket en papel tras una comida de trabajo con un cliente en el Eixample → lo guarda en la cartera junto con otros cinco tickets del día.
  2. Al final de la semana, vacía la cartera sobre la mesa del despacho. Algunos tickets ya están medio borrados por el calor del bolsillo trasero del pantalón.
  3. Fotografía cada ticket con el móvil y los guarda en una carpeta de Google Drive que se llama «Gastos 2026 - Pendientes».
  4. Abre su hoja de Excel maestra y transcribe manualmente: fecha, proveedor, concepto, base imponible, tipo de IVA (¿era 21 % o 10 %? El ticket está borroso...), importe total.
  5. Al final del trimestre, recopila todos los Excel, los cruza con los movimientos bancarios y envía un ZIP a su gestoría en Bilbao.
  6. La gestoría detecta discrepancias, pide aclaraciones por email, Carlos busca el ticket original en Drive, no lo encuentra, busca en la cartera, tampoco está…
  7. Finalmente, la declaración se presenta con retraso y con datos que Carlos no tiene al 100 % seguros.

¿Te suena familiar? Este proceso tiene múltiples puntos de fricción donde se pierde información, se cometen errores y se desperdicia un tiempo valiosísimo. Identifiquemos los cuellos de botella más habituales con una comparación directa:

Diagrama del flujo de trabajo de procesamiento de facturas mostrando las etapas de automatización
Etapa del procesoMétodo manualMétodo automatizado
Captura del documentoFoto con el móvil, guardado en carpeta aleatoria del ordenador o la nube. Riesgo de pérdida si el móvil se estropea.Escaneo con OCR instantáneo desde la app, clasificación automática por proveedor y fecha. Copia de seguridad inmediata en la nube.
Extracción de datosTranscripción manual a Excel: fecha, proveedor, base imponible, IVA, total. Media de 5-10 minutos por factura, con tasa de error del 3-5 %.IA extrae automáticamente todos los campos relevantes en menos de 3 segundos, con precisión superior al 95 %. Detección automática del tipo de IVA.
CategorizaciónAsignación manual de categorías contables según el PGC. Requiere conocimientos contables y es propenso a inconsistencias.Categorización automática basada en aprendizaje automático. La herramienta aprende de tus correcciones y mejora con cada uso.
Almacenamiento y archivoCarpetas desordenadas en el disco duro, carpetas compartidas o incluso cajones de escritorio. Búsqueda manual cuando se necesita un documento.Archivo digital estructurado con búsqueda por texto completo, filtros por fecha, proveedor, categoría e importe. Accesible desde cualquier dispositivo.
Exportación y declaración fiscalCopiar y pegar datos en la plantilla de la gestoría. Cruzar manualmente con extractos bancarios. Proceso tedioso y propenso a errores.Exportación directa en formatos compatibles con la AEAT, gestorías y programas de contabilidad como A3con o Sage 50. Datos listos para el modelo 303 o 390.

La diferencia entre ambas columnas no es solo de eficiencia — es de calidad de vida profesional. Los profesionales que automatizan su gestión de facturas reportan niveles significativamente menores de estrés administrativo y mayor satisfacción con su trabajo.

«El momento en que dejé de copiar datos a mano fue el momento en que empecé a disfrutar de mi negocio de nuevo. Ahora dedico ese tiempo a lo que realmente me apasiona: diseñar.» — Javier R., diseñador gráfico freelance en Bilbao

Si reconoces tu situación en la columna izquierda de esta tabla, es el momento de dar el salto hacia la automatización. La buena noticia es que no necesitas ser un experto en tecnología ni invertir miles de euros en software empresarial. Existen herramientas diseñadas específicamente para autónomos y pequeñas empresas que se configuran en minutos y empiezan a generar valor desde el primer día.

Cómo elegir la herramienta de automatización adecuada

El mercado español ofrece una amplia variedad de herramientas para la gestión y automatización de facturas, desde soluciones empresariales robustas como SAP Concur o Sage 50 hasta opciones más ágiles y orientadas a autónomos y pymes como Holded, Quipu, Contasimple o A3con. Cada una tiene sus fortalezas y limitaciones, y la clave está en elegir la que mejor se adapte a tu realidad operativa, no la que tenga el marketing más llamativo.

Estos son los criterios esenciales que debes evaluar antes de tomar una decisión:

Precisión del OCR: el factor decisivo

La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) es el corazón de cualquier herramienta de automatización de facturas. Si el OCR falla, tendrás que corregir manualmente los datos extraídos, lo que anula gran parte del beneficio de la automatización. Busca soluciones con una precisión documentada superior al 95 %. Bill.Dock ofrece una precisión OCR superior al 95 %, lo que significa que de cada 100 campos extraídos, al menos 95 son correctos sin intervención humana. Esta precisión se aplica incluso a tickets de TPV térmicos, que suelen ser los más difíciles de leer para los sistemas automatizados.

Enfoque mobile-first: imprescindible para profesionales en movimiento

Si trabajas como autónomo o profesional independiente, es probable que pases buena parte de tu jornada fuera de la oficina: visitando clientes, asistiendo a reuniones, supervisando obras o viajando entre ciudades. Necesitas una app que funcione perfectamente desde el móvil, con captura rápida y procesamiento instantáneo. No debería ser necesario esperar a llegar al ordenador para registrar un gasto. Bill.Dock cuenta con aplicaciones nativas para iOS y Android, optimizadas para captura rápida incluso sin conexión a internet — los datos se sincronizan automáticamente cuando recuperas la conexión.

Soporte multidivisa: esencial en un mundo globalizado

Si facturas a clientes internacionales, compras suministros en Amazon.de o Amazon.com, o viajas frecuentemente por trabajo, necesitas una herramienta que gestione múltiples monedas de forma nativa. No basta con convertir manualmente los importes — la herramienta debe detectar automáticamente la divisa y aplicar el tipo de cambio correcto. Bill.Dock soporta más de 150 divisas, facilitando enormemente la gestión de operaciones intracomunitarias y extracomunitarias.

Compatibilidad con la normativa española

Este es un punto crítico que diferencia las herramientas internacionales de las adaptadas al mercado español. Asegúrate de que la herramienta que elijas sea compatible con:

  • El formato Facturae para factura electrónica.
  • El sistema Verifactu, obligatorio desde 2025 para garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
  • Las exigencias de la AEAT para la presentación de modelos trimestrales y anuales.
  • Los requisitos del Plan General Contable (PGC) para la categorización de gastos.

Cumplimiento del RGPD y seguridad de datos

Tus datos financieros son extremadamente sensibles — contienen información sobre proveedores, clientes, importes y patrones de gasto. Cualquier brecha de seguridad puede tener consecuencias graves tanto a nivel legal como reputacional. Bill.Dock almacena todos los datos en servidores conformes al RGPD en Fráncfort, Alemania, garantizando que tu información nunca sale de la Unión Europea y está protegida por las leyes de privacidad más estrictas del mundo.

Prueba antes de comprometerte

Nunca te comprometas con una herramienta basándote solo en demos o en las promesas del comercial. Necesitas probarla con tus propios documentos reales: tus tickets de restaurante, tus facturas de proveedores habituales, tus recibos de peajes y gasolineras. Bill.Dock ofrece una prueba gratuita de 30 días sin necesidad de tarjeta de crédito, lo que te permite evaluar la herramienta sin riesgo y con total libertad.

En cuanto a precios, las opciones van desde herramientas gratuitas con funcionalidades muy limitadas hasta suscripciones empresariales de varios miles de euros. Bill.Dock ofrece planes competitivos adaptados a cada necesidad: Starter a 59 €/año, Pro a 99 €/año y Enterprise a 199 €/año — una fracción mínima de lo que cuesta procesar facturas manualmente durante un solo mes.

Integrar la nueva herramienta en tu flujo de trabajo diario

Elegir la herramienta correcta es solo el primer paso. El verdadero valor de la automatización llega cuando la integras de forma natural en tu rutina diaria, hasta que se convierte en algo tan automático como consultar el email por la mañana. Aquí tienes una guía práctica paso a paso para hacer la transición sin fricciones:

1. Configura reglas de reenvío de email

La mayoría de facturas de proveedores, suscripciones SaaS y servicios recurrentes llegan por correo electrónico. Configura una regla automática en tu cliente de email (Gmail, Outlook, Thunderbird) para reenviar todos los correos cuyo asunto contenga palabras clave como «factura», «invoice», «recibo», «presupuesto» o «albarán» directamente a la dirección de importación de tu herramienta. De esta forma, los documentos se capturan automáticamente sin que tengas que hacer absolutamente nada. En menos de cinco minutos de configuración, eliminas horas de trabajo manual cada mes.

2. Define categorías y etiquetas desde el primer día

No esperes a tener cientos de facturas para organizar tu sistema. Establece desde el inicio categorías que coincidan con las del Plan General Contable (PGC) y con las que utiliza tu gestoría. Algunas categorías esenciales para autónomos en España:

  • Suministros (agua, luz, gas, internet, móvil)
  • Dietas y desplazamientos (comidas de trabajo, taxis, peajes, AVE)
  • Material de oficina y equipo informático
  • Servicios profesionales (gestoría, abogado, diseñador)
  • Formación y desarrollo profesional
  • Seguros y cuotas profesionales
  • Alquiler de oficina o coworking

Una buena categorización desde el inicio te ahorrará horas de trabajo al preparar el modelo 303 (IVA trimestral), el modelo 130 (pago fraccionado del IRPF) y la declaración anual de la renta.

3. Activa el acceso delegado para tu gestoría

Si trabajas con una gestoría o un contable externo — como la mayoría de los 3,3 millones de autónomos españoles — la función de acceso delegado es un cambio radical. Bill.Dock permite compartir el acceso a tus documentos de forma segura y controlada, para que tu asesor fiscal pueda consultar facturas, revisar categorías y exportar datos sin necesidad de que tú intervengas cada vez. Esto elimina el constante ir y venir de emails con archivos adjuntos ZIP, las llamadas para pedir «la factura de aquel proveedor de marzo» y los retrasos en las declaraciones por falta de documentación.

4. Adopta el hábito de «escanear y olvidar»

El cambio más importante no es tecnológico — es mental. Necesitas crear un nuevo hábito: cada vez que recibas un recibo, ya sea en un restaurante del centro de Madrid, en una ferretería de Barcelona o tras un viaje en taxi en Bilbao, saca el móvil, abre la app de Bill.Dock, escanea el documento y olvídate. Literalmente. La inteligencia artificial se encarga del resto: extrae los datos (fecha, proveedor, base imponible, tipo de IVA, importe total), categoriza el gasto según tus preferencias, almacena el documento de forma segura y lo deja listo para tu próxima declaración fiscal. Todo el proceso tarda menos de 10 segundos.

5. Gestión del IVA multitipo con inteligencia

En España convivimos con tres tipos de IVA: el general (21 %), el reducido (10 %) y el superreducido (4 %). Esta diversidad genera confusión constante, especialmente cuando mezclas gastos de alimentación (10 %), servicios profesionales (21 %), libros y prensa digital (4 %) y productos sanitarios (tipos variables). Una buena herramienta de automatización identifica automáticamente el tipo de IVA aplicado en cada factura basándose en el análisis del documento, evitando los errores que son tan frecuentes en la introducción manual. Bill.Dock detecta y separa automáticamente los distintos tipos impositivos, incluso en facturas que combinan productos con diferentes tipos de IVA en una misma línea.

Flujo de datos en el procesamiento automatizado de facturas desde la captura hasta la exportación contable

Cumplimiento normativo y seguridad de datos

En España, el marco normativo en materia de facturación es especialmente complejo y exigente, y las sanciones por incumplimiento pueden ser severas — desde multas proporcionales hasta la imposibilidad de deducir gastos en caso de inspección. Aquí tienes un resumen detallado de lo que necesitas saber para estar tranquilo:

Marco legal español para la conservación de facturas

  • Ley General Tributaria (artículo 66): Establece un plazo de prescripción de 4 años para las obligaciones tributarias. Durante este período, la Agencia Tributaria puede requerir cualquier documentación relacionada con tus declaraciones fiscales. Esto significa que debes conservar todas las facturas, recibos y justificantes al menos 4 años desde la fecha de presentación de cada declaración.
  • Código de Comercio (artículo 30): Exige conservar los libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes relativos al negocio durante 6 años desde el último asiento contable. Este plazo es más largo que el tributario y es el que debe prevalecer como referencia mínima.
  • Ley 37/1992 del IVA (y su reglamento, RD 1619/2012): Regula las obligaciones formales de facturación en España: qué datos debe contener obligatoriamente cada factura, los plazos máximos de emisión, los requisitos para facturas simplificadas (tickets) y las normas de conservación.
  • Sistema Verifactu (2025): La nueva normativa obliga a pymes y autónomos a utilizar software de facturación certificado que garantice la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de todos los registros de facturación. Cada factura emitida debe ser verificable por la AEAT, lo que requiere herramientas digitales que cumplan con especificaciones técnicas precisas.

Protección de datos personales (RGPD y LOPDGDD)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) establecen requisitos estrictos para el tratamiento de datos personales contenidos en facturas y documentos financieros. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad supervisora encargada de velar por su cumplimiento, y puede imponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual por infracciones graves.

Al elegir una herramienta de automatización, verifica que:

  • Los datos se almacenan dentro de la Unión Europea.
  • Existe un contrato de encargado de tratamiento (DPA) conforme al artículo 28 del RGPD.
  • Se aplica cifrado tanto en tránsito (TLS) como en reposo.
  • Existen mecanismos de control de acceso y registro de actividad.

Bill.Dock cumple con todos estos requisitos: sus servidores están ubicados en Fráncfort, Alemania, dentro de la Unión Europea, con cifrado de nivel bancario y cumplimiento pleno del RGPD. Tus datos financieros nunca salen de la UE y están protegidos por las leyes de privacidad más estrictas del mundo.

Archivo a prueba de auditorías e inspecciones

Una herramienta de automatización adecuada no solo almacena documentos — los archiva de forma que sean plenamente válidos ante una inspección de la Agencia Tributaria. Esto implica mantener un sistema de archivo que garantice:

  • Historial completo de cada documento: Fecha y hora exacta de captura, todas las modificaciones realizadas, historial de exportaciones y accesos.
  • Integridad documental: Garantía de que el documento no ha sido alterado desde su captura original, requisito fundamental del sistema Verifactu.
  • Exportaciones compatibles: Datos exportables en formatos estándar compatibles con la AEAT y con programas de contabilidad como A3con, Sage 50, Contasimple o Holded.
  • Delegación segura con trazabilidad: Tu gestor o contable accede solo a la información que necesita, y cada acción queda registrada en un log de auditoría.

«Cuando recibí una notificación de comprobación limitada de la Agencia Tributaria sobre mi IVA de dos ejercicios anteriores, pude exportar todos los justificantes en formato PDF con metadatos completos en menos de diez minutos. Con mi sistema antiguo de carpetas y Excel, habría tardado días enteros, y probablemente no habría encontrado todo.» — Ana P., propietaria de una tienda online en Barcelona

Cómo medir y optimizar los resultados de la automatización

Implementar la automatización es solo el principio del camino. Para maximizar el retorno de tu inversión y asegurarte de que el sistema sigue siendo óptimo a medida que tu negocio evoluciona, necesitas medir y ajustar continuamente. Estos son los indicadores clave (KPIs) que todo profesional debería seguir:

Coste por factura procesada

Es el indicador más básico pero también el más revelador. Calcula cuánto te costaba procesar cada factura manualmente: multiplica el tiempo medio dedicado por tu tarifa horaria, y suma los costes de materiales (papel, tóner, carpetas), almacenamiento físico y los honorarios de tu gestoría atribuibles a la corrección de errores. Compara este coste con el coste actual tras la automatización (suscripción anual dividida entre el número de facturas procesadas). La mayoría de usuarios de herramientas de automatización reportan una reducción del 70-80 % en el coste por factura.

Tiempo facturable recuperado: el gran multiplicador

Este es quizá el indicador más transformador para un autónomo o profesional independiente. Si antes dedicabas 5 horas semanales a gestionar facturas, recibos y documentación fiscal, y ahora solo necesitas 30 minutos para revisar y confirmar lo que la herramienta ha procesado automáticamente, has recuperado 4,5 horas semanales de tiempo productivo.

Hagamos los números para un profesional típico en España:

  • Tarifa horaria media de un consultor freelance: 60-80 €/hora
  • Tiempo recuperado: 4,5 horas/semana × 48 semanas laborables = 216 horas/año
  • Valor del tiempo recuperado: 216 × 70 € = 15.120 €/año
  • Coste de Bill.Dock Pro: 99 €/año
  • ROI: más del 15.000 %

Incluso para un autónomo con tarifas más modestas, el retorno de la inversión es espectacular. La automatización de facturas no es un gasto — es una de las inversiones más rentables que puede hacer cualquier profesional independiente.

Análisis por proyecto, cliente y categoría

Con todos tus gastos digitalizados, categorizados y etiquetados automáticamente, tienes acceso a información analítica que antes era prácticamente imposible de obtener sin un departamento de contabilidad dedicado. Puedes responder a preguntas como:

  • ¿Qué proyecto genera más gastos operativos y cuál es su margen real?
  • ¿Cuál es tu gasto medio en desplazamientos por cliente?
  • ¿Han subido tus costes de suministros respecto al trimestre anterior?
  • ¿Qué categoría de gasto crece más rápido?
  • ¿Cuánto gastas realmente en formación profesional al año?

Estos datos te permiten tomar decisiones informadas sobre precios de tus servicios, presupuestos de proyectos, rentabilidad por cliente y planificación financiera a medio plazo.

Revisión trimestral del flujo de trabajo

Coincidiendo con las declaraciones trimestrales de IVA (modelo 303), dedica 15-20 minutos a revisar tu flujo de automatización. Hazte estas preguntas:

  • ¿Hay categorías que necesitan ajuste o nuevas categorías que crear?
  • ¿Algún proveedor nuevo envía facturas en un formato que la herramienta no captura correctamente?
  • ¿Has configurado correctamente los nuevos tipos de gasto que han surgido?
  • ¿La regla de reenvío de email sigue capturando todos los documentos relevantes?
  • ¿Tu gestoría está aprovechando al máximo el acceso delegado?

Esta revisión periódica, breve pero sistemática, garantiza que el sistema sigue siendo eficiente y preciso a medida que tu negocio crece y evoluciona.

Preguntas frecuentes

¿Qué precisión tiene el escáner de IA para facturas y recibos españoles?

Las herramientas modernas de OCR basadas en inteligencia artificial como Bill.Dock alcanzan una precisión superior al 95 % en la extracción de datos de facturas y recibos españoles, incluyendo tickets de TPV térmicos, facturas en formato Facturae, facturas de utilities (luz, gas, teléfono) y documentos escaneados o fotografiados. La IA mejora continuamente con el uso gracias al aprendizaje automático, adaptándose a los formatos específicos de tus proveedores habituales. Tras unas semanas de uso, la precisión suele alcanzar niveles aún superiores para tus documentos recurrentes.

¿Son seguros mis datos financieros almacenados en la nube?

Sí, siempre que elijas una herramienta que cumpla con el RGPD y cuente con las certificaciones de seguridad adecuadas. Bill.Dock almacena todos los datos en servidores en Fráncfort (Alemania), dentro de la Unión Europea, con cifrado de nivel bancario tanto en tránsito como en reposo, y con cumplimiento verificado tanto por el RGPD como por la AEPD. Paradójicamente, tus datos están significativamente más seguros en un servidor cifrado en la nube que en una carpeta de papel en el cajón de tu despacho, que puede perderse, mojarse, quemarse o ser sustraída. La nube ofrece redundancia geográfica, copias de seguridad automáticas y recuperación ante desastres.

¿Puedo gestionar facturas en varias divisas con Bill.Dock?

Absolutamente. Si trabajas con clientes internacionales, compras suministros en plataformas extranjeras o viajas frecuentemente por trabajo fuera de la zona euro, Bill.Dock soporta más de 150 divisas y detecta automáticamente la moneda del documento. La herramienta aplica tipos de cambio actualizados y facilita la correcta declaración ante la AEAT, tanto para operaciones intracomunitarias (dentro de la UE) como extracomunitarias, incluyendo el cálculo correcto del IVA en cada caso.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas según la legislación española?

La Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción de 4 años para las obligaciones tributarias (artículo 66), contados desde el último día del plazo voluntario de presentación de cada declaración. Sin embargo, el Código de Comercio (artículo 30) exige conservar la documentación mercantil — incluidas las facturas — durante 6 años desde el último asiento contable. La recomendación profesional es conservar toda la documentación al menos 6 años para cumplir con ambos marcos legales. Además, en caso de existir procedimientos judiciales o administrativos en curso, los plazos se interrumpen y pueden extenderse significativamente. Con una herramienta digital como Bill.Dock, este almacenamiento a largo plazo no ocupa espacio físico, no se deteriora con el tiempo y los documentos están siempre accesibles e íntegros.

Da el paso hacia la automatización con Bill.Dock

Si has llegado hasta aquí, ya comprendes que la gestión manual de facturas es un lastre innecesario para cualquier profesional moderno. La automatización no es una promesa futurista — es una realidad accesible hoy, y herramientas como Bill.Dock la ponen al alcance de cualquier autónomo, freelance o pequeña empresa en España.

Con precisión OCR superior al 95 %, soporte para más de 150 divisas, servidores conformes al RGPD en Fráncfort, aplicaciones nativas para iOS y Android, la posibilidad de acceso delegado para tu gestoría y precios que empiezan en solo 59 €/año, Bill.Dock elimina la fricción administrativa y te devuelve lo más valioso: tu tiempo.

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Planes: Starter 59 €/año · Pro 99 €/año · Enterprise 199 €/año. Menos de lo que cuesta procesar facturas manualmente durante una sola semana. Tu futuro yo — ese que dedica su tiempo a hacer crecer su negocio en lugar de copiar números en una hoja de cálculo — te lo agradecerá.

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