GoBD-konforme Belegerfassung: Was jeder Steuerberater wissen muss

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind seit Januar 2015 in Kraft und wurden zuletzt im November 2019 durch das BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 aktualisiert. Für Steuerberater und ihre Mandanten stellen sie den verbindlichen Rahmen für die digitale Buchführung dar.

Doch was genau verlangt die GoBD von der Belegerfassung? Welche Fallstricke lauern bei der Digitalisierung? Und wie können Steuerberater ihre Mandanten effizient und rechtssicher begleiten? Dieser Leitfaden gibt Antworten.

Was sind die GoBD? Grundlagen kurz erklärt

Die GoBD sind ein BMF-Schreiben (kein Gesetz), das die Anforderungen des § 145 AO (ordnungsmäßige Buchführung), § 147 AO (Aufbewahrungspflichten) sowie des § 238 HGB für elektronische Systeme konkretisiert.

Kernprinzipien der GoBD

Was fällt unter die GoBD?

Die GoBD gelten für alle buchführungspflichtigen Unternehmen – also Kapitalgesellschaften, OHG, KG sowie Einzelunternehmer und Freiberufler ab bestimmten Umsatz-/Gewinngrenzen. Steuerberater sind selbst betroffen und müssen zudem ihre Mandanten GoBD-konform begleiten.

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kassenbelege und Quittungen
• Reisekostenabrechnungen und Bewirtungsbelege
• Verträge mit steuerlicher Relevanz
• E-Mails als steuerrelevante Handelskorrespondenz
• Kontoauszüge und Zahlungsbelege

Digitale Belegerfassung: Was die GoBD konkret vorschreiben

1. Zeitnahe Erfassung

Ein häufiger Irrtum: Viele Unternehmen digitalisieren Belege erst am Monatsende. Die GoBD verlangen jedoch zeitnahe Erfassung. Als Richtwert gilt:

• Kassenbelege: Täglich (Einzelaufzeichnungspflicht seit 2020 für Registrierkassen)
• Eingangsrechnungen: Innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt
• Reisekostenbelege: Zeitnah nach Rückkehr, spätestens mit der Abrechnung

Praxis-Tipp für Steuerberater: Mandanten sollten Belege idealerweise sofort beim Erhalt fotografieren oder einscannen – moderne Apps wie Bill.Dock ermöglichen dies direkt mit dem Smartphone, inklusive automatischer Texterkennung (OCR).

2. Bildliche Übereinstimmung beim Scannen

Das Original (Papierbeleg) darf nach dem Digitalisieren vernichtet werden – aber nur unter strengen Bedingungen:

• Bildliche Wiedergabe: Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original bildlich übereinstimmen
• Lesbarkeit: Alle Inhalte des Originals müssen lesbar sein
• Farbwiedergabe: Wenn farbliche Merkmale steuerrelevant sind, muss Farbe erfasst werden

• Einfache Papierbelege (Quittungen, Kassenzettel)

• Notarielle Urkunden
• Zollbelege
• Belege, bei denen die Originalform gesetzlich vorgeschrieben ist
• Bewirtungsbelege mit handschriftlichen Eintragungen (hier empfiehlt sich Aufbewahrung des Originals)

3. Verfahrensdokumentation (oft vergessen!)

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation für jedes DV-System, das buchführungsrelevante Daten verarbeitet. Diese muss beschreiben:

1. Allgemeine Beschreibung: Welche Software wird eingesetzt?
2. Anwenderdokumentation: Wie werden Belege erfasst und verarbeitet?
3. Technische Systemdokumentation: Datenbankstruktur, Schnittstellen
4. Betriebsdokumentation: Datensicherung, Zugriffsrechte, Änderungshistorie

Achtung: Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchführung verwerfen – auch wenn die Daten inhaltlich korrekt sind. Steuerberater sollten dies aktiv bei ihren Mandanten einfordern.

4. Revisionssichere Archivierung

Das Kernstück der GoBD-Compliance ist die revisionssichere Archivierung. Anforderungen:

• 10 Jahre: Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Buchungsbelege, Rechnungen
• 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen

Die häufigsten GoBD-Fehler in der Praxis

Nach Erfahrungen aus Betriebsprüfungen und Steuerberaterkanzleien sind dies die häufigsten Verstöße:

Fehler 1: Scannen ohne Verfahrensdokumentation

Mandanten kaufen einen Scanner oder nutzen eine App – aber nirgendwo ist dokumentiert, wie der Digitalisierungsprozess abläuft. Bei einer Betriebsprüfung fehlt der Nachweis der ordnungsgemäßen Verarbeitung.

Fehler 2: E-Mails nicht archivieren

Viele Unternehmen archivieren PDF-Rechnungen, vergessen aber, dass die zugrundeliegende E-Mail ebenfalls steuerrelevant sein kann (Bestellung, Lieferbestätigung, AGB-Verweis). E-Mails als Handelskorrespondenz unterliegen der 6-Jahres-Frist.

Fehler 3: Zu spätes Einscannen

Der Stapel auf dem Schreibtisch, der monatlich eingescannt wird, entspricht nicht der GoBD-Anforderung der zeitnahen Erfassung. Bei einer Betriebsprüfung kann dies zu formellen Beanstandungen führen.

Fehler 4: Originale zu früh vernichten

Papierbelege werden vernichtet, bevor das Scan-Ergebnis auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft wurde. Fehlende Pflichtangaben auf der Rechnung plus vernichtetes Original gleich keine Vorsteuerabzugsberechtigung.

Fehler 5: Cloud-Speicher ohne GoBD-Zertifizierung

Nicht jede Cloud ist GoBD-konform. Private Cloud-Lösungen wie iCloud Drive oder Dropbox erfüllen in der Regel nicht die Anforderungen an Unveränderlichkeit und Revisionssicherheit.

GoBD-konforme Softwarelösungen: Worauf achten?

Checkliste für die Software-Auswahl

Steuerberater sollten bei der Empfehlung von Softwarelösungen auf folgende Punkte achten:

• Revisionssicheres Archiv (keine nachträgliche Löschung/Änderung)
• Vollständiger Audit Trail (Zeitstempel, Nutzer-ID bei jeder Aktion)
• OCR-Texterkennung mit hoher Genauigkeit
• Datenverlustfreie Archivierung (redundante Backups)
• DSGVO-konforme Datenspeicherung in Deutschland oder EU
• Offene Schnittstellen (DATEV, lexoffice, sevDesk, etc.)
• Exportfunktion für Betriebsprüfung (Z3-Zugriff oder vergleichbar)

• Verfahrensdokumentation wird bereitgestellt oder unterstützt
• Rollenbasierte Zugriffsrechte
• Mandanten-Trennung bei Kanzlei-Lösungen
• Schulungsunterlagen für Endanwender

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Betriebsprüfung: So bereiten Steuerberater ihre Mandanten vor

Die drei Zugriffsarten des Betriebsprüfers

Nach § 147 Abs. 6 AO hat das Finanzamt drei Zugriffsrechte:

1. Z1 – Unmittelbarer Datenzugriff: Der Prüfer kann selbst auf das System zugreifen
2. Z2 – Mittelbarer Datenzugriff: Mitarbeiter des Unternehmens führen Abfragen nach Vorgabe des Prüfers durch
3. Z3 – Datenträgerüberlassung: Die Daten werden auf einem Datenträger übergeben (Z3-Export)

Checkliste Betriebsprüfungsvorbereitung

• Verfahrensdokumentation aktuell und vollständig
• Alle Systeme und Softwareversionen dokumentiert
• Zugriffsrechte für Prüfer vorbereitet (read-only)
• Datensicherung vor Prüfungsbeginn
• Export-Test durchgeführt

• Nur das zur Verfügung stellen, was angefordert wird
• Alle Prüferanfragen dokumentieren
• Keine Korrekturen während laufender Prüfung ohne Abstimmung

Reisekostenabrechnung: Besondere GoBD-Anforderungen

Reisekostenbelege sind ein häufiger Prüfungsschwerpunkt. Die GoBD stellen hier besondere Anforderungen:

Pflichtangaben auf Bewirtungsbelegen

Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG i.V.m. den GoBD müssen Bewirtungsbelege enthalten:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Tag der Bewirtung
• Anlass der Bewirtung (beruflich)
• Teilnehmer (Name und Firma)
• Betrag und Trinkgeld getrennt
• Unterschrift des bewirtenden Steuerpflichtigen

Kilometerpauschale und Fahrtenbuch

• Kilometerpauschale 2026: 0,30 EUR/km (ab dem 21. km: 0,38 EUR/km)
• Fahrtenbuch: Muss zeitnah (täglich) geführt werden; nachträglich erstellte Fahrtenbücher werden nicht anerkannt
• Digitales Fahrtenbuch: GoBD-konform, wenn die Software den Anforderungen entspricht

Verpflegungsmehraufwand 2026

GoBD-Anforderung: Die Abwesenheitszeiten müssen nachweisbar sein – durch Belege (Boardingpass, Hotelrechnung) oder andere Dokumentationen.

Mandantenberatung: So kommunizieren Steuerberater die GoBD-Anforderungen

Die häufigsten Mandantenfragen

Nein – erst nach dem Scannen und nach Prüfung der Lesbarkeit und Vollständigkeit. Und auch dann gibt es Ausnahmen.

Grundsätzlich ja, wenn die Qualität ausreicht und der Beleg zeitnah in einem GoBD-konformen System archiviert wird. Ein Foto auf dem Smartphone allein genügt nicht.

Nein – Google Drive erfüllt nicht die GoBD-Anforderungen an Unveränderlichkeit und Revisionssicherheit. Mandanten benötigen eine zertifizierte Lösung.

Formelle Buchführungsmängel können zu Verwerfung der gesamten Buchführung, Zuschätzungen des Finanzamts und Straf- oder Bußgeldverfahren bei vorsätzlichen Verstößen führen.

Muster-Checkliste für Mandanten

Steuerberater können diese Checkliste an ihre Mandanten weitergeben:

• Kassenbelege direkt nach Kauf fotografieren/einscannen
• Bei Bewirtung: Teilnehmer und Anlass sofort auf dem Beleg notieren
• Eingangsrechnungen per E-Mail in das Archivierungssystem weiterleiten

• Papierbelege der Woche digitalisieren
• Vollständigkeit der erfassten Belege prüfen
• Bank-Kontoauszug mit Belegen abgleichen

• Belegstapel aufräumen und vernichten (nach Freigabe durch Steuerberater)
• Reisekostenabrechnungen einreichen
• Backup der Daten prüfen

GoBD und DSGVO: Wo die Anforderungen kollidieren

Ein häufig unterschätztes Thema: GoBD und DSGVO stehen in einem gewissen Spannungsverhältnis.

• GoBD verlangt Aufbewahrung steuerrelevanter Daten für 10 Jahre
• DSGVO verlangt Datensparsamkeit und das Recht auf Löschung

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gehen dem Recht auf Löschung vor (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Personenbezogene Daten in Buchungsbelegen dürfen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert bleiben.

Fazit: GoBD-konforme Belegerfassung als Wettbewerbsvorteil für Steuerberater

Die GoBD sind kein bürokratisches Hindernis, sondern eine Chance: Kanzleien, die ihre Mandanten proaktiv in der digitalen Belegerfassung begleiten, schaffen echten Mehrwert – und binden Mandanten langfristig.

1. Zeitnähe ist entscheidend – Belege müssen sofort nach Entstehung erfasst werden
2. Verfahrensdokumentation ist Pflicht – auch für kleine Unternehmen
3. Nicht jede Cloud ist GoBD-konform – nur zertifizierte Systeme verwenden
4. Originalvernichtung mit Bedacht – Prüfung vor der Vernichtung
5. E-Mails sind Handelskorrespondenz – auch sie unterliegen der Archivierungspflicht

Mit Bill.Dock können Steuerberater ihren Mandanten eine einfache, GoBD-konforme Lösung für die tägliche Belegerfassung empfehlen – mit DATEV-Export, Audit Trail und revisionssicherer Archivierung auf deutschen Servern.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet GoBD-konform?

GoBD-konform bedeutet, dass die Buchführung und Belegarchivierung den Anforderungen des BMF-Schreibens entspricht. Kernpunkte sind Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitnahe Erfassung, Unveränderlichkeit und schnelle Wiederfindbarkeit.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ja, grundsätzlich dürfen Papierbelege nach dem GoBD-konformen Scannen vernichtet werden. Ausnahmen gelten für notarielle Urkunden, Zollbelege und Dokumente, bei denen die Originalform gesetzlich vorgeschrieben ist.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Buchungsbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Unterlagen unterliegen einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist.

Ist eine App wie Bill.Dock GoBD-konform?

Bill.Dock erfüllt die technischen GoBD-Anforderungen: revisionssicheres Archiv, vollständiger Audit Trail, Unveränderlichkeit gespeicherter Dokumente und DATEV-Export. Die Nutzung einer GoBD-konformen App entbindet jedoch nicht von der Pflicht zur Verfahrensdokumentation.

Was ist eine Verfahrensdokumentation und wer braucht sie?

Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Daten im Unternehmen erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Jedes buchführungspflichtige Unternehmen, das EDV-Systeme nutzt, benötigt eine Verfahrensdokumentation.

Was passiert ohne Verfahrensdokumentation bei einer Betriebsprüfung?

Das Fehlen der Verfahrensdokumentation ist ein formeller Buchführungsmangel. Der Betriebsprüfer kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß beanstanden, was im schlimmsten Fall zu Zuschätzungen führt.

Muss ich auch E-Mails archivieren?

Ja, wenn E-Mails steuerrelevante Handelskorrespondenz darstellen (Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Reklamationen etc.), unterliegen sie der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht.