Hvad er rejsegodtgørelse (Per Diem)?

"Per diem" er latin for "per dag", og i forretningsrejser refererer det til en fast daglig godtgørelse, der dækker omkostninger til:

• Kost og småfornødenheder: Måltider, drikkevarer og diverse småudgifter (f.eks. aviser, toiletartikler, drikkepenge).
• Logi: Overnatning (hvis medarbejderen ikke kan fremvise en hotelkvittering).
• Kørselsgodtgørelse: Transport i egen bil.

I stedet for at kræve, at medarbejdere indsender hver eneste kvittering for mad, drikkevarer og småudgifter, kan virksomheder udbetale en fast daglig sats. Skattestyrelsen i Danmark fastsætter de maksimale beløb, der kan udbetales skattefrit. Beløb over disse grænser betragtes som skattepligtig indkomst.

Hvorfor rejsegodtgørelse er vigtig:

• Forenkler udgiftsstyring: Ikke nødvendigt at gemme hver kvittering for måltider og småudgifter.
• Reduceret administrativ byrde: Letter arbejdet for økonomiafdelingen.
• Sikrer skatteoverholdelse: Hjælper virksomheder med at overholde gældende skatteregler, både nationalt og internationalt.
• Beskytter medarbejdere: Sikrer, at medarbejdere ikke skal lægge penge ud af egen lomme for forretningsrelaterede udgifter.

Sådan fungerer rejsegodtgørelse: De vigtigste principper i Danmark

I Danmark er reglerne for skattefri rejsegodtgørelse fastsat af Skattestyrelsen og findes i ligningsloven, nærmere bestemt § 9 A. Det er vigtigt at forstå disse principper for at sikre korrekt udbetaling og undgå skattesmæk.

De grundlæggende betingelser for skattefri rejsegodtgørelse

For at en medarbejder kan modtage skattefri rejsegodtgørelse, skal følgende betingelser være opfyldt:

1. Midlertidigt arbejdssted: Rejsen skal ske til et midlertidigt arbejdssted. Et arbejdssted er midlertidigt, hvis medarbejderen forventes at arbejde der i mindre end 60 dage inden for en periode på 12 måneder. Hvis medarbejderen arbejder samme sted i mere end 60 dage, overgår det typisk til at være et "fast" arbejdssted, og retten til skattefri rejsegodtgørelse bortfalder.

2. 24-timers regel: Rejsen skal vare i mindst 24 timer.

3. Overnatning: Rejsen skal indebære en overnatning uden for medarbejderens sædvanlige bopæl.

Hvis disse betingelser ikke er opfyldt, kan arbejdsgiveren stadig dække medarbejderens udgifter, men det skal ske mod dokumenterede udgifter (kvitteringer), og en eventuel udbetaling uden kvittering vil være skattepligtig løn.

Satser for rejsegodtgørelse i Danmark

Skattestyrelsen fastsætter årligt satserne for skattefri rejsegodtgørelse. Disse satser dækker dels "kost og småfornødenheder" og dels "logi".

Bemærk: De officielle satser for 2026 er endnu ikke offentliggjort. Nedenstående satser er de gældende for 2025, som typisk opdateres med små justeringer hvert år. Det er vigtigt altid at tjekke de seneste satser på Skattestyrelsens hjemmeside.

Skattefri satser for 2025 (pr. dag):

Vigtigt: Hvis medarbejderen kan fremvise en kvittering for logi (hotelregning), kan arbejdsgiveren vælge at dække den faktiske udgift skattefrit. I så fald udbetales kun satsen for kost og småfornødenheder uden kvittering.

Reduktion ved arbejdsgiverbetalte måltider

Hvis arbejdsgiveren (eller en tredjepart, f.eks. en kunde) betaler for et eller flere måltider under rejsen, skal satsen for kost og småfornødenheder reduceres. Dette skyldes, at medarbejderen ikke har haft udgiften selv.

Reduktion af satsen for kost og småfornødenheder (DKK 584) i 2025:

Eksempel: En medarbej er på forretningsrejse, og arbejdsgiveren betaler for frokosten. Den skattefri godtgørelse for kost og småfornødenheder reduceres med 30%, fra DKK 584 til DKK 408,80.

Kørselsgodtgørelse i Danmark

Udover rejsegodtgørelse kan arbejdsgiveren også udbetale skattefri kørselsgodtgørelse, hvis medarbejderen bruger egen bil til erhvervsmæssig kørsel.

Skattefri satser for kørselsgodtgørelse i 2025 (pr. km):

Bemærk: Den i opgaven nævnte sats på DKK 2,23/km er den sats, der gælder for kørsel ud over de første 20.000 km i et kalenderår. Det er vigtigt at holde styr på det samlede antal kørte kilometer for at anvende den korrekte sats.

For at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse skal arbejdsgiveren føre en detaljeret kørebog, der indeholder oplysninger om:

• Rejsens dato.
• Start- og slutsted.
• Antal kørte kilometer.
• Formålet med kørslen.

Dokumentationskrav og Bogføringsloven

Selvom rejsegodtgørelse udbetales uden kvittering for kost og småfornødenheder, er det afgørende, at virksomheden overholder bogføringslovens krav til dokumentation. Dette betyder, at der skal foreligge tilstrækkelig dokumentation for selve rejsen, herunder:

• Rejsebilag: Datoer for afrejse og hjemkomst.
• Rejsemål: Hvor rejsen gik hen.
• Formål: Hvad var det forretningsmæssige formål med rejsen.
• Deltagere: Hvem rejste.
• Beregningsgrundlag: Hvordan godtgørelsen er beregnet (f.eks. antal dage, reduktioner for måltider).

Manglende eller utilstrækkelig dokumentation kan medføre, at godtgørelsen bliver skattepligtig for medarbejderen, og arbejdsgiveren kan risikere at hæfte for manglende indeholdelse af A-skat og AM-bidrag.

Internationale rejsegodtgørelsessatser 2026 (fra dansk perspektiv)

Når danske medarbejdere rejser til udlandet, gælder der særlige satser for skattefri rejsegodtgørelse. Disse satser fastsættes årligt af Skatterådet (en del af Skattestyrelsen) og offentliggøres typisk i slutningen af året for det kommende år.

Vigtig bemærkning om 2026-satser: Da vi er i 2024, er de officielle internationale satser for 2026 endnu ikke offentliggjort. Nedenstående tabel viser Skatterådets satser for 2025, som er de senest tilgængelige. Det er vigtigt altid at tjekke de nyeste satser direkte på Skattestyrelsens hjemmeside, når 2026-satserne bliver tilgængelige.

De internationale satser er opdelt i to kategorier:

• Kost og småfornødenheder (uden kvittering): Den maksimale skattefri sats for mad, drikkevarer og diverse småudgifter.
• Logi (uden kvittering): Den maksimale skattefri sats for overnatning, hvis medarbejderen ikke kan fremvise en kvittering for hotel eller anden overnatning.

Ligesom ved indenlandske rejser gælder reductionsreglerne for måltider, som arbejdsgiveren eller tredjepart har betalt for.

Udvalgte internationale satser for 2025 (pr. dag)

Her er et udpluk af Skatterådets satser for kost og småfornødenheder samt logi for udvalgte lande. Satserne er angivet i DKK pr. døgn.

*Disse satser er vejledende og baseret på Skatterådets satser for 2025. De kan ændre sig for 2026.*

Vigtigt: Skatterådet udgiver detaljerede lister med satser for over 200 lande og specifikke byer/regioner. Det er altid bedst at konsultere den officielle Skattestyrelsens hjemmeside for de mest aktuelle og præcise satser for den specifikke destination.

Udestationering og længerevarende ophold

Hvis en medarbejder er udstationeret eller arbejder på et midlertidigt arbejdssted i udlandet i en længere periode (men stadig under 12 måneder), kan reglerne for rejsegodtgørelse fortsat anvendes. Dog skal man være opmærksom på, at Skattestyrelsen kan vurdere, om arbejdsstedet reelt er midlertidigt, især ved ophold tæt på 12 måneder. Efter 12 måneder vil arbejdsstedet normalt blive betragtet som fast, og retten til skattefri rejsegodtgørelse bortfalder.

Effektiv udgiftsstyring med moderne værktøjer

Manuelle processer for udgiftsstyring er tidskrævende, fejlbehæftede og frustrerende for både medarbejdere og økonomiafdelingen. Moderne udgiftsstyringsværktøjer kan automatisere processen, sikre compliance og give bedre overblik.

Med et værktøj som Bill.Dock kan du digitalisere hele processen:

1. Automatisk beregning af rejsegodtgørelse: Medarbejdere indtaster rejsedatoer og destination, og systemet beregner automatisk den korrekte skattefri rejsegodtgørelse baseret på Skattestyrelsens satser (både indenlandske og internationale). Reduktioner for arbejdsgiverbetalte måltider kan også håndteres intelligent.

2. Digital kvitteringshåndtering: Medarbejdere tager billeder af kvitteringer med deres smartphone, og systemet matcher dem med de korrekte udgifter og kategorier.

3. Overholdelse af regler: Systemet er designet til at overholde gældende regler for rejsegodtgørelse og bogføring, hvilket minimerer risikoen for fejl og skattesmæk.

4. Integration med regnskabssystemer: Bill.Dock kan integreres med populære danske regnskabssystemer som Dinero, e-conomic og Billy, hvilket sikrer en gnidningsfri overførsel af data og eliminerer manuel indtastning.

Fordele ved at bruge Bill.Dock:

• Tidsbesparelse: Reducer den tid, medarbejdere og økonomiafdelingen bruger på udgiftsrapportering med op til 75%.
• Øget nøjagtighed: Automatisk beregning og validering minimerer menneskelige fejl.
• Bedre overblik: Realtidsindsigt i udgifter og bedre kontrol med budgetter.
• Forenklet compliance: Automatisk anvendelse af korrekte satser og dokumentationskrav hjælper med at overholde Skattestyrelsens regler og bogføringsloven.
• Gladere medarbejdere: En nem og intuitiv proces for at indberette udgifter.

Sådan fungerer Bill.Dock i praksis

Forestil dig, at din medarbejder rejser til Berlin i 3 dage. Med Bill.Dock ville processen se sådan ud:

1. Før rejsen: Medarbejderen opretter en rejse i Bill.Dock-appen og angiver destination og datoer. Systemet trækker automatisk de korrekte satser for Berlin fra Skatterådets liste.

2. Under rejsen:

* Medarbejderen spiser morgenmad på hotellet, som er betalt af arbejdsgiveren. I appen markerer medarbejderen, at morgenmad er betalt. Systemet reducerer automatisk satsen for kost og småfornødenheder med 15%.

* Medarbejderen tager en taxa til et møde. Kvitteringen fotograferes og uploades direkte i appen.

* Medarbejderen spiser frokost og aftensmad for egen regning. Da dette er dækket af den skattefri sats for kost og småfornødenheder, skal der ikke indsendes kvitteringer for disse måltider.

3. Efter rejsen: Medarbejderen gennemgår sin rejserapport i Bill.Dock, tilføjer eventuelle kommentarer og sender den til godkendelse.

4. Økonomiafdelingen: Modtager den digitale rapport, godkender den med et enkelt klik. Data overføres automatisk til Dinero, e-conomic eller Billy, klar til udbetaling og bogføring.

Denne strømlinede proces sikrer, at alle regler overholdes, og at medarbejderen hurtigt får refunderet sine udlæg.

Er du klar til at modernisere din udgiftsstyring?

Lær mere om, hvordan Bill.Dock kan transformere din virksomheds rejseafregning.

Almindelige faldgruber og bedste praksis

Selvom rejsegodtgørelse kan forenkle processen, er der faldgruber, man skal undgå, og bedste praksis, man bør følge:

Faldgruber

• Ukendskab til satser: Brug af forældede eller forkerte satser kan føre til skattepligtige udbetalinger.
• Manglende dokumentation: Selvom der ikke er kvittering for kost, skal selve rejsen dokumenteres grundigt. Manglende formål, datoer eller destination kan underkendes af Skattestyrelsen.
• Forkert reduktion for måltider: Glemmer man at reducere satsen, når arbejdsgiveren betaler for måltider, bliver den udbetalte del skattepligtig.
• "Fast" arbejdssted: Fortsætter medarbejderen med at modtage rejsegodtgørelse efter 60-dages reglen (eller 12-måneders reglen ved udstationering), bliver godtgørelsen skattepligtig.
• Manglende opfølgning på kørselsgodtgørelse: Utilstrækkelig kørebog eller forkert anvendelse af kilometer-satserne kan medføre skattepligt.

Bedste praksis

• Hold dig opdateret: Tjek årligt Skattestyrelsens hjemmeside for de nyeste satser for både indenlandske og internationale rejser.
• Klar politik: Hav en klar og skriftlig rejsepolitik, der definerer reglerne for rejsegodtgørelse, dokumentationskrav og godkendelsesprocesser.
• Digitaliser processen: Implementer et digitalt udgiftsstyringssystem som Bill.Dock for at automatisere beregninger, sikre compliance og forbedre dokumentationen.
• Uddan medarbejdere: Sørg for, at medarbejdere, der rejser, er bekendt med reglerne, især omkring reduktion af satser ved betalte måltider.
• Regelmæssig audit: Gennemgå udgiftsrapporter og rejseafregninger regelmæssigt for at fange fejl og sikre løbende compliance.
• Konsulter eksperter: Ved tvivl eller komplekse rejseforhold (f.eks. langvarig udstationering) kan det være en god idé at konsultere en revisor eller skatterådgiver.

Ofte Stillede Spørgsmål (FAQ) om Rejsegodtgørelse i Danmark

Her er svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål vedrørende rejsegodtgørelse i Danmark:

Q: Hvad er forskellen på godtgørelse og refusion af udgifter?

A: Godtgørelse er et fast beløb, der udbetales uden krav om kvittering for de dækkede udgifter (f.eks. kost og småfornødenheder). Beløbet er skattefrit op til de af Skattestyrelsen fastsatte satser. Refusion er dækning af en faktisk udgift mod fremvisning af en kvittering (f.eks. hotelregning, flybillet). Refusion er også skattefri, da den dækker en dokumenteret udgift.

Q: Skal jeg gemme kvitteringer, selvom jeg får skattefri rejsegodtgørelse?

A: For de udgifter, der dækkes af den faste sats for kost og småfornødenheder (f.eks. mad og drikke), behøver du ikke at gemme kvitteringer. Men du skal altid gemme kvitteringer for alle andre udgifter, som arbejdsgiveren refunderer (f.eks. transport, hotel, kursusgebyrer). Derudover skal arbejdsgiveren have tilstrækkelig dokumentation for selve rejsen (formål, datoer, destination osv.).

Q: Hvad sker der, hvis min rejse varer mindre end 24 timer, men jeg overnatter?

A: Rejsen skal vare *mindst* 24 timer og indebære en overnatning for at kunne udbetales skattefri rejsegodtgørelse. Hvis den er under 24 timer, kan arbejdsgiveren kun dække dine faktiske og dokumenterede udgifter skattefrit.

Q: Kan jeg få rejsegodtgørelse, hvis jeg arbejder hjemmefra og skal til kontoret?

A: Normalt nej. Dit faste kontor betragtes ikke som et midlertidigt arbejdssted, og derfor opfylder det ikke betingelserne for skattefri rejsegodtgørelse. Kørsel fra hjemmet til den faste arbejdsplads er privat kørsel.

Q: Hvad hvis jeg rejser til udlandet, og der ikke findes en specifik sats for landet i Skatterådets liste?

A: Hvis der ikke findes en specifik sats for et land eller en by, kan arbejdsgiveren anvende en standardsats, som Skatterådet fastsætter for "øvrige lande". Denne standardsats er typisk den samme som for de billigere lande. Det er vigtigt at tjekke den aktuelle liste for at se, om landet er inkluderet under en generel kategori.

Q: Kan jeg få både rejsegodtgørelse og diæter?

A: I Danmark er "rejsegodtgørelse" det gængse udtryk for skattefri godtgørelse til dækning af udgifter til kost, småfornødenheder og logi under erhvervsrej