Den professionelles guide til automatisering af fakturabehandling

Hvis du er freelancer i København, sælger med rejseudgifter mellem Aarhus og Aalborg, eller ejer af en lille virksomhed i Danmark, kender du sikkert følelsen: bunker af kvitteringer, manuelle indtastninger i regneark, og den evige frygt for at Skattestyrelsen finder fejl i dit momsregnskab. Manuel fakturabehandling er ikke bare tidskrævende — det koster dig penge, overskud og muligheder.

I denne guide gennemgår vi præcis, hvordan du automatiserer din fakturabehandling trin for trin, tilpasset danske forhold med dansk lovgivning, danske værktøjer og danske eksempler. Uanset om du er en enkeltmandsvirksomhed eller en voksende SMV med 50 ansatte, finder du konkrete råd, du kan implementere allerede i dag.

1. De reelle omkostninger ved manuel fakturabehandling

Mange danske virksomhedsejere og freelancere undervurderer, hvor dyrt det faktisk er at håndtere fakturaer manuelt. Det handler ikke kun om tiden brugt på indtastning — det handler om alt det, du mister undervejs.

Tidsforbrug: Den usynlige udgift

En gennemsnitlig dansk selvstændig bruger mellem 5 og 10 timer om måneden på at sortere, indtaste og arkivere kvitteringer og fakturaer. For en lille virksomhed med 3-5 ansatte kan det tal nemt fordobles, når man inkluderer godkendelsesprocesser og afstemning med banken.

Lad os regne på det konkret: En freelance IT-konsulent i København med en timepris på 900 DKK bruger 8 timer om måneden på fakturaadministration. Det svarer til 7.200 DKK i tabt indtjening om måneden — eller 86.400 DKK om året. Det er næsten nok til en ekstra fuldtidsmedarbejder på deltid.

"Jeg brugte hver søndag aften på at sortere ugens kvitteringer i et Excel-ark. Da jeg regnede ud, hvad den tid var værd i tabt omsætning, blev jeg chokeret. Det var bogstaveligt talt min dyreste hobby." — Freelance konsulent, København

Fejl og compliance-risici

Manuel indtastning fører uundgåeligt til fejl. Undersøgelser viser, at manuelle dataindtastningsprocesser har en fejlrate på mellem 1% og 5% — og for komplekse fakturaer med flere linjeposter kan det være endnu højere. En forkert momsberegning, en glemt faktura eller en manglende bilagsnummerering kan resultere i:

• Bøder fra Skattestyrelsen ved fejl i momsindberetningen — bøder starter typisk ved 5.000 DKK og kan blive væsentligt højere ved gentagne overtrædelser
• Ekstra revisoromkostninger for at rette op på fejl — en revisors timepris ligger typisk mellem 1.200-2.000 DKK
• Forsinkede betalinger der skader leverandørrelationer og kan udløse rykkergebyrer
• Manglende fradrag fordi kvitteringer er forsvundet eller ikke kan dokumenteres tilstrækkeligt
• Dobbeltbetalinger fordi den samme faktura ved en fejl betales to gange

Opportunity cost: Hvad går du glip af?

Udover de direkte omkostninger er der de indirekte: den mentale belastning af at vide, at en bunke bilag venter, den stress der følger med momsfrister, og det kognitive skift mellem produktivt arbejde og administrativt papirarbejde. Forskning viser, at det tager gennemsnitligt 23 minutter at komme tilbage til fuld koncentration efter en afbrydelse.

For en salgskonsulent, der rejser mellem Aarhus, Odense og København, betyder det, at hvert stop for at registrere en kvittering ikke bare koster de 5 minutter det tager — det koster også det produktivitetstab, der følger efter.

Compliance i Danmark: Bogføringsloven og den digitale fremtid

I Danmark er virksomheder underlagt Bogføringsloven, som stiller krav om systematisk bogføring og opbevaring af bilag i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører (jf. Bogføringsloven §10). Den moderniserede bogføringslov, der trådte i kraft i etaper fra 2022, kræver desuden:

• Digital registrering af alle transaktioner for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D
• Brug af et digitalt bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen
• Automatisk sikkerhedskopiering af bogføringsmateriale
• Opbevaring i et godkendt digitalt standard-bogføringssystem

Det betyder, at papirkvitteringer i en skotøjsæske ikke længere er acceptabelt — og for mange virksomheder er det allerede et lovkrav at digitalisere.

Derudover skal danske virksomheder indberette moms til Skattestyrelsen — enten månedligt, kvartalsvis eller halvårligt afhængigt af virksomhedens størrelse — og sikre korrekt håndtering af moms (25%) på alle transaktioner. For virksomheder, der handler med andre EU-lande, kommer reverse charge-reglerne oven i, hvilket yderligere komplicerer den manuelle proces.

2. Kortlægning af din nuværende faktura- og kvitteringsworkflow

Før du kan automatisere, skal du forstå din nuværende proces i detaljer. Tag dig tid til at kortlægge, hvordan en faktura rejser fra modtagelse til betaling og arkivering. Denne øvelse afslører ofte ineffektiviteter, du ikke vidste eksisterede.

Spor dokumentets rejse

Sæt dig ned med pen og papir (ironisk nok) og spor en typisk fakturas rejse gennem din virksomhed. Stil dig selv følgende spørgsmål:

• Modtagelse: Hvor modtager jeg fakturaer? (E-mail, post, NemHandel/e-faktura, leverandørportaler, håndholdte kvitteringer)
• Registrering: Hvem åbner og registrerer dem? (Mig selv, en bogholder, en assistent, ingen fast proces)
• Opbevaring: Hvordan gemmes de? (Papirmapper, computermapper på skrivebordet, cloud-mappe, direkte i regnskabssystem)
• Bogføring: Hvornår bliver de bogført? (Dagligt, ugentligt, månedligt, lige inden momsfristen i panik)
• Godkendelse: Hvem godkender udgifterne? (Ingen formel proces, chef skal se alt over 1.000 DKK, fuld godkendelsesworkflow)
• Betaling: Hvordan kobles de til betaling? (Manuel bankoverførsel, Betalingsservice, automatisk via ERP)
• Arkivering: Hvordan sikrer du at du kan finde bilagene igen om 3 år?

Identificer flaskehalse

Typiske flaskehalse i danske virksomheder, som vi ser igen og igen:

• Kvitteringslommen: Fysiske kvitteringer fra forretningsrejser, taxakvitteringer, kundefrokoster og parkeringsautomater, der samler sig op i jakkelommer, tegnebøger og bilhandskerum
• E-mailfakturaer i kaos: Fakturaer begravet i indbakken mellem nyhedsbreve, spam og kollegers mails — nogle åbnet men ikke behandlet, andre overset
• Dobbeltindtastning: Samme data tastes ind i et regneark for overblikkets skyld OG i regnskabssystemet (Dinero, e-conomic) — dobbelt arbejde, dobbelt risiko for fejl
• Den forsvundne godkender: I virksomheder med 2-10 ansatte mangler der ofte en klar godkendelsesproces. Fakturaer venter i ugevis fordi chefen er på forretningsrejse
• Momspanikken: Den velkendte situation hvor alt skal klares i de sidste dage op til momsindberetningsfristen — med risiko for fejl og overarbejde
• Udenlandske fakturaer: Fakturaer i fremmed valuta eller på et fremmed sprog, der kræver ekstra tid til at tolke og registrere korrekt

Beregn din nuværende omkostning

Før du investerer i automatisering, bør du kende din baseline. Beregn den reelle omkostning ved din nuværende proces:

Formel: (Timer pr. måned × din timepris) + (Fejlomkostninger pr. måned) + (Revisoromkostninger relateret til bilag) = Din månedlige fakturahåndteringsomkostning

De fleste danske virksomheder, der laver denne beregning for første gang, opdager at omkostningen er 3-5 gange højere end forventet.

Sammenligningstabel: Manuel vs. automatiseret fakturabehandling

3. Sådan vælger du de rigtige automatiseringsværktøjer

Det danske marked byder på en bred vifte af løsninger til fakturabehandling, fra store enterprise-systemer til lette, fokuserede værktøjer for SMB'er og freelancere. Det handler om at finde det rigtige match til netop din virksomheds størrelse, branche og behov.

Enterprise vs. SMB-løsninger

Hvis du er en stor virksomhed med hundredvis af fakturaer om måneden og komplekse godkendelsesworkflows, kan systemer som SAP Concur, Basware eller Medius være relevante. Men for de fleste danske freelancere, enkeltmandsvirksomheder og SMB'er er disse systemer overkill — dyre (ofte 50.000+ DKK årligt), komplekse at implementere og med lang onboarding-tid.

For mindre virksomheder er lettere, mere fokuserede værktøjer ofte det bedre valg:

• Dinero: Populært dansk regnskabsprogram med god integration til NemHandel og nemme fakturafunktioner — stærkt for små virksomheder
• e-conomic (Visma): Vismas danske løsning med stærke funktioner til kreditorstyring og integration med banker — godt til mellemstore virksomheder
• Billy: Brugervenlig dansk løsning specielt designet til mindre virksomheder og freelancere
• Uniconta: Dansk ERP-system med stærke bogførings- og rapporteringsfunktioner til voksende virksomheder
• Bill.Dock: Specialiseret i kvitterings- og fakturascanning med AI-drevet OCR — det perfekte supplement til dit eksisterende regnskabsprogram

Hvad skal du kigge efter? En tjekliste

Når du evaluerer værktøjer til fakturaautomatisering, bør du systematisk vurdere disse kriterier:

1. OCR-nøjagtighed: Kan værktøjet præcist aflæse danske fakturaer med korrekte beløb, momssatser og CVR-numre? Dårlig OCR skaber mere arbejde end det sparer. Bill.Dock leverer over 95% OCR-nøjagtighed, hvilket minimerer manuelle rettelser markant.
2. Mobiladgang: Kan du scanne en kvittering med telefonen, lige når du modtager den? Se efter apps til både iOS og Android med offlinefunktionalitet, så du kan scanne selv uden internetforbindelse.
3. Valutaunderstøttelse: Rejser du for arbejde? Handler du med udenlandske leverandører? Bill.Dock understøtter over 150 valutaer, så fakturaer i USD, GBP, SEK, NOK eller enhver anden valuta håndteres automatisk med korrekte kurser.
4. Integration: Kan værktøjet kobles til dit nuværende regnskabsprogram? Tjek om der er direkte integration eller eksportmuligheder til Dinero, e-conomic, Billy eller dit foretrukne system.
5. Dansk momshåndtering: Forstår værktøjet danske momsregler med 25% standard moms, momsfri varer, og reverse charge for EU-handel?
6. GDPR-compliance: Er dine data sikre og opbevaret i overensstemmelse med EU-regler? Bill.Dock opbevarer alle data på GDPR-kompatible servere i Frankfurt.
7. Brugervenlighed: Hvis værktøjet er besværligt at bruge, vil du aldrig opbygge vanen. Det skal være hurtigere at scanne end at lade være.
8. Pris-ydeevne-forhold: Hvad får du for pengene sammenlignet med din nuværende manuelle omkostning?

Test før du forpligter dig

Det vigtigste råd vi kan give: Prøv værktøjet med dine egne fakturaer og kvitteringer, før du binder dig. De fleste seriøse udbydere tilbyder en gratis prøveperiode.

Bill.Dock tilbyder en 30 dages gratis prøveperiode helt uden kreditkort. Scan 20-30 af dine typiske fakturaer og kvitteringer og vurder: Er OCR-nøjagtigheden god nok? Er workflowet intuitivt? Sparer det dig reelt tid?

Med priser fra kun €59/år for Starter, €99/år for Pro og €199/år for Enterprise er investeringen minimal sammenlignet med den tid og de penge, du sparer. De fleste brugere tjener investeringen hjem inden for de første 2-3 uger.

4. Integration af dit nye værktøj i den daglige arbejdsgang

At vælge et værktøj er kun første skridt. Den virkelige værdi kommer, når automatiseringen bliver en naturlig, uanstrengt del af din dagligdag. Her er de konkrete skridt til at integrere Bill.Dock i din eksisterende workflow.

Opsæt e-mailvideresendelses-regler

De fleste danske virksomheder modtager en stor del af deres fakturaer via e-mail. Opsæt automatiske videresendelses-regler i dit e-mailprogram for at eliminere det manuelle sorteringsarbejde:

• Opret en regel der automatisk videresender e-mails fra kendte leverandører til din Bill.Dock-importadresse
• Filtrer på emnelinjer med ord som "faktura", "regning", "kreditnota", "invoice", "receipt"
• Sørg for at vedhæftede PDF-filer automatisk medsendes i videresendt mail
• Opsæt separate regler for dine mest hyppige leverandører (kontorhotel, teleselskab, softwareleverandører)

Etabler kategorier og tags

En velgennemtænkt kategoriseringsstruktur gør det nemt at finde bilag, generere rapporter og forberede momsindberetning:

• Udgiftstyper: Rejseudgifter, kontorartikler, software-abonnementer, kundemøder og repræsentation, transport og parkering, telefon og internet, forsikringer
• Projekter eller kunder: Hvis du arbejder på flere projekter eller for flere kunder, tag hver faktura med projekt- eller kundenavn — uvurderligt til at beregne projektrentabilitet
• Momsgrupper: Fuld moms (25%), momsfrit (f.eks. sundhedsydelser), udenlandsk moms (reverse charge EU), nul-moms (eksport ud af EU)
• Betalingsstatus: Modtaget, godkendt, betalt, omtvistet

Udnyt delegeret adgang

En af Bill.Docks mest værdifulde funktioner for danske brugere er delegeret adgang. Det giver dig mulighed for at dele dine bilag med relevante personer uden at dele dine loginoplysninger:

• Freelancere: Giv din eksterne bogholder læseadgang til dine månedlige bilag — slut med at sende zip-filer eller Dropbox-links
• Små virksomheder: Giv din deltidsansatte bogholder adgang til at kategorisere og forberede bilag til bogføring
• Revisionsadgang: Ved årsafslutning kan du give din revisor midlertidig adgang til alle relevante bilag — ingen USB-nøgler eller printede mapper nødvendige
• Partnere: I virksomheder med flere ejere kan hver partner have overblik over de udgifter, der er relevante for dem

Byg en ufravigelig scanningsvane

Den absolut vigtigste succesfaktor er at scanne kvitteringer og fakturaer med det samme. Ikke "senere i dag". Ikke "i weekenden". Ikke "når jeg har tid". Med det samme.

"Den gyldne regel er: Hvis du holder en kvittering i hånden, skal den scannes inden du lægger den ned. Det tager 5 sekunder med telefonen, og du behøver aldrig tænke på den igen." — Bogholderråd for danske selvstændige

Med Bill.Dock på din iPhone eller Android-telefon tager det bogstaveligt talt et par sekunder at fotografere en kvittering. OCR-teknologien aflæser automatisk beløb, dato, leverandør og momssats — og du kan tilføje en kategori med et enkelt tryk.

Tips til at opbygge vanen:

• Placer Bill.Dock-appen på din telefons startskærm — gør den lige så let tilgængelig som din kamera-app
• Scan kvitteringen mens du stadig er i butikken, restauranten eller taxaen
• Gør det til en regel: Ingen kvittering forlader din hånd uden at være scannet
• Sæt en ugentlig påmindelse om at tjekke om der er ubehandlede e-mailfakturaer

Håndtering af udenlandsk moms og valuta

Mange danske freelancere og virksomheder handler med kunder og leverandører i udlandet — specielt i andre nordiske lande, Tyskland, UK og USA. Her er det vigtigt at:

• Registrere den korrekte valutakurs på fakturadatoen (ikke betalingsdatoen)
• Håndtere reverse charge-moms korrekt ved køb af ydelser fra andre EU-lande
• Dokumentere udenlandske kvitteringer med korrekt lokal momssats
• Sikre at fakturaer fra lande uden for EU behandles korrekt i forhold til import-moms
• Opbevare dokumentation for kursomregning som del af bilagsmaterialet

Bill.Dock understøtter over 150 valutaer og genkender automatisk valutaen på udenlandske fakturaer, hvilket eliminerer behovet for manuel omregning og reducerer risikoen for kursfejl drastisk.

5. Overholdelse af lovgivning og datasikkerhed

I Danmark er compliance ikke en valgfri nice-to-have — det er et lovkrav med reelle konsekvenser. Her gennemgår vi de vigtigste regler, du skal kende, og hvordan automatisering faktisk hjælper dig med at overholde dem.

GDPR og Datatilsynet

Som dansk virksomhed er du underlagt EU's Generelle Databeskyttelsesforordning (GDPR) og overvåget af Datatilsynet (den danske databeskyttelsesmyndighed). For fakturabehandling betyder det:

• Persondata på fakturaer (navne, adresser, CVR-numre, bankkontonumre) skal beskyttes mod uautoriseret adgang
• Du skal have en databehandleraftale med enhver tredjepart, der behandler dine bilag — det gælder også cloud-tjenester
• Data skal opbevares sikkert og kun tilgås af autoriserede personer med dokumenteret adgangsrettighed
• Du skal kunne dokumentere hvor persondata opbevares og hvem der har adgang
• Ved databrud skal Datatilsynet underrettes inden for 72 timer

Bill.Dock opbevarer alle data på GDPR-kompatible servere i Frankfurt, Tyskland, med fuld kryptering og strenge adgangskontroller. Det betyder, at du som dansk bruger automatisk overholder de vigtigste GDPR-krav for dataopbevaring.

Bogføringsloven: Krav til opbevaring og format

Den danske Bogføringslov stiller specifikke krav, som dit automatiseringssystem skal understøtte:

• Alle bilag skal opbevares i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører (Bogføringsloven §10)
• Bilag skal være tilgængelige og læsbare i hele opbevaringsperioden — falmet termisk papir er ikke acceptabelt
• Digital opbevaring er fuldt accepteret og for mange virksomheder nu påkrævet
• Systemet skal sikre, at bilag ikke kan ændres eller slettes efter registrering (revisionssikkerhed)
• Der skal være en klar sammenhæng mellem bilag og bogføringspost (bilagsnummerering)

NemHandel og e-faktura i Danmark

Danmark er et af verdens mest digitaliserede lande, og NemHandel (baseret på PEPPOL-standarden) er den nationale infrastruktur for elektronisk fakturering. Vigtige punkter:

• Alle offentlige myndigheder kræver elektroniske fakturaer via NemHandel
• Stadigt flere private virksomheder kræver også e-fakturaer
• OIOUBL og PEPPOL BIS er de understøttede formater
• Dit automatiseringsværktøj bør som minimum kunne modtage og behandle e-fakturaer i disse formater

Revisionssikker arkivering: Forbered dig på kontrolbesøg

For at være forberedt på en eventuel kontrol fra Skattestyrelsen skal dit system sikre:

• Fuld sporbarhed fra faktura til betaling — hver transaktion skal kunne følges fra bilag til bankkonto
• Uforanderlige kopier af originale bilag — ingen mulighed for at ændre eller slette efter registrering
• Adgangslogning: Hvem har tilgået eller ændret et bilag, og hvornår
• Eksportmulighed: Alle bilag skal kunne eksporteres i et standard læsbart format (PDF, XML)
• SAF-T kompatibilitet: Selvom SAF-T endnu ikke er obligatorisk i Danmark (som det er i Norge), er det god praksis at være forberedt

Sikker deling med bogholder og revisor

Deling af bilag med bogholder og revisor er en daglig nødvendighed for de fleste danske virksomheder. Gør det sikkert:

• Undgå at sende bilag via usikre kanaler som almindelig e-mail uden kryptering eller delte USB-nøgler
• Brug dedikerede delingsfunktioner som Bill.Docks delegerede adgang med individuelle rettigheder
• Sørg for at adgangen kan tilbagekaldes øjeblikkeligt når samarbejdet ophører eller ved personaleskift
• Dokumenter hvem der har haft adgang til hvilke bilag — det er et GDPR-krav
• Overvej at give revisoren tidsbegrænset adgang kun i revisionsperioden

6. Måling og optimering af din automatiserede proces

Automatisering er ikke en engangsindsats, du sætter op og glemmer. Det er en løbende proces, der bør måles, evalueres og finpudses over tid for at maximere din besparelse.

De vigtigste nøgletal at følge

Hold øje med disse KPI'er for at vurdere om din automatisering leverer den forventede værdi:

• Omkostning pr. faktura: Hvad koster det dig reelt at behandle en faktura? Inkluder tid (din timepris × minutter), software-abonnement, og eventuelle fejlomkostninger. Mål før og efter automatisering.
• Tid pr. faktura: Hvor lang tid tager det fra modtagelse til bogføring? Med OCR-scanning bør det falde fra 8-15 minutter til under 1 minut.
• Fejlrate: Hvor mange fakturaer kræver manuel korrektion efter OCR-scanning? Med Bill.Docks 95%+ nøjagtighed bør dette være minimalt.
• Genvundet fakturerbar tid: Hvor mange timer har du frigjort til produktivt, indtægtsgenererende arbejde?
• Tid til momsindberetning: Hvor lang tid tager det at forberede og indberette moms til Skattestyrelsen?

Udnyt data og indsigter fra dine digitaliserede bilag

Når alle dine fakturaer er digitaliseret, kategoriseret og søgbare, åbner det for værdifulde forretningsmæssige indsigter, du aldrig havde med manuelle processer:

• Leverandøranalyse: Hvilke leverandører koster mest? Er der mulighed for at konsolidere indkøb og forhandle mængderabatter?
• Udgiftsudvikling: Hvordan udvikler dine udgifter sig måned for måned og kvartal for kvartal? Er der sæsonudsving du kan planlægge efter?
• Kategorivækst: Er der udgiftskategorier, der vokser uforholdsmæssigt? Software-abonnementer er en klassisk synder i danske virksomheder.
• Pengestrømsprognose: Med overblik over kommende fakturaer og betalingsfrister kan du bedre planlægge din likviditet.
• Projektrentabilitet: Hvis du tagger bilag med projektnumre, kan du beregne den reelle rentabilitet pr. projekt — ikke bare omsætning minus estimeret omkostning.

"Efter tre måneder med automatiseret fakturabehandling opdagede jeg, at vi brugte 40% mere på software-abonnementer end budgetteret. Vi havde 7 overlappende værktøjer. Det havde vi aldrig opdaget i det manuelle system." — Ejer af digitalt bureau, Aarhus

Kvartalsvis finpudsning og optimering

Sæt tid af hvert kvartal — f.eks. i forbindelse med momsindberetningen — til at gennemgå og optimere din automatiseringsproces:

1. Gennemgå kategorier: Er de stadig relevante? Skal der tilføjes nye kategorier for nye udgiftstyper? Kan nogle kategorier slås sammen?
2. Tjek integrationer: Fungerer dataflowet mellem Bill.Dock og dit regnskabsprogram (Dinero, e-conomic, Billy) stadig problemfrit? Er der nye integrationer tilgængelige?
3. Opdater e-mailregler: Har du nye leverandører, der sender fakturaer til din e-mail? Tilføj dem til dine videresendelses-regler.
4. Evaluer OCR-nøjagtighed: Er der bestemte fakturatyper eller leverandører, der konsekvent kræver korrektion? Rapporter det til Bill.Dock, så deres AI kan forbedres.
5. Beregn ROI: Sammenlign din aktuelle omkostning pr. faktura med din baseline fra før automatiseringen. Del resultatet med dit team eller din bogholder — det motiverer fortsat brug.
6. Tjek compliance: Er der ændringer i Bogføringsloven eller momsreglerne, der kræver tilpasning af din opsætning?

Ofte stillede spørgsmål om automatisering af fakturabehandling i Danmark

Hvor nøjagtig er OCR-scanning af danske fakturaer?

Moderne OCR-teknologi som den, der bruges i Bill.Dock, leverer over 95% nøjagtighed på danske fakturaer. Det dækker korrekt aflæsning af beløb, datoer, CVR-numre, bankkontonumre og momssatser. Danske fakturaer med standard layout aflæses typisk med endnu højere nøjagtighed. For de få tilfælde, hvor OCR'en er usikker, fremhæves feltet, så du hurtigt kan verificere og rette.

Er mine data sikre i et cloud-baseret system?

Ja, forudsat du vælger en udbyder med stærke sikkerhedsforanstaltninger. Bill.Dock opbevarer alle data på GDPR-kompatible servere i Frankfurt, Tyskland, med kryptering af data både under overførsel (TLS) og i hvile (AES-256). Det er faktisk ofte sikrere end at opbevare papirbilag i et kontorskab (brandsikkerhed, tyverisikkerhed) eller ukrypterede filer på en lokal computer (harddisk-nedbrud, ransomware). Datatilsynet anbefaler generelt krypteret cloud-opbevaring som en sikker metode til opbevaring af forretningsdata.

Kan automatiserede systemer håndtere flere valutaer?

Absolut. Bill.Dock understøtter over 150 valutaer og genkender automatisk valutaen på udenlandske fakturaer. Det er særligt relevant for danske virksomheder, der handler med leverandører i Norge (NOK), Sverige (SEK), UK (GBP), USA (USD) eller eurolandene (EUR). Valutakurser registreres automatisk baseret på fakturadatoen, og du undgår de fejl der ofte opstår ved manuel omregning. For virksomheder med mange udenlandske fakturaer kan dette alene spare timer om måneden.

Hvor længe skal jeg opbevare fakturaer og bilag ifølge dansk lovgivning?

Ifølge den danske Bogføringslov §10 skal regnskabsmateriale opbevares i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder fakturaer, kvitteringer, bankudtog, kontrakter og alt andet dokumentation for forretningstransaktioner. Vær opmærksom på, at visse brancher kan have længere opbevaringskrav. Med et digitalt system som Bill.Dock sker denne opbevaring automatisk, sikkert og med garanti for læsbarhed i hele opbevaringsperioden — i modsætning til papirkvitteringer, der kan falme, eller lokale filer, der kan gå tabt.

Kan jeg stadig bruge mit nuværende regnskabsprogram som Dinero eller e-conomic?

Ja, og det er faktisk meningen. Bill.Dock er designet til at supplere dit eksisterende regnskabsprogram, ikke erstatte det. Du fortsætter med at bruge Dinero, e-conomic, Billy, Uniconta eller hvad du foretrækker til selve bogføringen, momsindberetningen og regnskabet. Bill.Dock håndterer det første, tidskrævende skridt: scanning, OCR-aflæsning, kategorisering og organisering af dine bilag. Tænk på det som det intelligente led mellem den fysiske kvittering og dit regnskabssystem.

Hvad koster det at komme i gang med automatiseret fakturabehandling?

Bill.Dock tilbyder en 30 dages gratis prøveperiode helt uden krav om kreditkort — du kan altså teste det risikofrit med dine egne fakturaer. Herefter er priserne:

• Starter: €59/år — perfekt til freelancere og enkeltmandsvirksomheder
• Pro: €99/år — til små virksomheder med flere brugere
• Enterprise: €199/år — til voksende virksomheder med avancerede behov

Sammenlignet med de timer du sparer og de fejl du undgår, er det en investering, der typisk tjener sig selv hjem inden for de første 2-3 uger. Appen er tilgængelig på både iOS og Android.

Hvordan håndterer systemet den danske moms på 25%?

Bill.Docks OCR-motor er trænet til at genkende momsbeløb og momssatser på fakturaer fra mange lande, herunder den danske standardsats på 25%. Systemet identificerer automatisk momsbeløbet, adskiller det fra nettobeløbet, og tagger transaktionen med den korrekte momskode. Det gør forberedelsen af din momsindberetning til Skattestyrelsen væsentligt hurtigere og mere præcis. For reverse charge-transaktioner (køb fra andre EU-lande) kan du manuelt markere den korrekte momshåndtering.

Konklusion: Tag det første skridt mod automatisering i dag

Manuel fakturabehandling er en af de mest undervurderede ineffektiviteter i danske virksomheder — og en af de nemmeste at løse. Uanset om du er freelancer i København, driver et lille designbureau i Aarhus, har en voksende tech-startup i Odense eller en handelsvirksomhed i Aalborg, er automatisering af fakturabehandling et af de tiltag, der giver størst ROI med mindst indsats.

Med værktøjer som Bill.Dock kan du starte med at scanne din første kvittering i dag — gratis i 30 dage, uden binding, uden kreditkort, og med over 95% OCR-nøjagtighed. Din fremtidige selv, din bogholder og dit momsregnskab vil takke dig.

Start din gratis 30-dages prøveperiode med Bill.Dock i dag →