12 bedste udgiftsstyring software til professionelle i 2024

Som selvstændig, konsulent eller ejer af et ApS i Danmark ved du, at udgiftsstyring er mere end blot at gemme kvitteringer i en skuffe. Med bogføringsloven, krav fra Skattestyrelsen og den løbende momsafregning kan det hurtigt blive en tidskrævende opgave at holde styr på virksomhedens udgifter.

Heldigvis findes der i dag en bred vifte af softwareløsninger, der kan automatisere, digitalisere og forenkle hele processen — fra bilagshåndtering og kvitteringsscanning til automatisk bogføring og momsrapportering. Men hvilken løsning passer bedst til netop din virksomhed?

I denne guide gennemgår vi de 12 bedste udgiftsstyring software til professionelle i Danmark i 2024. Vi sammenligner funktioner, priser (i DKK), integrationer og compliance med dansk lovgivning, så du kan træffe det rigtige valg for din forretning.

Hvad er udgiftsstyring software?

Udgiftsstyring software (også kaldet expense management software) er digitale værktøjer, der hjælper virksomheder med at registrere, kategorisere, godkende og rapportere alle former for erhvervsmæssige udgifter. For danske selvstændige, konsulenter og ApS-ejere er det en central del af den daglige bogføring.

Moderne udgiftsstyring software tilbyder typisk følgende kernefunktioner:

• Automatisk bilagshåndtering — scan kvitteringer med din mobiltelefon, og lad softwaren udtrække dato, beløb og moms automatisk via OCR-teknologi
• Kategorisering af udgifter — sorter automatisk udgifter i korrekte kontokategorier ifølge dansk kontoplan
• Momsberegning og -rapportering — beregn moms automatisk og forbered momsindberetning til Skattestyrelsen
• Godkendelsesworkflows — lad ledere eller revisorer godkende udgifter inden bogføring
• Integration med regnskabsprogrammer — synkroniser direkte med Dinero, e-conomic, Billy eller andre danske regnskabssystemer
• Firmakort og virtuelle kort — udsted kort til medarbejdere med forbrugslofter og realtidssporing
• Rapporter og dashboards — få overblik over virksomhedens udgifter med visuelle rapporter

Formålet er at spare tid, reducere fejl, sikre compliance med bogføringsloven og gøre det lettere at samarbejde med din revisor eller bogholder.

Hvorfor er udgiftsstyring vigtigt for danske virksomheder?

Danmark har et af Europas højeste prisniveauer — hele 41 % over EU-gennemsnittet ifølge Danmarks Statistik. Det gør det endnu vigtigere for danske professionelle at holde styr på hver eneste krone. Her er de vigtigste grunde til at investere i udgiftsstyring software:

1. Overholdelse af bogføringsloven

Den danske bogføringslov (bogføringsloven §§ 12-15) stiller klare krav til, hvordan virksomheder skal registrere, dokumentere og opbevare regnskabsmateriale. Alle udgifter skal dokumenteres med bilag (kvitteringer), konteres korrekt og opbevares elektronisk i mindst 5 år. Et godt udgiftsstyringsprogram sikrer, at du automatisk overholder disse krav.

2. Korrekt momsafregning

Som momsregistreret virksomhed i Danmark skal du indberette moms til Skattestyrelsen enten kvartalsvis eller halvårligt. Udgiftsstyring software beregner automatisk indgående og udgående moms, og mange løsninger kan direkte forberede din momsindberetning.

3. Tidsbesparelse

Manuel bogføring og udgiftshåndtering tager i gennemsnit 5-10 timer om måneden for en typisk selvstændig konsulent. Med automatiseret udgiftsstyring kan du reducere dette til under 1 time. Den sparede tid kan du bruge på at udvikle din forretning.

4. Bedre økonomisk overblik

Med et centralt system til udgiftsstyring får du altid et opdateret overblik over virksomhedens økonomi. Du kan spotte tendenser, identificere unødvendige udgifter og træffe bedre beslutninger baseret på data i realtid.

5. Revisorklar dokumentation

Når dit regnskabsår slutter, og revisoren skal gennemgå din bogføring, gør udgiftsstyring software arbejdet markant lettere. Alle bilag er digitaliseret, kategoriseret og klar til eksport — hvilket også reducerer regningen fra din revisor.

Bogføringsloven og krav til digital bilagshåndtering

Den nye bogføringslov, der trådte i kraft den 1. juli 2022, stiller skærpede krav til digital bogføring for danske virksomheder. Det er afgørende, at den udgiftsstyring software du vælger, lever op til disse krav.

Hvad kræver bogføringsloven?

• Digitale bogføringssystemer — Alle virksomheder med en årlig omsætning over 300.000 DKK skal anvende et digitalt bogføringssystem, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen
• Digital opbevaring af bilag — Kvitteringer, fakturaer og andre bilag skal opbevares digitalt i mindst 5 år
• Automatisk sikkerhedskopiering — Regnskabsmateriale skal automatisk sikkerhedskopieres og opbevares sikkert
• Audit trail — Systemet skal registrere alle ændringer i bogføringen med tidsstempler
• Standardformat til myndighedsrapportering — Data skal kunne eksporteres i et standardiseret format til Skattestyrelsen

Hvilke virksomheder er omfattet?

Kravene gælder for alle danske virksomhedsformer, herunder:

• ApS (anpartsselskab) — alle størrelser
• Selvstændige med omsætning over 300.000 DKK
• Konsulenter og freelancere med CVR-nummer
• Enkeltmandsvirksomheder over omsætningstærsklen
• I/S og andre interessentskaber

Alle 12 softwareløsninger i denne guide understøtter digital bilagshåndtering, men de tre danske løsninger — Dinero, e-conomic og Billy — er specielt designet til at overholde bogføringslovens krav.

Vigtige funktioner at kigge efter

Når du vælger udgiftsstyring software til din danske virksomhed, bør du prioritere følgende funktioner:

Momsintegration

Løsningen bør automatisk beregne dansk moms (25 %) og skelne mellem fuld moms, delvis moms og momsfrie posteringer. Den bør desuden understøtte momsindberetning direkte til Skattestyrelsen via NemID/MitID.

Dansk kontoplan

Et godt system følger den danske standardkontoplan og tilbyder foruddefinerede kontonumre, der matcher de krav, som danske revisorer og Skattestyrelsen stiller.

OCR og bilagsscanning

Optisk tegngenkendelse (OCR) er en af de vigtigste tidssparende funktioner. De bedste løsninger kan automatisk aflæse beløb, dato, leverandørnavn og momssats fra en fotograferet kvittering.

Bankintegration

Automatisk import af banktransaktioner fra danske banker (Nordea, Danske Bank, Jyske Bank, Nykredit m.fl.) gør det nemt at afstemme udgifter med din bankkonto.

E-faktura understøttelse

Mulighed for at sende og modtage e-fakturaer (elektroniske fakturaer) er stadig vigtigere i Danmark, især ved samhandel med offentlige myndigheder, der kræver e-faktura i OIOUBL- eller Peppol-format.

Revisoradgang

Din revisor eller bogholder skal kunne tilgå systemet direkte, gennemgå bilag og lave korrektioner. De fleste danske løsninger tilbyder dedikerede revisoradgange uden ekstra omkostninger.

Mobil-app

En brugervenlig mobil-app til iOS og Android er uundværlig for professionelle, der er meget på farten. Du skal kunne fotografere kvitteringer, godkende udgifter og tjekke dit budget direkte fra din smartphone.

DKK som primær valuta

Sørg for, at softwaren understøtter DKK (danske kroner) som primær valuta, inklusive korrekt formatering (f.eks. 1.234,56 kr.) og valutaomregning ved internationale køb.

Sammenligningstabel: Alle 12 løsninger

Her er et samlet overblik over alle 12 udgiftsstyring softwareløsninger, vi gennemgår i denne guide:

Bemærk: Priser i USD er omregnet til DKK med en omtrentlig kurs på 7,00 DKK/USD. Aktuelle priser kan variere. ✅ Fuld = indbygget dansk momsberegning. ⚠️ = kræver manuel opsætning eller tredjepartsintegration.

1. Dinero — Bedst til danske iværksættere

Dinero er et af Danmarks mest populære regnskabsprogrammer og bruges af over 250.000 danske virksomheder. Det er udviklet specifikt til det danske marked og er derfor ideelt for selvstændige og iværksættere, der ønsker en enkel og intuitiv løsning til udgiftsstyring.

Priser

• Gratis version — 0 kr./md. med grundlæggende regnskabsfunktioner
• Betalt version — 245 kr./md. (ved årlig betaling) eller 297 kr./md. (ved månedlig betaling)
• Momsfri version — tilgængelig for foreninger og helt små iværksættere

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Intelligent AI-bogføringsassistent — Dineros kunstige intelligens hjælper med at bogføre bilag korrekt, selv uden regnskabserfaring
• Automatisk bankafstemning — importer transaktioner fra alle større danske banker og match dem automatisk med dine bilag
• Kvitteringsscanning via mobil-app — fotografer kvitteringer direkte fra din smartphone, og lad Dinero udtrække data automatisk
• Automatisk momsberegning — beregn moms (25 %) automatisk og forbered momsindberetning til Skattestyrelsen
• Over 240 integrationer — forbind med banker, betalingssystemer, webshops og andre danske erhvervsløsninger
• Revisoradgang — giv din revisor direkte adgang til dit regnskab uden ekstra omkostninger

Fordele

• Gratis version med overraskende mange funktioner
• 100 % dansk — designet til bogføringsloven og Skattestyrelsen
• Meget brugervenlig, også for ikke-regnskabskyndige
• Stærk AI-baseret automatisering
• Gratis support fra erfarne bogholdere

Ulemper

• Ingen firmakort-funktion
• Begrænset funktionalitet til store virksomheder med mange medarbejdere
• Mangler avancerede godkendelsesworkflows

Bedst til

Dinero er det oplagte valg for selvstændige, konsulenter og små ApS-selskaber, der søger en enkel, dansk løsning til udgiftsstyring. Den gratis version gør det til et risikofrit startpunkt for nye iværksættere.

2. e-conomic — Bedst til voksende virksomheder

e-conomic fra Visma er Danmarks førende cloud-baserede regnskabssoftware til små og mellemstore virksomheder. Med avancerede funktioner som firmakort, dimensioner og automatiserede workflows er det ideelt til virksomheder, der er vokset ud af de simpleste løsninger.

Priser

• Basis — 249 kr./md. — grundlæggende regnskabsfunktioner
• Plus — 299 kr./md. — udvidede funktioner
• Smart — 399 kr./md. — inkl. firmakort, automatisk posteringsregulering
• Komplet — 649 kr./md. — fuldt udstyret med dedikeret supportteam, dashboards og ekspertrådgivning

Ekstra brugere: Almindelige brugere 149 kr./md., udgiftsbrugere 39 kr./md.

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Firmakort — ét fysisk + op til fem virtuelle kort pr. bruger (gratis i Smart/Komplet)
• Automatisk bogføring — posteringer reguleres automatisk baseret på bankdata
• Kvitteringsscanning — upload og match bilag via mobilapp
• Dimensioner — fordel udgifter på afdelinger, projekter eller medarbejdere
• E-faktura — send og modtag elektroniske fakturaer gratis i alle pakker
• Momsrapportering — automatisk beregning og indberetning af moms til Skattestyrelsen
• Revisorportalen — revisorer kan tilgå og gennemgå regnskabet direkte
• API og integrationer — omfattende API til integration med over 200 tredjepartsløsninger

Fordele

• Markedets bredeste funktionssæt til danske virksomheder
• Firmakort med realtidssporing og forbrugslofter
• Stærkt økosystem af integrationer og tilføjelser
• Skalerbar fra 1 til 100+ brugere
• Anerkendt og accepteret af alle danske revisorer

Ulemper

• Højere pris end Dinero og Billy
• Brugerflade kan virke kompleks for helt nye brugere
• Ekstra brugere koster hurtigt op

Bedst til

e-conomic er det foretrukne valg for voksende ApS-selskaber, konsulentvirksomheder med flere medarbejdere og virksomheder, der har brug for avanceret udgiftsstyring med firmakort og dimensionsrapportering.

3. Billy — Bedst til enkelhed og lavt budget

Billy er et dansk regnskabsprogram designet til enkelhed. Det er særligt velegnet til små virksomheder og selvstændige, der gerne selv vil stå for bogføringen uden avancerede funktioner. Billys styrke er den lave indgangspris og den intuitive brugerflade.

Priser

• Gratis — 0 kr./md. — begrænset til 3 fakturaer og 10 udgiftsbilag pr. måned
• Basic — 160 kr./md. (780 kr. ved årlig betaling) — grundlæggende bogføring
• Pro — 295 kr./md. (600 kr. ved årlig betaling) — automatisering og fejlbegrænsning
• Complete — 595 kr./md. (12 mdr. binding) — inkl. årsregnskab og fuld support

Tillægsmoduler: Årsregnskab fra 2.495 kr. | Revisorpakke fra 4.495 kr.

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Udgiftsbilag — registrer og bogfør udgiftsbilag med automatisk kategorisering
• Moms med ét klik — afregn moms med ét enkelt klik direkte til Skattestyrelsen
• Mobilupload — tag billede af kvitteringer med din mobil og upload direkte
• Automatisk bogføring — tilgængelig i Pro-pakken med automatisk kontering
• Over 60 integrationer — forbind med lønsystemer, webshops, kassesystemer og banker
• Revisoradgang — giv din revisor adgang til gennemgang og korrektioner

Fordele

• Meget lav indgangspris — gratis version tilgængelig
• Ekstremt brugervenligt, virkelig let at komme i gang
• Gratis support alle 7 dage om ugen (07:00-22:00)
• Moms med ét klik sparer enorm mængde tid
• Complete-pakken inkluderer årsregnskab

Ulemper

• Gratis version er meget begrænset (kun 10 bilag/måned)
• Ingen firmakort
• Færre integrationer end e-conomic og Dinero
• Mangler avancerede funktioner til større virksomheder

Bedst til

Billy er perfekt til helt nye selvstændige, freelance-konsulenter og enkeltmandsvirksomheder, der vil holde omkostningerne nede og har brug for simpel, effektiv udgiftsstyring uden unødvendig kompleksitet.

4. Pleo — Bedst til firmakort og udgiftssporing

Pleo er et dansk fintech-selskab fra København, der har revolutioneret udgiftsstyring med smarte firmakort. I stedet for at medarbejdere lægger ud og efterfølgende indsender kvitteringer, får de Pleo-kort med individuelle forbrugslofter og realtidssporing.

Priser

• Starter — Gratis — grundlæggende funktioner til små teams
• Essential — fra ca. 250 kr./md. — udvidet funktionalitet med avancerede politikker
• Advanced — tilpasset pris — fuld funktionalitet med dedicated support

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Fysiske og virtuelle firmakort — udsted kort til alle medarbejdere med individuelle forbrugslofter i DKK
• Realtidssporing — se udgifter i det øjeblik de foretages
• Automatisk kvitteringsmatching — Pleo matcher automatisk kvitteringer med kortbetalinger
• Udgiftspolitikker — sæt regler for hvad medarbejdere må bruge kortet til
• Integration med danske regnskabsprogrammer — synkroniser direkte med Dinero, e-conomic og Billy
• Refusioner — håndter udlæg og refusioner digitalt
• Fleksible budgetter — opret budgetter pr. team, projekt eller afdeling

Fordele

• Dansk virksomhed med fuld DKK-understøttelse
• 98 % G2-score — branchens højeste brugertilfredshed
• 93 % af kunder er live inden 1 måned
• Eliminerer udlæg og manuel kvitteringshåndtering
• Stærk integration med danske regnskabsprogrammer

Ulemper

• Ikke et fuldt regnskabsprogram — kræver integration med f.eks. Dinero eller e-conomic
• Mindre egnet som selvstændig løsning for soloprenører
• Momsberegning kræver integration med dansk regnskabssoftware

Bedst til

Pleo er den ideelle løsning for danske startups, SMV'er og ApS-selskaber med flere medarbejdere, der ønsker at eliminere udlæg og få fuld kontrol over virksomhedens udgifter via firmakort.

5. Expensify — Bedst til kvitteringsscanning

Expensify er en af verdens mest populære løsninger til udgiftsrapportering og er kendt for sin branchens bedste kvitteringsscanning. Selvom det er en amerikansk løsning, bruges den bredt af danske konsulenter og virksomheder med internationale aktiviteter.

Priser

• Collect — fra ca. 35 kr./bruger/md. (5 USD)
• Control — fra ca. 63 kr./bruger/md. (9 USD)

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• SmartScan-teknologi — brancheførende OCR til kvitteringsscanning med ekstremt høj nøjagtighed
• Automatisk kategorisering — udgifter kategoriseres automatisk baseret på læringsalgoritmer
• Rejseudgifter — særligt stærk til håndtering af rejse- og transportudgifter
• Godkendelsesworkflows — opsæt flertrinsgodkendelser for udgifter
• Integration med regnskabssoftware — forbind med Xero, QuickBooks og via API med danske løsninger
• Kilometergodtgørelse — automatisk beregning af kørselsfradrag baseret på GPS
• Firmakort — Expensify Card med cashback og realtidssporing

Fordele

• Branchens bedste kvitteringsscanning (SmartScan)
• Meget lav startpris
• Stærk til rejse- og udlandsudgifter
• Brugervenlig mobil-app

Ulemper

• Ikke designet til dansk moms eller bogføringslov
• Kræver manuel opsætning af danske momssatser
• Ingen direkte integration med Skattestyrelsen
• Interface og support er på engelsk

Bedst til

Expensify er det rette valg for danske konsulenter med mange rejseudgifter og internationale kunder, der har brug for en enkel og billig løsning til kvitteringsscanning. Kombiner med et dansk regnskabsprogram for fuld momsoverholdelse.

6. Spendesk — Bedst til udgiftskontrol i teams

Spendesk er en europæisk all-in-one udgiftsstyringsplatform med kontorer i Berlin, Paris og London. Løsningen fokuserer på at give teams fuld kontrol over virksomhedens udgifter med virtuelle kort, godkendelsesworkflows og budgetstyring.

Priser

• Tilpasset pris baseret på virksomhedsstørrelse og behov
• Ingen setup-gebyrer
• Kontakt Spendesk for et tilbud i DKK

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Virtuelle og fysiske kort — engangskort og tilbagevendende kort med forbrugslofter
• Indkøbsanmodninger — medarbejdere kan anmode om godkendelse inden køb
• Automatisk bogføring — pre-accounting feature der forbereder posteringer til dit regnskabsprogram
• Fakturahåndtering — upload, godkend og betal leverandørfakturaer centralt
• Budgetstyring — opret og overvåg budgetter i realtid
• Multi-valuta — understøtter DKK og international handel
• Integrationer — forbind med Xero, NetSuite og andre ERP-systemer

Fordele

• Europæisk virksomhed med GDPR-compliance
• Stærk udgiftskontrol med forbrugslofter og godkendelser
• God til teams med 10-500 medarbejdere
• Understøtter DKK og europæiske betalinger

Ulemper

• Ingen direkte integration med danske regnskabsprogrammer (Dinero, Billy)
• Kræver manuel momsopsætning for dansk 25 % moms
• Ikke optimeret til bogføringslovens specifikke krav
• Højere pris end lokale danske alternativer

Bedst til

Spendesk passer til danske mellemstore virksomheder og scaleups med internationale teams, der har brug for avanceret udgiftskontrol og godkendelsesworkflows på tværs af afdelinger.

7. Ramp — Bedst til global udgiftsstyring

Ramp er en amerikansk udgiftsstyringsplatform, der kombinerer firmakort med avanceret AI-drevet analyse af virksomhedens forbrug. Ramp er kendt for at hjælpe virksomheder med at reducere deres samlede udgifter med op til 5 %.

Priser

• Free — 0 kr./md. — grundlæggende firmakort og udgiftssporing
• Plus — ca. 105 kr./bruger/md. (15 USD) — avancerede funktioner
• Enterprise — tilpasset pris

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• AI-drevet anomalidetektion — identificer automatisk unormale eller mistænkelige udgifter
• Automatiserede godkendelser — regelbaserede workflows til udgiftsgodkendelse
• ERP-integrationer — dyb integration med QuickBooks, NetSuite, Sage og andre
• Firmakort — fysiske og virtuelle kort med cashback og forbrugslofter
• Automatisk kvitteringsmatching — AI matcher kvitteringer med transaktioner
• Vendor management — håndter leverandørkontrakter og optimér priser

Fordele

• Gratis version med robuste funktioner
• Stærk AI til at identificere besparelsesmuligheder
• Høj brugertilfredshed (4,8 G2-score)
• Automatisk anomalidetektion forebygger misbrug

Ulemper

• Primært designet til det amerikanske marked
• Ingen dansk momsintegration
• Ingen integration med danske banker eller regnskabsprogrammer
• Support og interface kun på engelsk
• DKK-understøttelse begrænset

Bedst til

Ramp er mest relevant for danske virksomheder med internationale operationer og USD-baserede udgifter. For rent danske behov er lokale alternativer som Pleo eller e-conomic bedre egnet.

8. Yokoy — Bedst til AI-drevet automatisering

Yokoy er en schweizisk udgiftsstyringsplatform, der bruger avanceret kunstig intelligens til at automatisere hele udgiftsprocessen — fra kvitteringsscanning til bogføring og compliance-kontrol. Yokoy er særligt stærk på det europæiske marked.

Priser

• Tilpasset pris baseret på virksomhedsstørrelse
• Typisk fra ca. 700 kr./md. for små virksomheder
• Enterprise-priser efter aftale

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• AI-drevet kvitteringsbehandling — avanceret OCR og maskinlæring til automatisk dataudtræk
• Automatisk compliance-kontrol — verificer automatisk udgifter mod virksomhedens politikker
• Multi-valuta og multi-momszone — understøt europæiske momssatser inkl. dansk 25 %
• Firmakort — virtuelle og fysiske kort med integreret udgiftssporing
• Leverandørstyring — automatisk fakturahåndtering og betalingsflows
• ERP-integration — SAP, Oracle, Microsoft Dynamics og andre

Fordele

• Europæisk virksomhed med GDPR-compliance og forståelse for EU-momsregler
• Avanceret AI reducerer manuelle processer drastisk
• God multi-valuta-understøttelse inkl. DKK
• Stærk til virksomheder med aktiviteter i flere europæiske lande

Ulemper

• Højere pris end lokale danske alternativer
• Ingen direkte integration med danske regnskabsprogrammer
• Kræver vis opsætning for specifik dansk momsoverholdelse
• Bedst egnet til mellemstore og store virksomheder

Bedst til

Yokoy er ideelt for mellemstore danske virksomheder med europæiske operationer, der ønsker at automatisere udgiftsstyring på tværs af lande med AI-drevet teknologi.

9. Payhawk — Bedst til enterprise-virksomheder

Payhawk er en europæisk enterprise-udgiftsstyringsplatform, der kombinerer firmakort, udgiftsstyring og fakturahåndtering i én løsning. Payhawk er G2 Grid Leader og bruges af store virksomheder i hele Europa.

Priser

• Standard — fra ca. 210 kr./bruger/md. (30 USD)
• Premium — tilpasset pris for enterprise
• Kontakt Payhawk for pris i DKK

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• OCR kvitteringsscanning — automatisk dataudtræk fra kvitteringer i høj kvalitet
• Automatiserede workflows — flertrinsgodkendelser baseret på beløb, kategori og afdeling
• Bulk-betalinger — betal mange leverandører på én gang
• Realtidsanalyse — dashboards med overblik over virksomhedens udgifter
• Multi-entity — håndter udgifter på tværs af flere selskaber (f.eks. holdingstruktur)
• ERP-integration — SAP, Oracle, NetSuite, Xero, QuickBooks
• Firmakort — Visa-kort med avancerede kontroller og realtidssporing

Fordele

• G2 Grid Leader — branchens højest rangerede enterprise-løsning
• Skalerbar fra 50 til 10.000+ medarbejdere
• Stærk til multi-entity og koncernstrukturer
• Europæisk med forståelse for EU-momsregler

Ulemper

• For avanceret og dyr til små danske virksomheder
• Ingen direkte integration med Dinero, Billy eller e-conomic
• Kræver implementation og onboarding
• Dansk momsoverholdelse kræver konfiguration

Bedst til

Payhawk er det rigtige valg for store danske virksomheder og koncerner med 50+ medarbejdere og behov for en enterprise-grad udgiftsstyringsplatform med firmakort.

10. Moss — Bedst til DACH og nordiske markeder

Moss (tidligere Spenmo) er en europæisk udgiftsstyringsplatform med stærkt fokus på DACH-landene (Tyskland, Østrig, Schweiz) og det nordiske marked. Moss kombinerer firmakort med automatiseret bogføring og compliance.

Priser

• Tilpasset pris baseret på virksomhedsstørrelse
• Kontakt Moss for tilbud i DKK

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Firmakort — fysiske og virtuelle kort med individuelle forbrugslofter
• Automatisk bogføring — AI-drevet kontering baseret på DATEV-kontoplan (tilpasselig)
• Bilagshåndtering — automatisk matching af kvitteringer med korttransaktioner
• Fakturahåndtering — upload, godkend og betal leverandørfakturaer
• Compliance-kontrol — automatisk verificering af udgifter mod virksomhedspolitikker
• Budgetmoduler — afdelingsbudgetter med realtidssporing

Fordele

• Europæisk virksomhed med GDPR-compliance
• God forståelse for europæisk moms og compliance
• Stærk til virksomheder med aktiviteter i DACH og Norden
• Brugervenlig brugerflade med nordisk design

Ulemper

• Begrænset tilpasning specifikt til dansk bogføringslov
• Ingen direkte integration med danske regnskabsprogrammer
• Mindre udbredt i Danmark end Pleo
• Priser ikke offentligt tilgængelige

Bedst til

Moss passer til danske virksomheder med tysk-nordiske operationer, der søger en europæisk udgiftsstyringsplatform med stærk compliance og firmakort.

11. SAP Concur — Bedst til store organisationer

SAP Concur er verdens mest udbredte enterprise-løsning til rejse- og udgiftsstyring. Det bruges af tusindvis af store organisationer globalt og tilbyder den mest avancerede funktionalitet til kompleks udgiftshåndtering.

Priser

• Tilpasset enterprise-pris
• Typisk fra ca. 560 kr./bruger/md. (80 USD) for Expense-modulet
• Kræver kontakt med SAP for dansk tilbud

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Avanceret udgiftsrapportering — detaljerede rapporter med automatiseret datainsamling
• Rejsestyring — integreret rejsebooking og udgiftshåndtering
• Compliance og revision — automatisk håndhævelse af udgiftspolitikker
• Global moms — understøtter momssatser i 200+ lande inkl. dansk 25 %
• ERP-integration — native integration med SAP og dyb integration med andre ERP-systemer
• Audit trail — komplet sporbarhed af alle ændringer og godkendelser
• Multi-entity og multi-valuta — håndter udgifter i DKK og andre valutaer på tværs af juridiske enheder

Fordele

• Branchens mest modne og funktionsrige løsning
• Understøtter dansk moms via konfiguration
• Global tilstedeværelse med lokal support
• Dybeste ERP-integration på markedet
• Anerkendt af danske og internationale revisorer

Ulemper

• Meget dyr — kun realistisk for store organisationer
• Kompleks implementation (typisk 3-6 måneder)
• Brugerflade kan virke gammeldags sammenlignet med nyere løsninger
• Overkill for selvstændige, konsulenter og små ApS-selskaber

Bedst til

SAP Concur er udelukkende relevant for store danske organisationer med 200+ medarbejdere, komplekse rejseudgifter og behov for dyb ERP-integration med SAP eller lignende systemer.

12. Emburse — Bedst til fleksible arbejdsgange

Emburse samler flere udgiftsstyringsløsninger (Certify, Abacus, Nexonia, Chrome River) under ét brand og tilbyder en fleksibel platform, der kan tilpasses til virksomheder af alle størrelser.

Priser

• Tilpasset pris baseret på valgt produkt og virksomhedsstørrelse
• Kontakt Emburse for tilbud i DKK

Kernefunktioner til udgiftsstyring

• Multi-produkt platform — vælg den løsning, der passer din virksomhed (fra simpel til enterprise)
• Receipt management — automatisk kvitteringsscanning og kategorisering
• Virtuelle kort — udsted kort med forbrugslofter til medarbejdere
• Analytics — avancerede rapporter og dashboards over virksomhedens udgifter
• Multi-valuta — understøtter DKK og international handel
• Integrationer — forbind med NetSuite, SAP, QuickBooks og andre ERP-systemer
• Godkendelsesworkflows — tilpassede workflows med flertrinsgodkendelser

Fordele

• Fleksibel — vælg præcis de moduler, du har brug for
• Skalerbar fra 10 til 10.000+ brugere
• Stærk analyseplatform med handlingsrettede indsigter
• Multi-valuta inkl. DKK

Ulemper

• Mange produkter under ét brand kan være forvirrende
• Ingen dansk momsintegration ud af boksen
• Ingen integration med danske regnskabsprogrammer
• Support og interface primært på engelsk
• Ukendt brand i Danmark

Bedst til

Emburse passer til mellemstore til store danske virksomheder med internationale operationer, der har brug for en fleksibel udgiftsstyringsplatform med mulighed for at vælge præcis de moduler, der passer deres behov.

Sådan vælger du den rigtige udgiftsstyring software

Med 12 forskellige løsninger kan det være svært at vælge. Her er en simpel beslutningsramme baseret på din virksomhedstype:

Er du selvstændig eller freelance-konsulent?

Start med Dinero (gratis version) eller Billy (Basic). Begge er danske, overholder bogføringsloven, og har fuld momsintegration med Skattestyrelsen. Du behøver ikke mere som soloprenør.

Ejer du et ApS med 2-10 medarbejdere?

Overvej e-conomic (Smart-pakken) for det bredeste funktionssæt, eller kombiner Dinero + Pleo for en stærk kombination af regnskab og firmakort. Begge tilgange giver fuld dansk momsoverholdelse.

Har du 10-50 medarbejdere?

Pleo eller e-conomic Komplet er de stærkeste danske valg. Hvis du har internationale operationer, kan Spendesk eller Yokoy være relevante alternativer.

Har du 50+ medarbejdere eller koncernstruktur?

Kig på Payhawk, SAP Concur eller Emburse for enterprise-funktionalitet. Husk at sikre korrekt dansk momskonfiguration, da disse løsninger ikke er designet specifikt til det danske marked.

Vigtige spørgsmål at stille dig selv

1. Har jeg brug for firmakort? → Pleo, e-conomic Smart, Spendesk
2. Skal softwaren håndtere dansk moms automatisk? → Dinero, e-conomic, Billy
3. Har jeg internationale udgifter? → Expensify, Ramp, Yokoy
4. Hvad er mit budget? → Gratis: Dinero, Billy, Ramp. Lav pris: Billy Basic, Expensify
5. Skal min revisor have direkte adgang? → Dinero, e-conomic, Billy

Moms og Skattestyrelsen: Hvad du skal vide

For danske virksomheder er korrekt momshåndtering afgørende. Her er hvad du skal vide om moms og udgiftsstyring:

Dansk momssats

Danmark har én standard-momssats på 25 % (en af de højeste i Europa). Der er ingen reducerede satser som i mange andre EU-lande, hvilket faktisk gør momsberegningen enklere — men det er stadig vigtigt, at din software håndterer det korrekt.

Momsindberetning til Skattestyrelsen

Momsregistrerede virksomheder skal indberette moms til Skattestyrelsen via TastSelv Erhverv. De fleste danske regnskabsprogrammer (Dinero, e-conomic, Billy) kan forberede momsindberetningen automatisk, så du blot skal verificere og indsende tallene.

Indgående moms (købsmoms)

Når din virksomhed køber varer eller ydelser, betaler du moms til leverandøren. Denne indgående moms kan du fratrække i din momsindberetning. Dit udgiftsstyringsprogram bør automatisk registrere den indgående moms på hvert bilag.

Udgifter uden moms

Visse udgifter er momsfrie, f.eks. forsikringer, renter og visse sundhedsydelser. Din software bør kunne skelne mellem momspligtige og momsfrie udgifter og konter dem korrekt.

Repræsentationsudgifter

For repræsentationsudgifter (restaurantbesøg med kunder, gaver m.m.) kan du kun fratrække 25 % af momsen. Et godt udgiftsstyringsprogram håndterer dette automatisk, så du ikke fratrækker for meget moms.

EU-handel og omvendt betalingspligt

Ved køb af ydelser fra andre EU-lande gælder omvendt betalingspligt (reverse charge). Din software bør understøtte dette, så moms beregnes korrekt ved EU-handel. De tre danske løsninger (Dinero, e-conomic, Billy) håndterer dette automatisk.

E-faktura og digital bilagshåndtering

E-faktura (elektronisk faktura) er blevet stadig vigtigere i Danmark, især ved samhandel med offentlige myndigheder og store virksomheder. Her er hvad du skal vide:

Hvad er e-faktura?

En e-faktura er en struktureret elektronisk faktura, der sendes og modtages i et standardiseret format (f.eks. OIOUBL eller Peppol BIS). I modsætning til en PDF-faktura kan en e-faktura automatisk indlæses i modtagerens regnskabssystem uden manuel indtastning.

E-faktura til offentlige myndigheder

Hvis din virksomhed leverer varer eller ydelser til danske offentlige myndigheder (kommuner, regioner, staten), skal du sende e-fakturaer i OIOUBL-format via NemHandel. Alle tre danske løsninger (Dinero, e-conomic, Billy) understøtter dette.

Peppol-netværket

Danmark er et af de førende lande i Europa, når det gælder brugen af Peppol-netværket til e-fakturering. Via Peppol kan du sende og modtage e-fakturaer på tværs af landegrænser i hele EU. e-conomic og Dinero understøtter Peppol-integration.

Fordele ved e-faktura

• Tidsbesparelse — ingen manuel indtastning af fakturadata
• Færre fejl — automatisk dataudtræk eliminerer tastefejl
• Hurtigere betaling — e-fakturaer behandles hurtigere end papirfakturaer
• Compliance — overholder bogføringslovens krav til digital dokumentation
• Miljøvenligt — reducerer papirforbrug

E-faktura-support i de 12 løsninger

Blandt de 12 løsninger i denne guide tilbyder Dinero, e-conomic og Billy fuld e-faktura-support til det danske marked (OIOUBL + NemHandel). De internationale løsninger understøtter typisk Peppol, men ikke nødvendigvis det danske OIOUBL-format.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster udgiftsstyring software i Danmark?

Priserne varierer fra gratis (Dinero, Billy) til over 649 kr./md. (e-conomic Komplet) for danske løsninger. Internationale enterprise-løsninger som SAP Concur koster typisk fra 560 kr./bruger/md. Det rette valg afhænger af din virksomheds størrelse og behov.

Skal jeg bruge et dansk regnskabsprogram?

For de fleste danske selvstændige, konsulenter og ApS-ejere anbefales det stærkt at bruge et dansk regnskabsprogram (Dinero, e-conomic eller Billy) som fundament. Disse programmer er designet til dansk moms, bogføringsloven og Skattestyrelsen-rapportering. Du kan eventuelt supplere med en international løsning som Pleo eller Expensify til specifik udgiftshåndtering.

Hvad kræver bogføringsloven af min software?

Bogføringsloven kræver, at dit digitale bogføringssystem skal: (1) være registreret hos Erhvervsstyrelsen, (2) opbevare bilag digitalt i mindst 5 år, (3) have automatisk sikkerhedskopiering, (4) registrere alle ændringer med tidsstempler (audit trail), og (5) kunne eksportere data i standardformat til myndighederne.

Kan jeg bruge Expensify eller Ramp i Danmark?

Ja, du kan bruge internationale løsninger som Expensify eller Ramp i Danmark, men du skal være opmærksom på, at de ikke automatisk håndterer dansk moms (25 %) eller overholder bogføringsloven. Du vil typisk have brug for at kombinere dem med et dansk regnskabsprogram for at sikre fuld compliance.

Er Pleo et regnskabsprogram?

Nej, Pleo er ikke et fuldt regnskabsprogram. Det er en udgiftsstyringsplatform med firmakort, der integrerer med danske regnskabsprogrammer som Dinero, e-conomic og Billy. Du har brug for begge dele: Pleo til udgiftssporing og firmakort, og et regnskabsprogram til bogføring, moms og årsregnskab.

Hvad er forskellen på Dinero og e-conomic?

Dinero er bedst til selvstændige og små virksomheder med fokus på enkelhed og lav pris (gratis version). e-conomic er bedst til voksende virksomheder med behov for avancerede funktioner som firmakort, dimensioner og multiple brugere. e-conomic er dyrere, men mere skalerbar.

Hvordan håndterer jeg udlandsudgifter i DKK?

Når du betaler i fremmed valuta, skal udgiften omregnes til DKK til den daglige kurs på betalingsdagen. De fleste danske regnskabsprogrammer håndterer dette automatisk via bankintegration. Ved manuelle posteringer kan du bruge Nationalbankens officielle kurser.

Skal jeg gemme fysiske kvitteringer?

Med den nye bogføringslov og digital bilagshåndtering behøver du ikke gemme fysiske kvitteringer, så længe de er digitaliseret og opbevaret i et godkendt digitalt bogføringssystem. Det scannede/fotograferede bilag skal være læsbart og opbevares i mindst 5 år.

Konklusion

Valget af den rigtige udgiftsstyring software afhænger af din virksomheds størrelse, behov og budget. For danske professionelle er der én overordnet anbefaling: start med et dansk fundament.

Vores top-anbefalinger til danske professionelle

🥇 Bedst til selvstændige og konsulenter: Dinero — gratis, dansk, fuld momsintegration og utroligt brugervenligt. Det perfekte startpunkt for enhver dansk soloprenør.

🥈 Bedst til voksende ApS-selskaber: e-conomic — Danmarks mest komplette regnskabsplatform med firmakort, dimensioner og skalerbarhed. Smart-pakken til 399 kr./md. giver det bedste forhold mellem pris og funktioner.

🥉 Bedst til lavt budget: Billy — simpelt, billigt og effektivt. Pro-pakken til 295 kr./md. giver automatisering og fejlbegrænsning til en lav pris.

🏅 Bedst til firmakort: Pleo — dansk, brugervenligt og integrerer perfekt med Dinero, e-conomic og Billy. Ideelt som supplement til dit regnskabsprogram.

Uanset hvilken løsning du vælger, er det vigtigste, at den overholder bogføringsloven, håndterer dansk moms korrekt og giver dig et klart overblik over virksomhedens økonomi. Med den rigtige udgiftsstyring software sparer du tid, reducerer fejl og kan fokusere på det, der virkelig tæller — at drive og vokse din forretning.

Sidst opdateret: December 2024. Priser og funktioner kan ændre sig. Tjek altid de officielle hjemmesider for aktuelle priser.